Kako prevzeti nadzor nad nabiralnikom in ostati produktiven

Za profesionalca si je nemogoče zamisliti dan brez e-pošte. Študije kažejo, da strokovnjaki v podjetjih približno tretjino delovnih ur porabijo za preverjanje nabiralnikov.

Če prednostno razvrstite e-pošto, na koncu žrtvujete svojo produktivnost, osredotočenost in ustvarjalnost. Naslednji nasveti vam lahko pomagajo nadzorovati čas preverjanja mape »Prejeto«.

1. Omejite preverjanje e-pošte

Neomejeno preverjanje mape »Prejeto« vas ne bo pripeljalo nikamor. Zato omejite, kolikokrat želite preverite novo e-pošto v mapi »Prejeto«.

Omejitev ustvarite glede na vaše potrebe in delovno obremenitev. Preverjanje e-pošte na začetku in koncu delovnega časa je v redu. Po potrebi ga lahko preverite tudi po kosilu.

Ne preverjajte mape »Prejeto« v najbolj produktivnih urah dneva, na primer zjutraj in zvečer, ali ko preživite čas z družino. Lahko ste prilagodljivi in ​​nadaljujete z eksperimentiranjem, dokler ne najdete nečesa primernega. Na primer, lahko nastavite omejitve, kot so:

• Ne preverjajte poslovne e-pošte pred 10. in po 19. uri. ali med vikendi.
instagram viewer
• Prejeto pošto preverite le dvakrat ali trikrat na dan.
• Uporabite kateri koli strukturiran sistem, ki prikazuje samo nedavna ali pomembna e-poštna sporočila.

2. Poiščite naloge neposredno v aplikaciji za upravljanje opravil

Ste eden izmed njih, ki je za naloge odvisen od e-pošte? Če je odgovor da, je čas, da se spremenimo. Eden glavnih razlogov za nenehno preverjanje nabiralnikov je ta, da vam drugi po e-pošti dodelijo nove naloge ali da tam ostanejo.

Sorodno: Najboljše lastnosti nTask za brezhibno upravljanje projektov

Ni nujno, da vaš e-poštni predal deluje kot seznam opravil. Uporabo e-pošte omejite samo na komunikacijske namene, premaknite vse, za kar je treba ukrepati, poleg odziva na aplikacije za upravljanje opravil ali na seznam opravil. Takšne aplikacije ponujajo tudi funkcije takojšnje komunikacije, s katerimi bo upravljanje projektov nemoteno.

Če odprete e-poštno sporočilo in ga preberete, ga po branju ne zaprite in se zaposlite z drugimi e-poštnimi sporočili. Takoj ukrepajte na tem e-poštnem sporočilu, da se ne boste več vračali v mapo »Prejeto« in se odzvali.

Če e-pošta potrebuje odgovor, to storite. Če potrebujete e-poštno sporočilo za poznejšo uporabo:

• Obdrži.
• Če je e-poštno sporočilo poslovno pomembno, ga označite z zvezdico.
• Če ga ne potrebujete več, ga izbrišite.

Dokončanje vsakega prebranega e-poštnega sporočila je ključno, da v mapi »Prejeto« in možganih ne bo nereda.

4. Zaprite e-poštnega odjemalca

Da, lahko še naprej delate na namizju, ne da bi e-poštna aplikacija delovala. Po preverjanju in odzivu na e-poštna sporočila zaprite aplikacijo in se osredotočite na dokončanje nalog.

Obvestite svojo družino, prijatelje, sodelavce in stranke, da e-pošta ni najboljši način za takojšen odziv na vas.

Ko se tega zavedo, bodo od vas imeli omejena pričakovanja glede e-poštnega odgovora. Za ohranjanje stikov z družino in sodelavci lahko v telefonu ali prenosnem računalniku uporabljate različne druge aplikacije za neposredno sporočanje.

5. Odgovori na e-pošto naj bodo kratki

Če imate navado pisati dolga e-poštna sporočila, nehajte izgubljati čas in preklopite na pisanje kratkih e-poštnih sporočil. Poskrbite, da bodo vaša e-poštna sporočila natančna in da bo vaša poizvedba navedena v prvi vrstici, da ne pride do zmede. Večino e-poštnih sporočil lahko zaključite v nekaj stavkih, njegova kratkost pa nakazuje, da cenite čas vsakogar, tudi svojega.

Daljši odziv bo potreboval le nekaj e-poštnih sporočil, ki jih boste lahko zlahka obdržali v kategoriji »Odgovori pozneje«. Če je mogoče, lahko take odgovore pošljete v obliki zvočnih sporočil.

6. Recite Ne e-poštnim obvestilom

Obvestila so glavni vzrok motenja sodobnega strokovnjaka. Napačno bi bilo domnevati, da vsa obvestila prihajajo iz družbenih omrežij.

Občasno se pojavijo tudi e-poštna opozorila, zaradi katerih je moten vaš redni potek dela. Če je e-poštno obvestilo omogočeno, zapiranje aplikacije ali zavihka ne bo v pomoč.

Če vas vsako novo e-poštno obvestilo moti in ste zasedeni s pregledovanjem mape »Prejeto«, je bolje, da novo e-poštno obvestilo onemogočite. Pomagal vam bo osredotočiti se na trenutno nalogo, zlasti na tiste, ki jim je treba v celoti posvetiti pozornost.

7. Poskusite aktivirati samodejni odzivnik za konec tedna

Ta metoda je nujna, če ste svobodnjak ali samostojni podjetnik. Samodejni odzivnik vam prihrani odtujenost od vseh, hkrati pa ignorira e-poštna sporočila za vaš mir.

Ustvarite nekaj premišljenih in poučnih samodejnih odzivnikov, ki bodo lahko poskrbeli za vsa e-poštna sporočila, ki jih dobite med vikendi ali počitnicami.

Sorodno: Aplikacije za Android za nastavitev samodejnih odgovorov za vse

8. Nehajte preverjati e-pošto na pametnem telefonu

Ta točka vas bo morda prestrašila s FOMO. Vendar dvakrat premislite, ali res potrebujete e-poštni odjemalec, nameščen v telefonu ali ne. Namesto da bi prejemali e-pošto, lahko v telefonu uporabite več aplikacij za takojšnjo komunikacijo, kot je Slack. Pustimo e-pošto za namizje in brez skrbi uživajte v kratkem oddihu.

9. Cenite prostor v mapi Prejeto

Morda uporabljate brezplačen e-poštni odjemalec, vendar to ne pomeni, da boste v mapo »Prejeto« puščali neželena e-poštna sporočila. Če ste naročeni na spletna mesta, ki vas ves dan zasipajo s prodajnimi in promocijskimi ponudbami, je čas, da nekaj ukrepate.

Številna promocijska e-poštna sporočila prihajajo na vaša e-poštna sporočila, ker ste jim najprej dali dovoljenje. Torej, odjavite se s spletnih mest, ki vas ne zanimajo več.

Dobro premislite tudi, preden se naslednjič prijavite na glasila. S tem vam ni treba porabiti časa za iskanje pomembnih e-poštnih sporočil ali brisanje nepotrebnih e-poštnih sporočil.

10. Ločite osebni in poslovni e-poštni račun

Morda je videti nekaj, kar vsi vemo, toda vedno bo nekaj ljudi, ki bodo v isti nabiralnik prejemali tako profesionalna kot osebna e-poštna sporočila. Če ste eden izmed njih, je skrajni čas, da ustvarite različna e-poštna sporočila za osebne in poklicne namene.

Poskusite, da osebnega e-poštnega sporočila ne preverjate v delovnem času (razen če pričakujete, da bo prispelo ključno e-sporočilo). Prav tako se izogibajte preverjanju uradne e-pošte izven delovnega časa. Tako lahko vzdržujete zdravo ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem, kar bo navsezadnje prispevalo k vaši produktivnosti.

Delajte produktivno, ne da bi ovirali mapo »Prejeto«

Čeprav je e-pošta prinesla revolucionarno spremembo v našem načinu komuniciranja, je lahko njeno preveč pozorno moteče in uničujoče. Če omejite svojo pozornost na mapo »Prejeto«, se lahko še naprej osredotočate na vsakodnevna opravila.

8 najboljših načinov za upravljanje nalog v Chromu

Ali lahko z brskalnikom Chrome upravljate svoje naloge? Preizkusite te razširitve za upravljanje opravil, če želite upravljati sezname opravil (skupine) in spremljati svojo storilnost.

Preberite Naprej

O avtorju