7 najbolj uporabnih Excelovih formul za upravljanje zalog

Če ustanavljate maloprodajno podjetje, morate imeti način za sledenje zalog. Danes ga samo pero in papir ne bosta več rezala. Popolna programska oprema za upravljanje zalog pa je lahko draga.

Toda ali ste vedeli, da si lahko sami izdelate Excel?

Tu je sedem formul, ki vam pomagajo ustvariti preglednico za upravljanje zalog. Bolje upravljajte svoje podjetje, ne da bi zapravljali dodatne programe.

1. SUM

Če obstaja ena formula, ki jo boste uporabljali v celotnem življenju, potem bi to bilo SUM. Ta funkcija vam omogoča dodajanje vrednosti, ne da bi izbrali vsako celico posebej.

S tem ukazom lahko prihranite čas in nato izberete obseg celic, ki ga želite dodati.

Formula: = SUM (število1, [število2], ...)

• ŠTEVILKA 1: To je prva vrednost za dodajanje. Lahko je poljubno število, celica ali celo nabor celic (imenovan obseg).
• ŠTEVILKA2-255 (neobvezno): To so naslednje vrednosti, ki jih bo funkcija dodala. Spet je lahko poljubno število, celica ali obseg. Tu lahko postavite kar 255 vrednosti.

2. SUMIF

Ta formula doda funkciji vsote eno plast zapletenosti. Če želite filtrirati celice, ki jih želite dodati, lahko uporabite ukaz SUMIF.

Če želite na primer najti le vsoto zalog, prodanih pri določenem dobavitelju, lahko uporabite SUMIF. Če želite še bolj omejiti filter na določen izdelek, lahko uporabite SUMIFS.

To funkcijo lahko na primer uporabite, če želite filtrirati dobavitelja in vrsto izdelka. V bistvu vam SUMIFS omogoča uporabo dveh ali več spremenljivk za filtriranje vrednosti.

Formula: = SUMIF (obseg, merila, [obseg_seštevanja])

• OBMOČJE: To so celice, ki jih bo Excel pregledal, da bo vedel, ali bo dodal ustrezne vrednosti.
• MERILA: To je vrednost ali formula, ki jo bo Excel primerjal s celicami pod RANGE.
• SUM_RANGE (neobvezno): To so celice, ki se bodo seštevale. Če ostane prazna, se namesto nje uporabijo celice pod RANGE.

Na spodnji sliki boste videli, da je dodan samo znesek, ki ga je treba plačati podjetju Abacus Technologies.

3. POVZEMLJA

Formula: = SUMIFS (obseg_seštevanja, obseg_obsega1, kriterij1, [obseg_kriterij2, kriterij20, ...)

• SUM_RANGE: To so celice, ki jih je treba dodati.
• CRITERIA_RANGE1: To so celice, ki jih bo Excel preizkusil. Če so vrednosti tukaj resnične glede na CRITERIA1, se dodajo ustrezne celice SUM_RANGE.
• MERILA1: To je tisto, kar določa CRITERIA_RANGE1. To je lahko številka, funkcija ali katera koli druga vrednost.
• CRITERIA_RANGE2, MERILA2,... (neobvezno): To so dodatni obsegi celic in merila za nadaljnje filtriranje SUMIFS. Lahko imate do 127 parov dodatnega obsega / merila.

V spodnjem primeru se seštejejo samo zneski, ki jih je treba plačati blagovni znamki Jupiter pri proizvajalcu Abacus Technologies.

Če se vam zdijo te formule nekoliko zapletene, jih je nekaj nasveti za hitro učenje programa Excel.

4. POGLEJ GOR

Ta funkcija ima dve možnosti: VECTOR in ARRAY. Možnost Vector je najboljša za iskanje podatkov v določenih stolpcih.

Možnost Array nasprotno išče vrednosti v več vrsticah in stolpcih. Od takrat sta ga nadomestila VLOOKUP in HLOOKUP, vendar ostaja zaradi združljivosti s starejšimi preglednicami.

Formula: = POGLED (lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

• LOOKUP_VALUE: To je vrednost, ki jo bo Excel našel v vašem LOOKUP_VECTOR.
• POGLED_VEKTOR: V tem obsegu bo Excel našel vaš LOOKUP_VALUE. To mora biti samo ena vrstica ali stolpec, vrednosti tukaj pa naj bodo v naraščajočem vrstnem redu.
• RESULT_VECTOR (neobvezno): To je obseg, v katerem bo Excel našel ustrezno vrednost, ki jo mora vrniti. To temelji na rezultatih LOOKUP_VECTOR.

V spodnjem vzorcu uporabnik pozna ime elementa, vendar ne pozna kode SKU. Za pridobitev kode SKU so uporabili formulo LOOKUP.

5. POGLED

Funkcija VLOOKUP je koristna za podatke, razporejene v stolpce. Excel išče vrednost, ki ste jo dodelili v prvem stolpcu izbranega obsega. Nato bo štelo v stolpce glede na številko, ki jo navedete, in vrnilo ustrezno vrednost.

Formula: = VLOOKUP (lookup_value, tabela_ matrika, col_index_num, [range_lookup])

• LOOKUP_VALUE: To je vrednost, ki jo bo Excel poiskal v prvem stolpcu vaše tabele.
• TABLE_ARRAY: To je obseg celic, v katerih bo funkcija delovala. Excel bo uporabil LOOKUP_VALUE in ga poiščite v prvem stolpcu TABLE_ARRAY. Nato bo na podlagi naslednje spremenljivke preštelo število celic, da vrne rezultat.
• COL_INDEX_NUMBER: To je število stolpcev, ki jih bo Excel upošteval za vrnitev rezultata.
• RANGE_LOOKUP (neobvezno): To je lahko samo TRUE ali FALSE. Če napišete TRUE, bo vrnil približna ujemanja (in vaš prvi stolpec mora biti v naraščajočem vrstnem redu). Če izberete FALSE, bo vrnil samo natančna ujemanja.

V spodnjem vzorcu je uporabnik iskal ceno določene SKU. Ker je cena pod 5. stolpcem, je vrednost pod COL_INDEX_NUMBER je nastavljeno na 5.

6. POGLED

Funkcija HLOOKUP je skoraj enaka funkciji VLOOKUP, le da bi morali biti vaši podatki tukaj razvrščeni po vrsticah.

Formula: = HLOOKUP (lookup_value, tabela_ matrika, številka_indeksa, [obseg_izvajanja])

• LOOKUP_VALUE: To je vrednost, ki jo bo Excel poiskal v prvi vrstici vaše tabele.
• TABLE_ARRAY: To je obseg celic, v katerih bo funkcija delovala. Excel bo uporabil LOOKUP_VALUE in ga poiščite v prvem stolpcu TABLE_ARRAY. Nato bo na podlagi naslednje spremenljivke preštelo število celic, da vrne rezultat.
• ROW_INDEX_NUMBER: To je število vrstic, ki jih bo Excel upošteval za vrnitev rezultata.
• RANGE_LOOKUP (neobvezno): To je lahko samo TRUE ali FALSE. Če napišete TRUE, bo vrnil približna ujemanja (in vaš prvi stolpec mora biti v naraščajočem vrstnem redu). Če izberete FALSE, bo vrnil samo natančna ujemanja.

Kot je prikazano spodaj, se za pridobitev razpoložljive zaloge SKU uporablja formula HLOOKUP. Ker je številka vrstice za razpoložljivi inventar 9, je ROW_INDEX_NUMBER se glasi 9.

7. XLOOKUP

Funkcija XLOOKUP je razvoj formul VLOOKUP in HLOOKUP. Omogoča vam vrnitev več rezultatov, z njim pa lahko iščete po stolpcih ali vrsticah. Vendar to deluje samo z različicami Excela za Microsoft 365.

Formula: = XLOOKUP (lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

• LOOKUP_VALUE: Tako kot zgornje formule se tudi tu nanaša na vrednost, ki jo bo našel Excel.
• LOOKUP_ARRAY: To je obseg celic, ki jih bo Excel prečesal in poiskal LOOKUP_VALUE dodeliš. Ta se lahko nahaja kjer koli v tabeli, vendar mora biti samo ena vrstica ali stolpec. V nasprotnem primeru bo vaša formula vrnila napako.
• RETURN_ARRAY: To so rezultati, ki jih bo Excel prikazal, ko bo našel LOOKUP_VALUE v vašem LOOKUP_ARRAY. To mora odražati obliko LOOKUP_ARRAY. Če je na primer stolpec LOOKUP_ARRAY, mora biti stolpec tudi RETURN_ARRAY. Če pa izberete več vrstic ali stolpcev, bo RETURN_ARRAY vrnil številne rezultate.
• IF_NOT_FOUND (neobvezno): Formula bo prikazala besedilo, ki ga tukaj pišete, če ne najde želene vrednosti. Če ostane prazno, bo to privzeto nastavljeno na # N / A.
• MATCH_MODE (neobvezno): lahko je samo -1, 0, 1 ali 2. -1, 0 in 1 vrnejo natančno ujemanje. Če nobenega ne najdemo, bo -1 prikazala naslednjo manjšo vrednost, 0 bo vrnila # N / A, 1 pa naslednjo večjo vrednost. Če ostane prazno, bo to privzeto 0.
• SEARCH_MODE (neobvezno): lahko je le 1, -1, 2 ali -2. 1 začne iskanje od prvega elementa v LOOKUP_ARRAY, -1 pa od zadnjega. 2 izvede binarno iskanje, ki zahteva, da ima LOOKUP_ARRAY naraščajoč vrstni red. -2 počne enako, vendar mora biti seznam v padajočem vrstnem redu. Tako 1 kot -1 sta primerna za ožje sezname, če pa imate veliko podatkov, ki jih lahko razvrstite, razmislite o uporabi 2 ali -2.

V naslednjem primeru lahko vidite, kako lahko izvlečete celotne podatke o posameznem elementu, tako da preprosto vnesete ime elementa. Prav tako niste omejeni na izbiro prvega stolpca ali vrstice tabele - izberete lahko kateri koli nabor podatkov, ki ga želite pregledati.

V Excelu je veliko več, kot bi lahko pričakovali

To je nekaj formul, s katerimi si lahko pomagate pri upravljanju zalog. Če želite Excel uporabljati tudi v drugih pogledih svojega življenja, so vam te formule lahko v pomoč reševanje problemov v resničnem življenju.

Če veste, kako uporabljati te funkcije, in malo formatiranja, lahko vaš sistem upravljanja zalog zelo napreduje.

3 nore formule Microsoft Excel, ki so izjemno uporabne

Te formule Microsoft Excel lahko povečajo produktivnost preglednic in naredijo stvari nekoliko bolj zabavne.

Preberite Naprej

O avtorju

Razširi na Branje celotne zgodbe