14 najboljših nasvetov o etiketni e-pošti, ki jih morate vedeti

Ne glede na to, ali ste avtor vsebin, tržnik, razvijalec ali samostojni samostojni delavec, je e-pošta sestavni del našega sodobnega sveta.

Pravzaprav je to najbolj običajna oblika komunikacije med svobodnjaki. Zaradi tega je pomembno, da se naučite najboljših praks in bontona za pošiljanje e-pošte, če želite privabiti in obdržati stranke.

1. Vadite hiter odgovor

Ker je samostojno poslovanje odvisno od e-poštne komunikacije veliko časa, je hiter odziv postal pričakovan standard.

Če ne preživljate časa z družino in prijatelji, bi si morali vedno prizadevati, da v roku ene ure odgovorite na vsa svoja e-poštna sporočila. Če to ni mogoče, odgovorite še isti dan med strankinim delovnim časom.

2. Pojasnite točko na začetku

Vašim strankam ni treba več prebrati vašega e-poštnega sporočila do konca ali, kar je še huje, večkrat, da bi razumeli stališče, ki ga poskušate poudariti. Če pišete e-poštno sporočilo, takoj na začetku jasno navedite svoje sporočilo - bodisi v zadevi bodisi v telesu.

Predmet mora biti kratek in natančen. V telesu e-poštnega sporočila poudarite svoje najpomembnejše podrobnosti s točkami.

Sorodno: Najbolj priljubljeni ponudniki e-pošte, boljši od Gmail in Yahoo Mail

3. Dvakrat preverite slovnico in črkovanje

Vaš e-poštni naslov je odraz tega, kdo ste. Pokazalo bo, kaj stranke pričakujejo od vas glede kakovosti dela. Tudi najbolj izkušeni strokovnjaki naredijo tipkarske napake, zlasti med tipkanjem s pametnih telefonov. Vendar stranke zaradi takšnih napak ne bodo dobile dobrega prvega vtisa.

Ko končate s sestavljanjem, na glas preberite e-poštno sporočilo, da boste lahko ugotovili slovnične napake. Za dodatno pomoč lahko uporabite tudi spletna orodja.

4. Naj bo jedrnat

Če ste pisatelj, ki prihaja iz literarnega okolja, se boste morda težko uprli pisanju v cvetličnem jeziku. Za navadnega človeka pa bo postala le koda, ki je ne bo mogel razvozlati!

E-poštna sporočila naj bodo vedno kratka in enostavna. Napišite v majhnih stavkih in uporabite besede, ki jih vsi poznajo. Če morate posredovati informacije, ki ne spadajo v nekaj odstavkov, je bolje, da se dogovorite za virtualni sestanek ali telefonski klic.

5. Odgovorite na vsa vprašanja

Ta točka se morda zdi protislovna prejšnjemu kazalcu, kjer smo vas prosili, naj bo e-poštno sporočilo kratko. No, preskok katerega koli vprašanja vaše stranke zaradi jedrnatosti bo nespoštljivo dejanje.

Poizvedbe, ki jih zahtevate v vsakem odsekih e-pošte, naslovite v ločenih oddelkih. Torej, stranka ve, da ste njeno e-pošto pozorno prebrali. Če na vprašanje ne morete odgovoriti takoj, ga omenite, ko lahko.

6. Sledite enotni in standardni obliki

Medtem ko pišete e-pošto svojim strankam, uporabite eno obliko za vsa e-poštna sporočila. V vsakem e-poštnem sporočilu uporabite isto pisavo, velikost pisave, barvo pisave in strukturo besedila. Če nimate nobene standardne oblike, bo ena sama e-poštna nit videti čudno.

Za poslovno komunikacijo lahko uporabite pisave, kot so Arial, Calibri in Verdana. Za velikost je 12 varno. Uporaba pisanih pisav za takšno poklicno interakcijo ni priporočljiva - držimo se črne barve.

7. Končajte s podpisom

Ne glede na vaš poklicni status je vedno dobro imeti e-poštni podpis s svojimi kontaktnimi podatki na dnu e-pošte. To vam pomaga, da vas ljudje zapomnijo, tako da se lahko takoj obrnejo na vas, kadar koli je to potrebno.

Dodajanje osebnega podpisa na konec e-poštnega sporočila je enostavno, zaradi česar boste videti samo profesionalno. V podpis dodajte svoje kontaktne podatke.

Sorodno: Kako dodati e-poštni podpis v Microsoft Office 365

8. Uporabite e-poštno predlogo za odsotnost

Lahko se odpravite na počitnice, vendar med samostojnimi dejavnostmi poskrbite, da bodo vaše stranke to vedele. Poleg osebnega opozorila po e-pošti, super bi bilo, če bi imeli odzivnik, ki ne bi bil v pisarni.

Med delom z več strankami morate urejati roke. Prav tako morajo vaše stranke vedeti, kdaj lahko pričakujejo vaš odgovor.

9. Vedno nadaljevanje

Nadaljnje spremljanje strank je bistvenega pomena, ko ste pričakovali odgovor, a ga niste. V nadaljnje e-poštno sporočilo lahko kopirate vse ustrezne informacije in znova priložite vse ključne datoteke, da boste stranki lažje našli potrebne informacije.

10. Uporabite pravi jezik

Med komunikacijo s strankami uporabite standardni strokovni jezik. Izogibajte se uporabi čustvenih simbolov v takšnih formalnih pogovorih. Začnite e-pošto z vljudnim pozdravom in neposredno nagovarjajte stranke z njihovimi imeni.

Ne uporabljajte VSEH CAPS ali kratic, kot sta ASAP ali RSVP. Prav tako je bolje, da ne uporabljate kratke oblike imena vaše stranke.

11. Izogibajte se odgovarjanju, če ste razburjeni ali jezni

Ne glede na to, kako dolgo ste v samostojni posel, občutek frustracije in jeze zaradi vašega dela se bo zagotovo zgodil. Če vas razburjajo nekatera e-poštna sporočila strank, bi bil naravni instinkt takoj odgovoriti.

Vedno se vzdržite odgovora, medtem ko vas čustva odnesejo. Bodite profesionalni in napišite uglajen odgovor, ko se umirite.

12. Komunicirajte z drugimi metodami

Ko rastete kot samostojni sodelavec, boste vedeli, kdaj razpravo prenesti brez povezave. Medtem ko delite nekaj časovno občutljivih informacij, se ne zanašajte samo na e-pošto. Vedno ga povežite s katero koli obliko komunikacije v realnem času, kot je telefonski klic ali sporočilo Slack.

13. Ne poskušajte sklepati prijateljev

Tu ste zato, da s stranko vzpostavite poslovni odnos in ne da bi se z njo spoprijateljili. Vedno je varno, če s stranko ne boste smešni ali pametni. Držite se informacij in namere vašega sporočila. Med profesionalnim odnosom se jim ne mudi pokazati svojo osebnost.

14. Ne preskočite odgovora

Če zamudite z odgovorom na e-poštno sporočilo ali ga v celoti preskočite, vas projekt morda stane. Če je vaša mapa »Prejeto« polna prodajnih e-poštnih sporočil in nepotrebnih novic, boste morda zamudili pomembna e-poštna sporočila svoje stranke.

Označite e-poštna sporočila obstoječih strank kot priljubljene, tako da jih dobite na vrhu mape »Prejeto«. Če želite hitro dostopati do vseh e-poštnih sporočil, povezanih z delom, naj bodo e-poštna sporočila urejena.

Pametne e-poštne etikete bodo navdušile vaše stranke

Za učinkovito upravljanje podjetja je pošiljanje e-pošte bistveni del postopka. Preizkusite te hitre vdore, da ustvarite profesionalno e-pošto in se na pametnejši in boljši način predstavite potencialnim in obstoječim strankam.

5 najboljših lastnosti Clozeja za brezhibno poslovno upravljanje

Če vaše podjetje vključuje samostojne podjetnike ali svetovalce, razmislite o uporabi Cloze za boljše upravljanje.

Preberite Naprej

O avtorju