Kaj so Microsoftovi seznami in za kaj se uporabljajo?

Lists je aplikacija nove generacije Microsoft 365, ki se je maja 2020 razvila iz SharePoint Lists. To je vmesna platforma za upravljanje vaših podatkov ali delo kot ideje, seznami opravil, opravila, inventar, upravljanje pogostih vprašanj itd. V tem članku boste izvedeli o seznamih, njegovih značilnostih in najpomembnejših primerih uporabe.

Kaj so Microsoftovi seznami?

Videli boste Microsoftovi seznami aplikacijo v Vse aplikacije razdelku naročnine na Microsoft 365. S to aplikacijo lahko ustvarite sezname in sodelujete s člani ekipe ali strankami.

Microsoftovi seznami ponujajo številne prednosti pred drugimi aplikacijami s seznamom opravil. Z Microsoftovimi seznami lahko na primer spremljate težave, rutine, sredstva, inventar, stike in še veliko več.

Orodje združi vaše sezname z vsemi aplikacijami Microsoft 365, tako da lahko začnete ustvarjati ali delati na svojih podatkih iz Microsoftovih ekip, SharePointa ali domačih seznamov. Na voljo so tudi predloge s klikom za urejanje, ki vam prihranijo čas pri organiziranju opravil ali zapiskov.

Nove značilnosti Microsoftovih seznamov

Seznami imajo vse standardne funkcije, ki jih lahko pričakujete od aplikacije seznama opravkov. Na primer pogled časovnice, pogled koledarja, ustvarjanje seznamov iz preglednic, dodajanje prilog na sezname, spremljanje dejavnosti itd. Vendar so naslednje najpomembnejše lastnosti, ki razlikujejo sezname od drugih podobnih orodij:

1. Upravljajte pravila

S tem orodjem lahko na več načinov avtomatizirate sezname opravil. Vendar pa je tako obsežna avtomatizacija mogoča le zaradi pravil stila if/then v aplikaciji Lists.

S temi pravili lahko avtomatizirate opomnike in obvestila na svojih seznamih. Lastnik seznama bo tudi nadzoroval pravila. Če svojim sodelavcem omogočite dostop do urejanja seznama, lahko uredijo pravila seznama. Če želite ustvariti pravila na domačem seznamu, sledite tem korakom:

1. Kliknite na Avtomatizirajte spustni meni in nato izberite Ustvari pravilo.
2. Na zaslonu, kjer vidite Obvestite koga, kdaj možnost, morate nastaviti pogoj. Na primer, lahko izberete Ustvari se nov element.
3. Pogoje pravila lahko uredite s klikom na vsako podčrtano besedo stavka.
4. Izberete lahko možnosti, na primer koga obvestiti, stolpec, vrednost stolpca itd.
5. Ko končate, kliknite na Ustvari za potrditev pravila.

2. Seznami Sodelovanje prek Microsoft Teams

Seznami dodajajo vrednost funkcijam aplikacije Microsoft Teams. Do aplikacij Teams lahko dostopate, jih delite ali ustvarjate, ne da bi zapustili tekoča srečanja ali sestanke.

V aplikaciji Teams lahko spremenite pogled na seznam na različne načine, kot so kartice, mreže, pogled koledarja itd. Poleg dodajanja novih stolpcev, ustvarjanja pogledov po meri s filtri in določanja izbire lahko spremenite tudi svoj načrt, da bodo podatki bolj pomembni za vašo ekipo.

3. Seznami in elementi v skupni rabi

Seznami ponujajo različne načine izmenjave podatkov z vašimi skupinami ali strankami. Za razliko od mnogih drugih aplikacij s seznamom opravil vam ni treba deliti celotnega seznama s sodelavci.

Če želite, lahko delite celoten seznam ali omogočite dostop do izbranih elementov seznama. Poleg tega lahko varstvo podatkov prilagodite tako, da omogočite dostop do seznama samo za branje, dostop za urejanje, zaščito z geslom in datum poteka.

4. Integracije

Vaši seznami se takoj povežejo z drugimi aplikacijami Microsoft 365, kot so Teams, Power Automate, Power Apps in SharePoint.

Z uporabo seznamov in integracije Power Automate lahko avtomatizirate projektne naloge ali delovne tokove. Na seznamu Domov kliknite Avtomatizirajte spustni meni in nato izberite Power Automate. Če kliknete na Ustvarite tok, lahko dostopate do predlog za avtomatizacijo procesov in opravil.

Povezano: Office 365 je zdaj Microsoft 365: kaj to pomeni za vas in vašo družino

5. Mobilna aplikacija

Aplikacija Seznami je na voljo tudi v napravah iOS, kot so iPhone in iPad. Mobilna aplikacija ponuja nemoteno izkušnjo z uporabniku prijaznim uporabniškim vmesnikom za ustvarjanje, urejanje in skupno rabo vaših seznamov na poti.

Microsoft je razkril tudi načrt za različico aplikacije Lists za Android. Uporabniki Androida bodo kmalu lahko ustvarili, delili in urejali sezname s svojih mobilnih naprav.

Prenesi: Microsoftovi seznami za iOS (Prost)

Uporaba Microsoftovih seznamov kot sledilnika informacij in organizatorja

Aplikacija Lists za profesionalno in osebno upravljanje uporablja veliko aplikacij. Nekateri najboljši scenariji uporabe so:

1. Upravljanje premoženja

Učinkovito lahko upravljate naprave, programsko opremo in druga sredstva s predlogo upravitelja sredstev v aplikaciji Seznami. Za to vam ni treba vložiti veliko časa, saj predloga za prilagoditev potrebuje nekaj klikov.

Dobite lahko posodobitve stanja sredstev, na primer kdo trenutno uporablja napravo, datume prijave, datume odjave, katera naprava je v popravilu itd.

2. Upravljajte projekte in naloge

Aplikacijo Seznami lahko spremenite v orodje za upravljanje projektov, ne da bi pri tem porabili dodaten denar. Dodajte opravila na en seznam in poimenujte seznam po imenu projekta.

V posamezne postavke ali opravila na seznamu lahko dodate pravila stila if/then. Pravila so lahko besede, kot so dokončano, čakajoče, blokirano, opravilo, zadeva, prednost itd. Če so na seznamu urejeni člani vaše ekipe, boste takoj vedeli stanje opravil.

Povezano: Spletni vodnik za upravljanje opravil: Nasveti za izbiro prave aplikacije

3. Razpored vsebine

Aplikacija Seznami je kot nalašč za strategijo objavljanja vsebine na družabnih medijih, spletnih mestih ali blogih. Na en seznam lahko dodate zahteve glede vsebine. Zdaj nastavite posebna pravila za omogočanje obvestil ali opomnikov.

V aplikaciji Seznami je tudi predloga za razpored vsebine. Predlogo prilagodite tako, da dodate slike ali vsebino, ki jo želite objaviti z datumom osnutka, rokom, datumom objave itd.

4. Vključevanje strank in zaposlenih

Predloga kontrolnega seznama za vključitev aplikacije Seznami vam omogoča upravljanje strank ali zaposlenih. Ko na primer označite Vkrcanje zaposlenih element na seznamu opravil kot Podpisano, orodje novemu zaposlenemu samodejno pošlje e-poštno sporočilo, ki vsebuje poverilnice za prijavo zaposlenih.

Podobno lahko avtomatizirate postopke obravnave odjemalcev, kot so vključitev, dostava projektnih datotek in obračunavanje iz aplikacije Seznami.

5. Sledilnik vstopnic za odjemalce

Predloga za sledenje težavam pretvori vaše sezname v učinkovit menedžer odnosov s strankami. Če vaša stranka poroča o kakršnih koli težavah, povezanih z izdelkom, ki ste ga dostavili, jih navedite v aplikaciji Seznami. V stolpcu stanja elementa nastavite posebna pravila za pregled, prednost, blokiranje in razrešitev.

Ko pride do kakršne koli spremembe statusa, lahko vi ali vaše stranke prejmete samodejne e -poštne odgovore o stanju vstopnice.

Učinkovito organizirajte svoje podatke in delo

Zgornje funkcije in primeri uporabe Microsoftovih seznamov vam bodo omogočili, da svojo naročnino na Microsoft 365 uporabljate na najboljši možni način. Orodje prinaša popolnoma nov, vendar prilagodljiv način za urejanje in sledenje pomembnim nalogam ali podatkom. Poleg tega je načrtovanje nalog le sprehod po parku, ko na enem mestu dobite vse ideje, sezname opravil in sestanke.

10 najboljših brezplačnih aplikacij za načrtovanje opravil

Izbira pravega sistema za upravljanje nalog je lahko težka. Da bi vam pomagali ugotoviti, smo sestavili seznam najbolj uporabnih orodij za načrtovanje opravil.

Preberite Naprej

O avtorju