Z združevanjem pošte lahko prilagodite množična e-poštna sporočila in pisma z ogradami. Vse, kar potrebujete, je baza podatkov o stikih in predloga za e-pošto ali pisma do njih.
V tem članku vam bomo pokazali, kako ustvarite združitev pošte Microsoft Word z uporabo zbirke podatkov Excel. Koraki so povzeti iz Microsoft Word in Excel 2016, vendar je postopek enak za vse izdaje.
Kako narediti združitev pošte iz Excela
Spojitev pošte uporablja vire podatkov iz zbirke podatkov in jih postavi v ustrezne ograde, da prilagodi vaša množična e-poštna sporočila. Te zbirke podatkov so lahko kar koli s spodaj omenjenega seznama:
1. Odprite svoj Microsoft Excel preglednico.
2. Ustvarite ročni seznam stikov v Beseda pri uporabi spajanja pošte.
3. Izberite podatki o stikih iz aplikacije Microsoft Outlook.
Izbirate lahko med dvema možnostma:
- Gmail stiki v združljivi datoteki.
- Microsoft SQL Server.
Baza podatkov delovnih zvezkov Microsoft Excel je najbolj zaželena, kadar morate v programu Word združiti pošto. Za spajanje pošte boste z Excelom ustvarili bazo podatkov, ki jo bo Word uporabljal pozneje.
Če nimate Excelove datoteke s kontaktnimi podatki, lahko to uporabite vzorčna datoteka Excel za poskusne namene.
Da bi se izognili neskladjem v e-poštnih sporočilih ali pismih v velikem obsegu, morate svojo Excel datoteko prilagoditi, kot je navedeno spodaj:
- Prva vrstica naj vsebuje samo glave stolpcev, ki se začnejo od celica A1. Word bo uporabil te glave stolpcev kot Spoji polja ko uporabljate spajanje pošte Microsoft Word.
- Glave stolpcev uredite tako, da se ujemajo z imeni ograd, ki jih boste uporabili v dokumentu predloge e-pošte ali pisma.
- Zagotoviti morate, da datoteka preglednice vsebuje kontaktne podatke kot en zapis na vzorec vrstice. Na primer, v trenutni vadnici vse razpoložljive kontaktne podrobnosti stranke James Butt je dostopna med celice A2 in J2.
- Številski podatki za vse stike, kot so poštne številke, odstotki popustov, kilometrine, valute itd., Morajo biti v ustrezni obliki številk.
- Če želite spremeniti spremembe, izberite celico ali obseg celic, ki vsebuje številke.
- V Zavihek Domov, znotraj Trak, kliknite puščica spustnega menija poleg tega Splošno.
- Izvedite vse dodatke, preden povežete dokument Word spajanja pošte z datoteko zbirke podatkov Excel. Ko izvedete vse spremembe, shrani datoteko Excel.
- Datoteka zbirke podatkov Excel v vaših stikih mora biti prisotna v lokalnem pomnilniku računalnika.
- Prepričajte se, da so vsi podatki na prvem listu Excelovega delovnega zvezka.
Kako narediti združitev pošte v Wordu
Po izdelavi baze podatkov v Excelu morate odpreti predlogo za e-pošto ali pismo, ki jo želite poslati številnim prejemnikom. Sledite spodnjim korakom:
1. Na Trak, kliknite na Zavihek Pošiljanje.
2. V Zaženite skupino Mail Merge, boste morali klikniti na Zaženite združitev pošte.
3. Videli boste šest vrst dokumentov za spajanje pošte. Kliknite na Pisma ali E-poštna sporočila.
Sorodno: Kako natisniti nalepke z združitvijo pošte v Microsoft Word in Excel
4. Na Zaženite združitev pošte kliknite na Izberite Prejemniki. Videli boste možnosti, kot so Vnesite nov seznam, Uporabi obstoječi seznam in Izberite med Outlookovimi imeniki.
5. Izberete lahko katero koli od zgornjih treh možnosti, odvisno od tega, kako želite povezati seznam stikov s črko predloge. V tej vadnici izberite Uporabite obstoječi seznam izkoristiti zbirko podatkov Excel ki ste jih prej ustvarili ali prenesli.
6. Na Izberite Vir podatkov poiščite mapo, v kateri je na voljo datoteka zbirke podatkov Excel. Ko najdete datoteko, jo izberite in nato kliknite Odprto za nalaganje baze podatkov v Wordovo združitev pošte.
7. Videli boste Izberite tabelo pogovorno okno. S klikom zapustite polje v redu brez kakršnih koli sprememb v pogovornem oknu.
8. To je super! Izvirne podatke ste uspešno povezali s programom za spajanje sporočil Word.
9. Word se bo samodejno ujemal z glavami stolpcev baze podatkov z elementi polj za spajanje. Če želite zagotoviti ustrezno ujemanje, pojdite na Skupina Write & Insert Fields na Zavihek Pošiljanje od Trak in nato kliknite Match Fields.
10. Match Fields prikaže se pogovorno okno. V levem stolpcu boste videli elemente polj za spajanje. Na desni strani boste našli ustrezne podatke iz povezane zbirke podatkov Excel.
11. Enako bo, če boste uporabili druge izvorne podatke, kot so Outlook stiki ali izvoženi stiki iz Gmaila. S pomikanjem po seznamu se prepričajte, da ni neskladnosti. Kliknite na v redu zapreti.
12. Na črki predloge postavite kazalec pred prvo črko in pritisnite Enter nekajkrat, da naredite nekaj prostora nad telesom črke.
13. Kazalec postavite na vrh dokumenta in nato kliknite Blok naslovov v Skupina Write & Insert Fields na Zavihek Pošiljanje od Trak.
14. Na levi strani Vstavi blok naslovov v pogovornem oknu lahko izberete ime, ime podjetja, naslov, državo itd., možnosti oblikovanja. Na desni strani boste videli predogled naslovnega bloka.
15. Lahko uporabite Match Fields možnosti za odpravo neujemanja vhodnih podatkov. Kliknite v redu dodati AddressBlock znotraj ševronov.
16. Nato kliknite Pozdravna črta v Napišite in vstavite polja skupina po AddressBlock, s presledkom med vrsticami.
17. The Vstavi pozdravno vrstico prikaže se pogovorno okno. Spremembe lahko izvedete po želji in nato kliknete v redu. The GreetingLine znotraj chevronov bo prikazano v pismu.
18. Lahko kliknete na Predogled rezultatov ukaz na Trak da vidim, kako izgleda pismo.
19. Poleg tega lahko dodate tudi polja za spajanje po meri AddressBlock in GreetingLine. Recimo, da želite dodati Znamka in model vozila znotraj telesa črke.
20. Če želite to narediti, odprite datoteko zbirke podatkov Excel, povezano z združitvijo pošte, in dodajte Znamka in model vozila glava stolpca. Vnesite podatke o vozilu in shrani datoteko Excel.
21. Zdaj pojdite na Wordov dokument za spajanje pošte in ponovite 4. koraki, pet, in šest.
22. Zdaj izberite katero koli besedo ali nekaj besed znotraj telesa črke in nato kliknite Vstavi polje spajanja na Skupina Write & Insert Fields.
23. Na Vstavi polje spajanja izberite Polja zbirke podatkovin nato izberite Znamka in model vozila. Kliknite na Vstavi da dodate polje spajanja po meri.
24. Tako lahko dodate toliko spremenljivk ograd, kolikor želite prilagoditi vsako pismo ali e-pošto, ki jo pošljete. Spojitev pošte Microsoft Word bo samodejno ujemala podatke z imenom prejemnikov.
25. Na Trak, kliknite na Finish & Merge ukaz in nato izberite Tiskanje dokumentov ali Pošlji e-poštna sporočila. Lahko tudi kliknete Urejanje posameznih dokumentov za lektoriranje e-pošte ali pisem, preden jih pošljete.
Uporabite Mail Merge za povečanje produktivnosti e-pošte
Zdaj veste, kako združiti pošto z uporabo Microsoft Word in Excel. Uporabite združitev pošte za hitrejše pošiljanje prilagojenih e-poštnih sporočil in vzpostavite dobro povezavo s svojimi poklicnimi ali osebnimi stiki. Še naprej uporabljajte Word, da boste olajšali svoje poklicno in osebno življenje kot prej.
Microsoft Word ne bi bil orodje, kot je, brez svojih produktivnih funkcij. Tu je nekaj funkcij, ki vam lahko pomagajo vsak dan.
Preberite Naprej
- Produktivnost
- Nasveti po e-pošti
- Nasveti za preglednice
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Spojitev pošte
- Nasveti za Microsoft Office
Tamal je samostojni pisatelj pri MakeUseOf. Po pridobitvi bistvenih izkušenj na področju tehnologije, financ in poslovanja procesov na prejšnjem delovnem mestu v podjetju za svetovanje na področju informatike, je pisanje kot redni poklic sprejel pred tremi leti. Čeprav ne piše o produktivnosti in najnovejših tehničnih novicah, rad igra Splinter Cell in binge-watch Netflix / Prime Video.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, preglede, brezplačne e-knjige in ekskluzivne ponudbe!
Še en korak…!
Potrdite svoj e-poštni naslov v e-poštnem sporočilu, ki smo vam ga pravkar poslali.
