Kako uvoziti podatke iz obrazcev Microsoft Word v preglednico Excel

Uporaba obrazcev v programu Microsoft Word za zbiranje informacij je precej preprosta in priročna. Glavni izziv je prenos zbranih podatkov v preglednico Excel.

Ročno vnašanje vseh zbranih podatkov je lahko izjemno. Na srečo obstaja več načinov za samodejno izpolnjevanje podatkov iz obrazcev Microsoft Word v preglednico Excel.

Razumevanje obrazcev v programu Microsoft Word

Preden začnemo, se pogovorimo o obrazcih v dokumentih Microsoft Word. Morda se sprašujete, kako delujejo Wordovi obrazci, vendar je precej enostavno.

Z Wordom lahko ustvarite standardizirane dokumente, ki jih lahko uporabite za zbiranje podatkov. To naredi tako, da vam predloži predlogo po vaši izbiri.

Predloga vključuje vsa ustrezna polja, ki jih morda želite, da uporabniki izpolnijo. Ko določite vprašanja, bodo imeli uporabniki možnost izpolniti te predloge. Ti odgovori se nato shranijo v Wordove obrazce, do katerih lahko kadar koli dostopate.

Ustvarjanje Excelove preglednice iz obrazca Microsoft Word

Uporabite lahko katero koli od teh metod, odvisno od števila obrazcev ali vrste podatkov, ki jih želite izvoziti iz svojih obrazcev Word.

Metoda 1: Uvoz ene celice

Najbolje je, da to metodo uporabite, če želite podatke iz posamezne celice uvoziti v Excelovo preglednico. Za uporabo te metode sledite korakom.

1. V računalniku odprite novega Preglednica Excel.
2. Kliknite na Vstavi zavihek in izberite Predmet možnost.
3. Ko ga kliknete, se Predmet možnost vas bo pripeljala do okna, kot je razvidno iz posnetka zaslona.
4. Tam izberite Ustvari iz datoteke možnost.
5. Išči skozi Dokumenti Microsoft Word za uvoz želene datoteke.
6. Izberite jo tako, da dvokliknete ime datoteke, nato zaprete okno s klikom na v redu. Ta postopek bo datoteko Word združil v preglednico Excel.
7. Zdaj se mora prikazati polje z besedilom v celici = EMBED ("dokument") pod njim, kot je prikazano na sliki. To je mogoče izvesti le, če so omogočena dovoljenja za urejanje izvornega Wordovega dokumenta.
8. Kliknite na Zavihek Datoteka>Shrani kotin preimenujte datoteko Excel, namesto da bi prepisali prejšnji nepovezani dokument.
9. Kliknite na Shrani še enkrat, da končate postopek.

2. način: Uvoz podatkov po celicah

Ta druga metoda vam omogoča uvoz podatkovne celice po celici. Tu je nekaj korakov, ki vas bodo vodili skozi.

1. Odprto Wordov dokument s predvidenimi podatki za prenos.
2. Kliknite oznake loput, ki so na mizi.
3. Tabelo kopirajte s pritiskom na Ctrl + C.
4. Potem lahko blizu svoj besedni dokument.
5. Odprite preglednico Excel in kliknite na prva mreža celic.
6. Podatke, ki ste jih kopirali, prilepite s pritiskom na Ctrl + V. Vaši podatki bodo prilepljeni, kot je prikazano na tej sliki.

Če se odločite za uporabo te metode, se prepričajte, da ima tabela Excel enako postavitev kot tabela Word, ki vsebuje podrobnosti.

To pomeni, da če ima tabela besed deset stolpcev, mora imeti tabela Excel enako.

3. način: Pretvorite Word v Excel z uporabo datotek CSV

Druga enostavna metoda pretvorbe informacij iz obrazca Word v preglednico Excel je uporaba vrednosti, ločenih z vejico (CSV) mapa. Datoteka CSV je ločena besedilna datoteka, ki z vejicami ločuje vrednosti v datoteki.

Uporaba te metode je preprosta. Word razlikuje ustrezne podatke od drugih besedil v vašem obrazcu. To pomeni, da se odzivi vaše stranke ne morejo pomešati z dodatnimi podrobnostmi iz predloge.

Pretvorba programa Word v CSV

Preden uporabite CSV za prenos podatkov v preglednice Excel, boste morda morali obrazec Word pretvoriti v obliko CSV. Za pretvorbo datotek lahko uporabite enega od naslednjih načinov.

1. možnost: Uporaba možnosti za pretvorbo besede v CSV

Lahko uporabite Opcije za pretvorbo obrazca v CSV, tako da sledite tem korakom.

1. Odprite obrazec Word. Prepričajte se, da vsebuje vse potrebne podatke.
2. Izberite Datoteka> Možnosti.
3. Na Opcije, izberite Napredno. To boste našli na levi strani pogovornega okna, kot je prikazano na spodnji sliki.

4. Preveri Podatke obrazca shranite kot besedilno datoteko z ločenimi črkami.

5. Na koncu zaprite pogovorno okno s klikom na V redu.

Zdaj lahko podatke izvozite v Excel ali shranite dokument, kot želite.

2. možnost: Uporaba možnosti »Shrani kot« za izvoz podatkov v CSV

Lahko pa uporabite tudi Shrani kot možnost shranjevanja dokumenta v obliki CSV. Če je to vaša idealna metoda, vas bomo vodili skozi nekaj korakov.

1. Ko ste še vedno v Wordovem obrazcu, kliknite na Meni Datoteka> Shrani kot možnost.
2. Videli boste pogovorno okno z navadnim besedilom, kot je prikazano na sliki.
3. Če ste kaj spremenili, morate datoteko preimenovati in klikniti Shrani.
4. Pojavi se pogovorno okno za predogled, kot je tisto na posnetku zaslona, ​​v katerem bodo prikazani podatki, ki jih nameravate izvoziti v svojo obliko CSV. Če želite izvoziti podatke, kliknite v redu.

Po teh korakih bo Word podatke iz obrazca izvlekel v .csv mapa. Datoteke CSV so združljive z Excelom. Omogočajo vam dostop do njih v kateri koli različici Excela.

Za ločitev različnih polj v dokumentu Word vstavi vejice. Excel s temi vejicami loči podatke, ki pripadajo različnim celicam.

3. možnost: Uporaba izvoza za shranjevanje podatkov v CSV

Če ne želite uporabiti Možnost Shrani kot, boste morda želeli razmisliti o možnosti izvoza. Tukaj je opisano, kako izvoziti podatke v datoteko CSV.

1. Ko je še vedno v obrazcu, kliknite mapa.
2. Izberite Izvozi možnost.
3. Kliknite na SpremeniteVrsta datoteke, nato na Vrste datotek in izberite Navadno besedilo (* .txt). Preprosto je, kot je videti na posnetku zaslona.
4. Kliknite na Shrani kot. S tem boste odprli Shrani kot pogovorno okno, ki vam bo omogočilo urejanje lastnosti datoteke.
5. Izberite želeno mesto za svojo datoteko.
6. Datoteko poimenujte po želji in kliknite Shrani. Nato bodo podatki izvoženi.

Uvoz podatkov obrazca v Excel

Zdaj, ko ste podatke obrazca Word pretvorili v obliko CSV, je naslednji korak, da jih uvozite v preglednico Excel.

Vaša datoteka morda ne bo vidna v Excelu, ker Excel privzeto prikaže samo datoteke Excel. Za dostop do datoteke CSV sledite tem korakom.

1. Odprite a novo Preglednica Excel.
2. Kliknite na Datoteka>Odprto.
3. Izberite Brskaj ikono in izberite Vse datoteke na spustnem seznamu vrst.
4. Poiščite lokacijo datoteke in jo izberite.
5. Kliknite na Odprto. To bo pozvalo Excel, da odpre datoteko Čarovnik za uvoz besedila, kot je prikazano spodaj. Kliknite na Razmejeno>Naslednji.

Obravnavanje številnih obrazcev

Včasih boste morda morali v enem dnevu pretvoriti veliko obrazcev. V tem primeru je lahko celoten postopek zelo naporen.

Najboljša možnost je ustvariti kodne povezave s preglednico z uporabo ADO, ko obravnavate številne obrazce. ADO (ActiveX Data Object) bo avtomatiziral postopek prenosa. Tako postane prenos podatkov lažji.

Sorodno: Nore formule Microsoft Excel, ki so izjemno uporabne

Zakaj uporabljati te metode

Čeprav je učenje teh novih tehnik lahko zastrašujoče, se bodo dolgoročno obrestovale. S temi metodami lahko prihranite veliko časa.

Prav tako povečajo vašo natančnost pri vnosu podatkov. Tako se tveganje za napake nekoliko zmanjša, saj se podatki dvigujejo iz ene programske opreme v drugo, namesto da bi jih ročno vnašali.

Kako združiti dva stolpca v programu Microsoft Excel (hitra in enostavna metoda)

Z uporabo več stolpcev v Excelu boste prihranili čas ročnega združevanja. Tukaj je opisano, kako združiti stolpce v Excelu.

Preberite Naprej

O avtorju

Razširi na Branje celotne zgodbe