Kako napisati profesionalna e-poštna sporočila? 8 preprostih pravil, po katerih je treba živeti

Vsak dan pošiljamo in prejemamo e-pošto. Kljub temu delamo neprijetne napake, ki jih ne moremo povsem »razveljaviti«. Tako je pisanje učinkovitega e-poštnega sporočila, ki zadrži delovanje vašega bralca, obenem pa je pozoren na izzive našega sveta, lahko težavno.

S tem v mislih smo zbrali nekaj bistvenih pravil, ki jih morate poznati pri pošiljanju e-pošte ljudem. Upoštevajte ta preprosta pravila za enostavno pisanje boljših e-poštnih sporočil.

1. Ponovno razmislite o pozdravu in odjavi

"Upam, da imate lep teden!" je bil včasih čudovit način za začetek e-pošte. Ne več! Glede na to, kako negotovo je življenje, se to lahko izkaže kot neprevidno in preveč ločeno.

Enako velja za odjave, kot so "Lep pozdrav", "Najlepše želje" ali "Na zdravje", ki so prej delovale povsem dobro, vendar se včasih sliši umaknjeno iz resničnosti.

Torej, zakaj ne bi bilo preprosto in pristno? Poiščite odjave, kot so »Bodite varni«, »Bodite previdni« ali »S spoštovanjem«. Kar zadeva pozdrave, je lahko dobro izhodišče "Upam, da je vse v redu" ali "Upam, da ste vi in ​​vaši najbližji na varnem".

2. Vključite jasno vrstico teme

To pravilo o e-pošti je staro toliko kot e-pošta. To je zato, ker se ljudje pogosto odločijo, ali bodo odprli e-poštno sporočilo na podlagi teme.

Pri vsem našem delu, ki je zdaj na spletu, je ključnega pomena, da moramo dati prednost pomembnemu in prezreti tisto, kar ne. Če torej še vedno puščate vrstico z zadevo, je verjetno, da bo vaš e-poštni naslov prezrt.

Idealna vrstica predmeta ima manj kot 10 besed. Izberite tistega, ki obravnava vaše pomisleke in sporoča, o čem gre v e-pošti. "Predlog za letalski projekt", "Prestavljeno srečanje" ali "Hitra vprašanja o vaši predstavitvi" je nekaj dobrih primerov, iz katerih lahko izveste.

3. Uporabite profesionalni podpis

Imejte vnaprej določen blok podpisa, ki ga uporabljate za odgovor na e-pošto v vseh svojih osebnih napravah. Vsebovati mora vaše ime, naziv podjetja in vaše kontaktne podatke.

To daje vašemu prejemniku dobro predstavo o tem, kdo ste in kako stopiti v stik z vami, če se pojavi potreba. Ko gre za pisavo in velikost vašega profesionalnega podpisa, zagotovite, da je enak kot preostali del e-pošte.

Prav tako končajte svojo e-pošto z zaupanjem vendar ne pretiravajte z besedami ali osebnimi podatki.

4. Predstavi se, če se sestaneš skoraj prvič

Vsi smo naleteli na situacije, ko smo morali poslati e-pošto nekomu, ki ga nismo srečali. Prejemanje e-pošte od neznanca je lahko čudno. In to je lahkotno rečeno.

Vzemite si minuto, da se predstavite prejemniku e-pošte. Kontekst je ključnega pomena in prvi vtisi so še vedno pomembni. Torej, dodajte vrstico, kot je: "Živijo! To je Tracy iz podjetja Multiseon Pvt. Ltd in pošiljam e-pošto, ker ste izrazili zanimanje za nakup naših elektronskih izdelkov. "

Ko pa vas nekdo po e-pošti seznani, mu lahko tudi spustite vrstico, v kateri piše, kako lepo je, če ga e-srečate.

5. Napišite sočutna e-poštna sporočila

Tega ne moremo poudariti. Življenje je težko. Predvsem pa je zelo negotovo.

So zamudili rok? Ali se niso prijavili na ta načrtovani Google Meet? Preden pošljete strogo e-poštno sporočilo, se ustavite in premislite. Kaj če pride do nujne medicinske pomoči?

Zato bodite sočutni in se pozanimajte, če je z njimi vse v redu. Elektronsko sporočilo, kot je »Danes smo te pogrešali na sestanku. Samo prijava, da vidim, ali je vse v redu. « lahko zgradi odnose, ki bodo prestali preizkušnjo časa.

6. Stisnite / spremenite velikost in poimenujte priloge, ko lahko

O tem pravilu o e-pošti ne govorimo veliko, ker pri pošiljanju velikih prilog samodejno domnevamo, da ima prejemnik dovolj prostora. Nalaganje velikih datotek traja več časa in lahko postanejo v hipu nadležne.

Zato naj bo smiselno, da jih stisnete ali spremenite. Če hkrati delite preveč datotek, je dobro dodati vljudno noto, ki pove, čemu služijo priloge.

Pred pošiljanjem poimenujte tudi svoje priloge. Pošiljate življenjepis? Datoteko preimenujte v Tracy_Mackenzie_CV in začnite z desno nogo.

7. Ne uporabljajte e-pošte kot druge aplikacije za takojšnje sporočanje

Razlog, da imamo vsi radi takojšnje sporočanje, je ta, da je takojšnje.

Ko pa mešate oba in uporabite e-pošto kot nadomestek za takojšnje sporočanje, tvegate, da boste moteči in nestrokovni.

Zato morate vedeti, kdaj poslati e-pošto in kdaj nadaljevati z drugim. Ne naredite napako, če pošljete preveč nadaljnjih e-poštnih sporočil ker morda delajo od doma. Ne pokličite nikogar in ga prosite, naj preveri e-pošto.

Če je nujno, uporabite drug način komunikacije.

8. Uporabite humor za zdravljenje, vendar zmerno

Medtem ko mnogi v teh izrednih časih humor uporabljajo za olajšanje razpoloženja, pa je težava pri uporabi humorja v e-pošti ta, da se lahko obrne.

Če želite v e-pošti uporabiti humor, to storite le, če osebo dobro poznate. Nočete izhajati nespoštljivo ali nesramno, če je nekdo v resni situaciji. Poleg tega, kar se sliši smešno, morda ne bo smešno.

Beseda modrim: Če ste v dvomih, je najbolje, da to izpustite.

Nastavite odgovore o odsotnosti in izboljšajte ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem

Medtem ko dandanes pošiljate e-pošto ljudem, bodite pozorni tudi na ure. Z vse večjim načinom življenja od doma se meje med delom in našim osebnim življenjem zabrišejo. Odgovori zunaj pisarne omogočajo enostavno razumevanje, kdo je na voljo za sestanek ali odgovori na e-pošto.

Oglejte si nastavitve vašega e-poštnega odjemalca in konfigurirajte samodejne odzivnike, ko vas ni ali ni za mizo. Gmail ga na primer imenuje odzivnik za počitnice, medtem ko Microsoft Outlook uporablja odgovore o odsotnosti.

Upamo, da vam bodo ta zlata pravila pisanja učinkovitih e-poštnih sporočil in pravih e-poštnih navad pomagala prihraniti čas in oblikovati prave odgovore.

Izogibajte se tem 6 napakam za boljšo komunikacijo po e-pošti in besedilu

Izboljšajte svoje komunikacijske spretnosti tako, da se izognete napakam, kot je uporaba preveč emojijev ali tipkanje velikih črk.

Preberite Naprej

O avtorju