Razumevanje pisanja dobrih e-poštnih sporočil je ključna veščina, zlasti za delo. Ne glede na to, ali ste lastnik majhnega podjetja ali ste samozaposleni, boste verjetno vsak dan prejeli nešteto e-poštnih sporočil.
E-pošto lahko uporabljate kot primarni način komunikacije z drugimi podjetji in strankami. Morda se zdi preprosto pisanje e-pošte, vendar ljudje pogosto trpijo zaradi napačne komunikacije.
Tu je nekaj nasvetov, ki vam lahko pomagajo!
1. Bodite natančni
Pri e-poštni komunikaciji morate biti natančno opredeljeni do tega, kar govorite. Preprosto e-poštno sporočilo, na primer "To moram narediti do jutri." ne bo zadostovalo, če sporočite zaposlenemu.
Čeprav bi morali vaši zaposleni razumeti večino tega, kar rečete, zakaj bi tvegali napačne komunikacije, če pa ste namesto tega lahko neposredni?
2. Pravilno strukturirajte svojo e-pošto
Optimizacija teme
Vse vidike vaše e-pošte, od zadeve do telesa, je treba optimizirati.
Vsak dan prejmete nešteto e-poštnih sporočil, nekatera pa običajno izstopajo, kajne? Običajno so to tisti z optimizirano zadevo. Vrstica zadeve vašega e-poštnega sporočila mora ustrezati celotni temi e-pošte.
Ko vrstice zadeve ne prepoznamo ali se zdi nepomembna, preprosto preberemo e-poštno sporočilo, preden ga preberemo. Da bi se temu izognili, poskrbite, da bo vrstica predmeta pravilno strukturirana.
Telo e-pošte
Začnite e-pošto s pozdravom. Pri komunikaciji s strankami in poslovnimi partnerji je pomembno, da ste formalni. Popolnoma v redu je, če uporabljamo neformalni govor, vendar je v večini primerov bolje uporabiti formalni govor.
Kakšno vprašanje ali dejanje poskušate sporočiti? Dobro je, da po pozdravu pridemo do bistva. Ne oklevajte, če ste neposredni.
Zapiranje
Konec vašega e-poštnega sporočila je zadnje, kar bodo vaše stranke ali poslovni partnerji prebrali. To lahko vpliva na to, ali vam bodo odgovorili ali ne.
Poskusite končati e-pošto kot v pogovoru. Če ste prijazni, strokovni in jasni s svojim pozivom k dejanju, boste imeli večje možnosti za pozitiven odgovor.
Pošiljanje priloge
Če imate veliko prilogo, ki jo želite poslati, tega ne smete početi po e-pošti. Namesto tega naložite datoteko v storitev za skupno rabo datotek in namesto tega pošljite povezavo. To je videti veliko bolj profesionalno.
3. Uredi in lektoriraj!
Pri pripravi e-pošte si poskusite predstavljati, da ga bodo vsi v podjetju prebrali. E-poštna sporočila se hitro ustvarijo, vendar lahko pustijo trajen vtis, zato si oglejte svoje delo, preden kliknete Pošlji.
Obstaja veliko brezplačnih spletnih orodij, s katerimi lahko zagotovite, da je vaše delo dobro napisano in slovnično pravilno. Vključuje stavčno strukturo, ločila, črkovanje itd.
Slovnično
Slovnično bo analiziral del besedila, ki ste ga napisali, in preveril slovnične napake. Lahko ga namestite kot razširitev brskalnika in tako imate dostop do njega ne glede na to, katero spletno stran uporabljate.
Grammarly lahko na primer preveri vašo slovnico, ko vnašate e-pošto v Gmail ali druga e-poštna spletna mesta.
Grammarly je na voljo brezplačno, ima pa tudi premium različico. Njegova brezplačna različica dobro odkriva osnovne in napredne slovnične in ločilne napake, kot so vejice, teče stavki, aliteracija, drobci itd.
Preveril bo tudi črkovalne napake, plagiat in slog pisanja. Vrhunska različica Grammarly dodaja dodatek vsem, kar ponuja brezplačna različica. Vendar pa je premium Grammarly večinoma namenjen tistim, ki načrtujejo objavo člankov.
Sorodno: Se snovno splača? Tukaj je vse, kar morate vedeti
Hemingway urednik
The Hemingway urednik je brezplačno spletno orodje, ki vam bo pomagalo izboljšati slog pisanja. Platforma je idealna za urejanje kratkih del, na primer e-pošte.
Poleg tega vas bo urednik Hemingway spodbudil k jasnosti in neposrednosti pisanja, tudi če pišete dolge članke z zapletenimi stavki. S tem urejevalnikom lahko ocenite zapletenost in berljivost svojega dela.
Ste vedeli, da ima Microsoft Word odlične možnosti preverjanja? Ko odprete Microsoft Word, kliknite Datoteka> Možnosti> Lektoriranje. Izberete lahko možnosti Samodejno popravljanje in črkovanje, ki jih želite preveriti v programu Microsoft Word.
Poleg tega ponuja tudi Microsoft Microsoft Editor, razširitev brskalnika, s pomočjo katere lahko v dokumentih preverite slovnične napake, slog in še več.
Odlična stvar pri urejanju e-poštnih sporočil v programu Microsoft Word je, da urejanje / oblikovanje odlično prevede v nekatere e-poštne aplikacije / spletna mesta, kot sta Gmail ali Outlook.
Danes bo večina priljubljenih ponudnikov e-pošte imela integrirane možnosti urejanja. Veliko jih bo preverjalo tudi slovnične napake. Yahoo in Outlook imata poleg Gmail tudi možnosti oblikovanja za e-pošto.
Sorodno: Najbolj priljubljeni ponudniki e-pošte, boljši od Gmail in Yahoo Mail
Naučite se strukturirati popoln e-poštni naslov
Večina nas porabi pomemben del dneva za sestavljanje in branje e-pošte. Ta e-poštna sporočila so pogosto zmedena za druge. Zgoraj omenjeni nasveti naj vam pomagajo pisati jedrnata, jasna in lahko razumljiva e-poštna sporočila.
Vaša e-poštna sporočila so odraz vaše profesionalnosti, pozornosti do podrobnosti in vrednot. Upoštevajte torej, kako bi si lahko drugi razlagali ton vašega e-poštnega sporočila.
Želite kar najbolje izkoristiti Gmail? Uporabite te brezplačne aplikacije in razširitve brskalnika, da razbremenite mapo »Prejeto« in izboljšate izkušnjo e-pošte.
Preberite Naprej
- Produktivnost
- Nasveti za pisanje
- Nasveti po e-pošti
Logan je marsikaj poskusil, preden se je leta 2011 zaljubil v pisanje. MakeUseOf mu daje priložnost, da deli svoje znanje in pripravi uporabne in z dejstvi napolnjene članke o produktivnosti.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, preglede, brezplačne e-knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, da se naročite
