9 pogostih napak pri vodenju projektov (in kaj namesto tega storiti)

V projektu se lahko celo majhne napake izkažejo za drago za vašo kariero. Prav tako lahko iztiri projekt in negativno vpliva na vašo uspešnost, poleg tega pa vašo organizacijo stane veliko denarja.

Tu je nekaj pogostih napak pri vodenju projektov, ki se jim morate izogibati za vsako ceno.

1. Ne sledi pravi metodi

Za uspešen projekt je potrebna ustrezna strategija glede na zahteve projekta in sposobnosti članov ekipe. Če želite projekt usmeriti k uspehu, morate poiskati najboljšo metodologijo vodenja projektov, da bodo člani osredotočeni in angažirani.

Pred razvojem strategije lahko s SWOT analizo ocenite prednosti in slabosti članov svoje ekipe. SWOT orodja vam omogočajo, da izberete cilj projekta in vnesete podatke za prednosti, slabosti, priložnosti in grožnje.

2. Neučinkovita komunikacija

Pomanjkanje učinkovite komunikacije je ena največjih pasti pri vodenju projektov, s katerimi se lahko srečate. Med nesporazumom člani ekipe krivijo drug drugega; toda projekt je na koncu oviran.

Da bi se izognili takim težavam, vedno imejte jasno komunikacijo med člani projekta. Zadrževanje vseh v krogu bo v pomoč pri preprečevanju napačnih komunikacij. O vseh spremembah odločitev obvestite druge zainteresirane strani.

Za sprotno komunikacijo izberite aplikacije, kot je Slack, ki vodijo evidenco celotnega pogovora. Google Jamboard je močna izbira za avdio-video komunikacijo med člani ekipe, ki sodelujejo pri vodenju projektov.

Sorodno: Kaj je ohlapnost in kako deluje?

3. Ne uporabljam programske opreme za upravljanje projektov

Za pametno upravljanje projektov bi morali kar najbolje izkoristiti orodja za avtomatizacijo in programirana orodja. Uspešne organizacije uporabljajo eno ali več aplikacij za poenostavitev upravljanja projektov.

Orodja za upravljanje projektov izboljšajo učinkovitost virov in sledenje napredku, ne glede na velikost in vrsto projekta. Lahko uporabiš ProofHub za načrtovanje in izvajanje projektov s pomočjo Kanbanovih plošč, Ganttovih grafikonov, spletnega preverjanja in funkcij dinamičnega poročanja.

Lahko tudi preizkusite ClickUp za upravljanje projektov ali nalog z izkoriščanjem funkcij, kot so odvisnost nalog, ponavljajoče se naloge, gibčen pogled na ploščo in dodeljevanje komentarjev kot nalog. Omogoča tudi izbiro predloge, primerne za vaš projekt, in samodejno dodaja možne naloge.

4. Pomanjkanje prispevkov članov ekipe

Eden glavnih vzrokov za neuspeh projekta je pomanjkanje podpore članov ekipe. Lahko se zgodi, ko vodja projekta ne posluša ekipe. Druga možnost je, da kadar ekipa ne želi poudariti koristi projekta, lahko pride do negativnih vplivov.

Pred in med projektom mora imeti skupina več sestankov z vodjo. Pomagal jim bo razumeti pomen projekta in razpravljati o njegovi strategiji in poteku dela.

Če srečanje iz oči v oči ni izvedljivo, se lahko ekipe pridružijo virtualnemu sestanku prek Povečava kjer lahko sodelujejo v anketah in razpravljajo o projektu prek funkcije table. Google Meet ponuja tudi spletno storitev za sestanke s funkcijami, kot so samodejni napisi v živo in več kontrolnikov gostitelju srečanja.

5. Pomanjkanje usposobljenih virov

Izbira neizkušenih in neučinkovitih virov lahko ogrozi celoten projekt. Pogosto izberete člane za projekt glede na njihovo razpoložljivost, ne na podlagi njihovih spretnosti in izkušenj pri ustreznih projektih.

Zato je bistveno pametno izbrati člane ekipe, ki bodo projekt lahko vodili k uspešnemu koncu v določenem časovnem okviru. Če vaša organizacija nima potrebne delovne sile za določen projekt, lahko vedno oddate učinkovite in izkušene ljudi Upwork ali Fiverr.

6. Hkratno delo na več projektih

Delo na številnih projektih naenkrat lahko povzroči davek in negativno vpliva na kakovost in učinkovitost vašega dela. Da bi se izognili ozkim grlom, med delom pri velikem projektu dodelite vse druge naloge. Če morate hkrati upravljati več projektov, za upravljanje opravil uporabite aplikacije koledarja in seznama opravil.

Google Koledar je vsestranska aplikacija za koledar, ki bi jo morali uporabljati, ko sodelujete v več projektih. Omogoča vam razporejanje koledarskih dogodkov iz e-pošte in klepetov, skupno rabo vaše razpoložljivosti in ogled osebnih ali poslovnih dogodkov na enem mestu.

Todoist lahko uporabite tudi za centraliziranje vseh nalog in njihovo pravilno organizacijo. Obstaja pot brez težav sinhronizirajte Google Koledar z Todoistom app.

7. Nepraktična ocena in upravljanje s časom

Kot vodja projekta ste dolžni vse držati na pravi poti. In za to lahko včasih stranki ponudite nerealen časovni načrt in člane ekipe obremenite z nadurami. V drugem primeru vaša prizanesljivost do ekipe vodi do zamud pri projektu. Oboje škoduje vašemu projektu in odnosom med stranko in organizacijo.

Uporaba učinkovitih orodij za sledenje času, kot je Time Doctor vam bo pomagal slediti produktivnosti zaposlenih in čas, ki ga opravi vsaka naloga. Če vaš projekt vključuje zaračunavanje na podlagi delovnega časa, lahko uporabite Pravočasno za ustvarjanje natančnega delovnega zapisa za izdajanje računov.

8. Mikro upravljanje ekipe

Kot projektni vodja ne bi smeli upravljati članov ekipe. Ljudje v ekipi lahko na to navado gledajo kot na znak nezaupanja. Lahko negativno vpliva na delovno okolje. Če svoji ekipi ponudite nekaj svobode, jo boste navdihnili za vestno delo in ustvarjanje pozitivnega okolja.

Lahko uporabiš Asana določiti cilje na začetku projekta in prejeti obvestilo, ko ekipa opravi določeno nalogo. Skupinsko delo je še ena aplikacija za upravljanje opravil, ki vam omogoča dodeljevanje nalog drugim in sledenje pasovni širini in zmogljivosti prenosa nalog, da se prepreči izgorelost.

9. Nezmožnost upravljanja obsega projekta

Sprememba obsega projekta na pol poti bo povzročila napačno dodelitev stroškov in časa, hkrati pa bo ogrozila uspeh projekta. Celo majhna sprememba lahko odloži celotno operacijo.

Da bi se izognili tem težavam, imejte natančno določen obseg od začetka. Če želite zagotoviti pravilno upravljanje rezultatov projekta, pozorno spremljajte napredek projekta. Tudi sponzorje vedno dobro obveščajte v primeru kakršne koli spremembe obsega.

S Wrike, lahko upravljate potek dela projekta, ki ima številne naloge in podopravila. Njeni urniki dela in funkcije upravljanja virov vam pomagajo brez težav upravljati obseg projekta.

NTask je drugo orodje za upravljanje projektov ki vas obvešča o napredku projekta in porabi proračuna, tako da lahko predvidevate kakršno koli spremembo obsega projekta.

Izogibanje pogostim napakam za uspešno vodenje projektov

Pravilno načrtovanje, budnost in pregledna komunikacija zagotavljajo enostavno vodenje projektov. Preizkusite te nasvete, da se izognete nekaterim pogostim napakam pri vodenju projektov in jih pravočasno zaključite.

5 najboljših brezplačnih aplikacij Gantt Chart za upravljanje projektov

Grafikoni Gantt vam omogočajo načrtovanje nalog do dneva in vizualizacijo napredka projekta. Oglejte si teh 5 brezplačnih aplikacij!

Preberite Naprej

O avtorju