Kako uporabiti vse najboljše tehnike produktivnosti v Trellu

Trello je vsestranska aplikacija za upravljanje nalog. S svojimi funkcijami po meri ga lahko uporabljate pri kateri koli metodi produktivnosti. Čeprav je nastavljena kot plošča Kanban, jo lahko nastavite na kakršen koli način.

V tem članku se boste naučili uporabljati vse najbolj znane metode produktivnosti v Trellu.

1. Kanban Board

Plošča Kanban je učinkovit način upravljanja delovnega toka. Naloge razdelite na tri sezname: To-Do, Doing in Done! Seznam Končano služi kot motivator in vam pokaže vse, kar ste dosegli do zdaj.

Ta postavitev je privzeta za Trello, zato jo je enostavno nastaviti. Ko ustvarjate nov seznam, izberite predlogo Kanban Board. Njegove lastnosti dopolnjujejo tudi to strategijo. Kartice lahko kliknete in povlečete med sezname, jih barvno označite in spremljate napredek s kontrolnimi seznami!

Vse te funkcije so prijazne začetnikom-vidite jih lahko označene na zgornjem posnetku zaslona! Če še niste uporabljali Trella in potrebujete vadnico, si oglejte našo Trello nasveti za začetnike za začetek!

2. Eisenhowerjeva matrika

Ta metoda je pripisana Dwightu D. Eisenhowerja. Odličen je za določanje prioritet in dobro deluje za vsakogar z dolgim ​​in neskončnim seznamom opravil.

Matrica ima štiri sektorje. Prvi je To storite zdaj za naloge, ki jih morate opraviti hitro zaradi rokov ali drugih posledic. Drugi je Naredi pozneje za opravila, ki niso zahtevna. Zadnja dva sta Prenesite ga za opravila, ki so zunaj vašega prostora za krmiljenje, in Ne stori tega za naloge, ki niso niti nujne niti pomembne.

Ti sektorji se lepo prevedejo v sezname Trello! Če želite postavitev 2 × 2, lahko uporabite datoteko a koristna razširitev Trello imenovano Layout Layouts ali to Predloga Trello. Trello za vas poudarja bližajoče se roke. Tako je preprosto ugotoviti, kdaj je treba nalogo premakniti Naredi pozneje v To storite zdaj. Kot sodelavce lahko na svoj odbor dodate tudi druge ljudi. Na ta način je prenos naloge tako preprost, kot da jim ga dodelite s pomočjo Člani možnost.

3. Metoda Ivy Lee

Ivy Lee poziva k omejitvi seznama opravil na 6 nalog. To vam pomaga, da se izognete preobremenjenosti z dolgim ​​seznamom ali pretiranemu širjenju pozornosti. Deluje tako: vsak dan naredite šest kart z nalogami in delajte na teh karticah. Ob koncu dneva arhivirajte dokončane naloge. Naslednji dan dodajte nova opravila, največ šestim. Ideja je, da na krožniku nikoli nimate več kot šestih nalog hkrati.

Povezano: Kako očistiti in razpršiti plošče Trello: preprosti nasveti

Dodate lahko tudi Omejitve seznama, brezplačen in priročen Trello Power-Up, ki zasveti, če na svoj seznam dodate več kot šest opravil! Lahko bi vključili tudi Blokiranje časa metoda. To pomeni, da si dan razdelite na jutranji, popoldanski in večerni seznam ter si razdelite šest nalog.

4. Žabec

Mark Twain je nekoč rekel: "Vsako jutro najprej pojej žabo in nič hujšega se ti ne bo zgodilo do konca dneva". Ta praksa, da se najprej naredi najslabša stvar, ni popolna tehnika, ampak izboljšuje druge metode!

Obstajata dva načina za uporabo žabe v Trellu: z oznako in z nalepko. Nalepka je bolj opazna, zato to priporočamo. Vsak dan eni nalogi dodajte nalepko žabe po vaši izbiri in to je vaša žaba! Najprej to naredite.

Oznake so manj opazne, vendar jih lahko avtomatizirate. Uporabite Butlerjevo funkcijo, če želite, da opravilo samodejno postane Žaba, če ga predolgo pustite nedokončanega. Za to metodo sledite spodnjim korakom:

Odprite tablo Meni in izberite Več podmeni, nato kliknite na Nalepke. Ustvarite oznako »ŽABA«. Za to priporočamo zeleno barvo. Nato odprite datoteko Avtomatizacija meni in izberite Pravila podmeni.

Ustvarite novo pravilo z naslednjim Datum sprožilec: Če je datum zapadlosti na kartici nepopoln, zapadel v manj kot 7 dneh. Upoštevajte, da lahko po želji izberete drugo število dni. Nato bomo odboru povedali, kaj naj stori, ko zazna takšno kartico.

Skupaj bomo dodali dve dejanji. Začnite z Dodaj/Odstrani dejanje: na kartico dodajte zeleno nalepko ŽABA, kot je prikazano zgoraj.

Dodajte naslednje Razvrsti dejanje: Seznam razvrstite po oznaki: ŽABA naraščajoče. Tako se naloge z grozečimi roki spremenijo v žabe in se premaknejo na vrh seznama. Dokončajte pravilo in ta pogoj bo uveljavljal, dokler ga ne odstranite ali onemogočite.

5. SMART cilji

SMART cilji so način, kako zagotoviti, da lahko dejansko izpolnite svoje naloge. To pomeni Specific, Mlahka, Aobvladljiv, Rrazumljivo in Timely. Preprečuje vam ustvarjanje nejasnih ciljev, zaradi katerih se počutite razočarane. To filozofijo lahko uporabite za Trello tako, da shranite kontrolni seznam.

Ustvarite kartico in jo poimenujte »SMART List« ali kaj podobnega. Dodajte kontrolni seznam z istim imenom z vsemi merili SMART.

• Specifično. [Dodaj posebne parametre]
• Merljivo. [Kvantificiraj cilj]
• Ukrepljivo. [Zapišite korake, vsak korak začnite z glagolom]
• Razumno. [Prepričajte se, da je mogoče opraviti nalogo, kot je opisano]
• Pravočasno. [Nastavite rok s funkcijo Dates]

Kartico shranite in jo postavite na stran, vendar je ne arhivirajte. Ko boste v prihodnje ustvarjali kontrolni seznam, lahko izberete kopirajte predmete iz ... spustni meni za uvoz seznama SMART!

6. Način nabiralnika

Ta metoda najbolje deluje v e -poštnem odjemalcu, lahko pa jo uporabite v vseh situacijah, ko se pojavijo nova opravila. Ta metoda uporablja štiri sezname. Prvi je Naredi zdaj, za opravila, ki jih lahko zaključite v dveh minutah ali manj.

Naslednji seznam je Delegat za naloge, ki jih morate predati drugim. Če delite svojo tablo, lahko dodeljenega člana ekipe dodate tako, da izberete Dodeli v meniju kartice. Če je plošča zasebna, razmislite o dodajanju napajanja, kot je SendBoard E -pošta za Trello. Omogoča vam ustvarjanje kartic iz vašega najljubšega e -poštnega odjemalca ali pošiljanje e -poštnih sporočil iz Trella!

Potrebovali boste tudi seznam opravil v Koledarju z priloženim datumom. Preprosto pravilo lahko hitro dodate neposredno s seznama! Kliknite na seznam meni možnosti in izberite Ko je kartica dodana na seznam ... za začetek dodajanja pravila. Izberite Razvrstiseznam kot vrsto dejanja in razvrstite po Datum zapadlosti, naraščajoče.

Nazadnje, ustvarite Vse ostalo za opravila, ki nimajo roka. Uporabite ga lahko tudi za vire, predloge in projektne ideje, ki še niso uporabni. Vse ostalo je lahko precej zmedeno, zato določite nekaj pravil, da bo to organizirano.

Najprej ustvarite oznako z imenom »Vir«. Odprite meni s seznamom in izberite Ustvari pravilo po meri .... Izberite sprožilec Ko je na kartico dodana oznaka vira in dejanje Seznam razvrstite po oznaki Vir naraščajoče.

To zagotavlja, da so viri, ki jih želite pogosto uporabljati, vedno na vrhu. Ustvarite lahko tudi oznako predloge in uporabite isto metodo, da predloge ne vidite na dnu seznama.

Drugo pravilo ima sprožilec Ko je datum zapadlosti nastavljen na kartici na seznamu »VSE DRUGO.” Daj akcijo, “Premaknite kartico na vrh seznama KOLEDAR”. Tako ne pozabite dodati koledarju časovno občutljive naloge.

Izboljšajte svojo produktivnost v Trellu

Slog vsake osebe je drugačen, zato poskusite najti način, ki vam ustreza! Med stili lahko mešate in ujemate. Na primer, lahko metodi Frog-Eating in Ivy Lee dodate v skoraj kateri koli slog. Lahko bi vzeli tudi idejo o seznamu "Vse" in jo vključili v svojo ploščo Kanban.

S pravo metodo in vklopi lahko iz vaše plošče Trello naredite zmogljivost!

10 najboljših povečevalnikov Trello, ki jih lahko dodate svojemu delovnemu toku danes

Če Trello Power-Ups še niste poskusili, ste zamudili. To so dodatki, ki lahko delajo čarobno na vaših ploščah.

Preberite Naprej

O avtorju