Kako nadzirati neželeno e-pošto v Gmailu s predlogami in filtri

Številni digitalni tržniki in lastniki spletnih podjetij se morajo večkrat na dan odzivati ​​na isto vrsto e-poštnih sporočil. Postopek je lahko ogromen in dolgotrajen.

V takih situacijah so lahko odzivne predloge prav. Nekaj ​​filtrov v Gmailu vam bo pomagalo tudi pri učinkovitejši uporabi neželene pošte.

V tem članku vam bomo pokazali, kako uporabljati predloge odzivov in Gmailove filtre za učinkovit boj proti neželeni pošti.

Kaj so predloge za Gmail in kako jih lahko uporabljate?

Vnaprej napisana e-poštna sporočila lahko shranite v svoj račun in jih znova uporabite, namesto da jih pišete iz nič. Z Gmail računom lahko hkrati shranite 50 različnih odzivnih predlog. Ustvarjanje nekaj splošnih predlog za ciljno skupino naredi e-poštno komunikacijo bolj produktivno.

Če imate pooblastilo znotraj določene niše, boste morda prejeli na stotine e-poštnih sporočil ljudi, ki prosijo za pisanje gostujočih objav. Ustvarite lahko predlogo in jo uporabite, namesto da bi odgovorili na vsako e-poštno sporočilo posebej.

Za zgornji scenarij ustvarimo e-poštno sporočilo s predlogo, ki ljudem sporoča, da ne sprejemate objav gostov. Preden ustvarite predlogo za odgovor, omogočite nastavitve predloge v Gmailu.

1. Prijavite se v svoj Gmail račun.

2. Pojdi do Nastavitve> Ogled vseh nastavitev.

3. V Napredni zavihki, se pomaknite navzdol do Predloge odsek.

4. Omogoči Predloge.

5. Kliknite na Shrani spremembe.

Po omogočanju nastavitev predloge je naslednji korak ustvariti in shraniti odzivno predlogo.

Sorodno: Kako samodejno posredovati SMS na vaš e-poštni naslov v sistemu Android

Kako ustvariti odzivno predlogo

Za izdelavo odzivne predloge sledite spodnjim korakom.

1. Odprite svoj Gmail račun.

2. Kliknite na Sestavi da napišete novo sporočilo.

3. Pojasnite svoj pravilnik o nesprejemanju gostujočih objav v e-poštnem sporočilu. (Naj bo splošno, tako da velja za vse, ki prosijo za goste v kateri koli niši ali kategoriji)

4. Ko je vaš odgovor pripravljen, kliknite na tri pike v spodnjem desnem kotu e-poštnega polja za sestavljanje sporočil.

5. Pojdi do Predloge> Shrani osnutek kot predlogo> Shrani kot novo predlogo.

6. Shranite predlogo po vnosu imena v pojavno okno. (Tukaj izberite opisno ime, saj bo predloga uporabila isto ime kot zadeva e-poštnega sporočila).

Tukaj je opisano, kako potrdite, da je bila predloga uspešno ustvarjena.

1. Kliknite na Sestavi ponovno.
2. Izberite tri pike spodaj desno.
3. Pojdi do predloge.

Tu boste našli seznam shranjenih predlog v svojem Gmail računu. Predloga bo kopirana v sestavi e-pošto ko kliknete nanjo.

Če boste morali ročno odgovoriti na stotine e-poštnih sporočil, bo postopek še vedno dolgotrajen, tudi če ste ustvarili e-poštno predlogo. Tu je priročna uporaba filtrov za ustvarjanje samodejnih odzivov.

Ustvarite lahko filter, ki v mapo z vsiljeno pošto vnese e-poštna sporočila, ki vsebujejo določene besede, na primer »post gosta«, »povratna povezava« in »sprejme članek«. Z uporabo tega filtra lahko nastavite tudi samodejne odzive za takšna e-poštna sporočila.

Poglejmo, kako lahko to storite.

Uporaba predloge za ustvarjanje samodejnega odzivnega filtra

1. Odprite isti Gmail račun s predlogo za odgovor.
2. Kliknite na ikona zobnika za nastavitve v zgornjem desnem kotu.
3. Pojdi do Vse nastavitve> Filtri in blokirani naslovi.

4. Kliknite na Ustvarite nov filter. (Lahko tudi uvozite obstoječi filter, shranjen v vašem sistemu v obliki .xml)

E-poštna sporočila lahko filtrirate glede na e-poštni naslov, zadevo in vsebujejo ali izključujejo določene besede ali velikosti. Najprimernejša merila za filtriranje, če ne sprejemate objav gostov, bodo nekaj besed, ki so tesno povezane s temo. Dodajmo nekaj besed v Vključi besede možnost za filter.

5. Po določitvi meril kliknite Ustvari filter.

Tu se boste morali odločiti, kaj nameravate storiti z e-poštnim sporočilom, ki vsebuje sporočilo, ki natančno ustreza vašim merilom.

6. Preveri Preskoči mapo »Prejeto« (arhiviraj), tako da ta e-poštna sporočila ne bodo ovirala vaše mape »Prejeto«.

7. Preverite tudi Pošlji predlogo polje in izberite isto predlogo za odgovor, Objava gosta ni dovoljena.

8. Kliknite na Ustvari filter po potrditvenih poljih.

Zdaj boste na seznamu filtrov videli novo ustvarjeni filter. V prihodnosti e-poštna sporočila, ki vsebujejo besede: "objava gostov, objava gostov, povratna povezava, sprejme članek, piši za spletni dnevnik, piši na spletnem mestu", ne bodo več prispela v vaš nabiralnik.

Poleg tega bo pošiljatelju poslala predlogo za odgovor kot odgovor na njegovo e-pošto. Tako tudi vaša mapa »Prejeto« ne bo neredna, niti pošiljatelj ne bo moral čakati na vaš odgovor.

Nastavite filter na Ne zamudite pomembnega e-poštnega sporočila

Ko nastavite filter, bodite pozorni na arhivirana e-poštna sporočila in se prepričajte, da poslovna e-poštna sporočila niso filtrirana.

Morda filtrirate e-poštno sporočilo, ki vsebuje besedo »sprejme objavo«, vendar je to morda promocijska ponudba, ki jo zaradi filtra pogrešate. Temu scenariju se lahko izognete tako, da v svoj Gmail filter vključite nekaj besed, kot so blagovna znamka, ponudba ali promocija.

Sorodno: Kako nastaviti Gmail na iPhonu

Po potrebi ustvarite neodvisne filtre

Novo ustvarjeni filter odzivov lahko izvozite in nato uvozite v novi račun Gmail, če imate več spletnih mest z različnimi e-poštnimi naslovi za stike. Vendar boste morali za to e-poštno sporočilo omogočiti in ustvariti predlogo za odgovor.

Najboljša možnost za ustvarjanje filtrov, če nameravate uporabiti odzivno predlogo, bi bila ustvariti jih iz nič.

Ne sporočite uporabnikom, da so odgovori samodejni

Ne omenjajte, da gre za samodejni odgovor v vašem e-poštnem sporočilu. Če se temu izognejo, ljudje ne bodo prevarali Gmailovega filtra s preskakovanjem ali črkovanjem napačnih ciljnih besed, zato bo njihov e-poštni naslov prispel na vas, namesto da bi šel v neželeno pošto.

Prav tako je dobro, da redno preverjate mapo »Prejeto« in se odzivate na e-poštna sporočila, ki so vam lahko koristna.

Nadzor neželene pošte z Gmailovimi filtri in odzivnimi predlogami

Z Gmailovim filtrom in splošno predlogo za odziv lahko na e-poštna sporočila odgovarjate, ne da bi se jih morali premikati. Na ta način boste prihranili čas in energijo. Preizkusite tudi razširitve brskalnika Gmail, ki poleg filtrov za Gmail izboljšajo vašo e-poštno komunikacijo.

7 najboljših razširitev Microsoft Edge, s katerimi lahko kar najbolje izkoristite Gmail

Pravilna razširitev za Gmail v Microsoft Edge lahko izboljša vašo komunikacijo. Tu je sedem razširitev za povečanje produktivnosti v mapi »Prejeto«.

Preberite Naprej

O avtorju

Razširi na Branje celotne zgodbe