Kljub temu, da je orodje za produktivnost, e-pošta med delovnim časom močno moti in vam preprečuje opravljanje pomembnejših nalog. Morda imate celo navado, da preverite svojo e-pošto, kadar koli pride obvestilo.
Takšne prakse ovirajo vašo uspešnost in povzročajo ovire pri doseganju vašega cilja. Če želite povečati produktivnost, boste morda želeli uporabiti naslednje pristope za nadzor uporabe e-pošte.
1. Ne začnite dneva s Prejeto
Zjutraj razmislite o svojih prednostnih nalogah, naredite seznam opravkov za ves dan in se osredotočite na najpomembnejšo nalogo, ne da bi skrbeli za zahteve drugih. Kakor vabljivo je, da najprej zjutraj najprej preverite svojo e-pošto, vas preusmeri.
Sorodno: Digital vs. Seznam opravil iz papirja: Kaj je boljše?
Vaš um je zapleten z možnimi odgovori na e-poštna sporočila, zato vaše dejansko delo trpi. Z odzivanjem na e-poštna sporočila zgodaj zjutraj lahko ljudje vedo, da ste že na voljo. Zato se morate vsak dan osredotočati na delo in ne na e-pošto.
2. Redno praznite mapo »Prejeto«
Na vsako prejeto e-poštno sporočilo ni treba odgovoriti. Vendar morate vsako e-poštno sporočilo obdelati, da bo mapa »Prejeto« polna neprebranih e-poštnih sporočil. V nasprotnem primeru ne boste našli potrebnega e-poštnega sporočila. Na naslednji način lahko v mapi Prejeto preprečite množična neprebrana sporočila:
- Ali: Če e-poštno sporočilo zahteva kakršno koli opravilo, ki bo trajalo manj kot dve minuti, to storite takoj.
- Delegat: Tu ne gre nujno za predajo odgovornosti nekomu drugemu. Torej lahko nalogo posredujete pravim ljudem.
- Odložite: Če e-pošta ne potrebuje nujnega odgovora, lahko odgovor preložite na boljši čas.
- Izbriši: Takoj odstranite e-poštna sporočila, ki so bila dodeljena nekomu drugemu ali nekritičnim, da ne bi povzročali zmede in nereda.
3. Ne vzdržujte CCinga vsakega e-poštnega sporočila vsem
Včasih so potrebna e-poštna sporočila CCing, vendar to običajno pomeni, da vas zasipajo z odgovori, ki nimajo nič skupnega z vami. Med pošiljanjem e-pošte v polje CC ne dodajte več kot dve osebi.
Če vas kolegi pošljejo v e-poštna sporočila, ki vsebujejo informacije, ki jih ne potrebujete, lahko dobite tudi nepotrebna e-poštna sporočila. V tem primeru morate svojo ekipo obvestiti, naj odgovori individualno, namesto da bi odgovorila vsem, razen če delijo nekatere informacije, ki jih morajo vsi vedeti.
4. Preverjanje e-pošte v serijah
Obstajata dve vrsti uporabnikov e-pošte: prva vrsta je odvisna od obvestil in e-pošto preveri takoj, ko prispe. Druga vrsta pošiljatelja ima določen čas za preverjanje vseh e-poštnih sporočil v paketu, tako da jih lahko pozabijo do konca dneva.
Če želite učinkovito opraviti svoje naloge, morate biti druga vrsta. Določite svoja pravila, kdaj preveriti čas.
Eden najboljših načinov, kako preprečiti, da bi vam e-pošta prešla izpod nadzora in prihranili dragoceni čas, je zunanja pomoč za pregledovanje sporočil. Pametna možnost za upravljanje e-pošte je uporaba orodij, kot je Sanebox ali Unroll.me.
Sanebox vam pomaga razvrstiti in razčleniti vaš e-poštni predal ter narediti pot samo za pomembna e-poštna sporočila. Vsa druga e-poštna sporočila, ki prispejo na vaš e-poštni naslov, bodo poslana v smetnjak ali arhiv. Z Odvij. Jaz lahko prekličete e-poštne naročnine, ki niso potrebne.
6. Izberite nov operativni model za komunikacijo
Z uvedbo novega komunikacijskega modela med člani svoje ekipe lahko postanete manj odvisni od e-pošte. Na primer lahko uporabite orodje za upravljanje projektov za skupinsko komunikacijo ali se dogovorite za kratek sestanek. Z orodji za upravljanje projektov lahko v projektu navedete vse potrebne kazalce.
Prav tako lahko po telefonu določite individualni pogovor, da se izognete dolgotrajni e-poštni niti. Za sodelovanje in komunikacijo v realnem času lahko uporabite storitve za sporočanje, kot je Ohlapnost, Jata, Yammeritd., da se hitro povežete s svojo ekipo za vse potrebe.
Sorodno: Kaj je ohlapnost in kako deluje?
7. Izboljšajte svoj e-poštni bonton
Če želite biti uspešnejši pri opravljanju več stvari brez prekinitve, natančno prilagodite e-poštne etikete z naslednjimi nasveti:
- Vedno napišite jasno vrstico z zadevo, ki določa vsebino e-poštnih sporočil. Tako prejemnik ne bo spregledal e-poštnih sporočil in vam ni treba pošiljati dodatnih e-poštnih sporočil, ki zahtevajo odgovor.
- Nikoli ne preskočite lektoriranje e-pošte preden pritisnete Pošlji. Zagotovil bo, da zaradi tipkarskih napak ne bo možnosti za nesporazum.
- Prepričajte se, da vaš e-poštni podpis vsebuje vaše kontaktne podatke, na primer telefonsko številko. Tako se lahko prejemnik z vami obrne neposredno, če se pojavi potreba.
8. Poiščite zakasnjen odgovor
Na e-poštna sporočila se lahko pogosto odzovete takoj, ko prispejo. Vendar vam bo to zgolj odvzelo koncentracijo od vaše primarne naloge. Nehajte se muditi z odgovorom na e-poštno sporočilo. Namesto tega si vzemite eno uro ali celo več in za upravljanje mape »Prejeto« odgovorite po urniku.
Če vas skrbi, da bi pogrešali nujna e-poštna sporočila, jih v tem primeru ne boste dobili. V nujnih primerih boste prejeli telefonski klic in ne e-pošte.
9. Preizkusite metodo "Yesterbox"
Ta metoda, ki jo je ustvaril Tony Hsieh, spodbuja odzivanje samo na včeraj poslano e-poštno sporočilo, razen če je nujno. Osnovno pravilo te tehnike je obdelati včerajšnjo mapo »Prejeto« namesto današnje. Seveda boste prebrali nujno e-poštno sporočilo, ki zahteva takojšnje ukrepanje, vendar v to kategorijo ne spada veliko e-poštnih sporočil.
10. Poslovite se od novic
Vsako e-poštno sporočilo, ki pride v vaš nabiralnik, je enako trenutek raztresenosti. Velik del e-poštnih sporočil, ki jih dobite vsak dan, so glasila. V večini primerov se niti ne spomnite, kdaj ste naročeni na glasilo in zakaj.
Če želite, da je vaša mapa »Prejeto« čista in se izognete nepotrebnim obvestilom v nenavadnih urah, odjavite se na novice, ki jih ne potrebujete. Odjava lahko traja nekaj časa, vendar boste za vedno brez neželenih e-poštnih sporočil. Vedno lahko namesto e-pošte uporabite vir RSS, če nobene objave ne želite zamuditi.
Vaša produktivnost je pomembnejša od e-pošte
Neskončno kopičenje e-poštnih sporočil zadostuje, da ste vznemirjeni in zmedeni. Če spremenite svoje e-poštne navade s temi metodami, lahko preprečite, da bi e-pošta povzročala motnje in postanete zelo produktivni.
Ugotovite, kako vam delovna postaja brez nereda pomaga pozorno delati in naloge dokončati pravočasno.
Preberite Naprej
- Produktivnost
- Nasveti po e-pošti
- Osredotočite se
- Nasveti za produktivnost
Tamal je samostojni pisatelj pri MakeUseOf. Po pridobitvi bistvenih izkušenj na področju tehnologije, financ in poslovanja procesov na prejšnji zaposlitvi v podjetju za svetovanje na področju informatike, je pisanje kot redni poklic sprejel pred tremi leti. Čeprav ne piše o produktivnosti in najnovejših tehnoloških novicah, rad igra Splinter Cell in binge-watch Netflix / Prime Video.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, preglede, brezplačne e-knjige in ekskluzivne ponudbe!
Še en korak…!
Potrdite svoj e-poštni naslov v e-poštnem sporočilu, ki smo vam ga pravkar poslali.
