Spletni vodnik za upravljanje opravil: 10 nasvetov za pravilno izbiro aplikacije

Med novo normalno se je število aplikacij za upravljanje projektov na spletu in zunaj njih povečalo za večkrat. Dandanes obstaja na stotine aplikacij, ki vam lahko pomagajo pri učinkovitem vodenju poslovnega projekta, hkrati pa upravljajo skupino sodelavcev.

Če vas zanima nakup programske opreme za upravljanje nalog, morate ugotoviti, ali je aplikacija dovolj prilagodljiva in prilagodljiva, da ustreza vašim ciljem. V nadaljevanju preberite, kako izbrati pravega spletnega upravitelja opravil.

Kaj je spletna programska oprema za upravljanje opravil?

Poslovni projekt vključuje več odvisnih ali neodvisnih nalog. Vsak član ekipe je odgovoren za eno ali več nalog. Več nalog vključuje veliko začetnih in končnih datumov, časovni proračun, proračun stroškov, dodelitev virov, opomnike, poročila, dokumente itd.

Ko prefinjena računalniška programska oprema upravlja vse te vidike projekta, je znana kot programska oprema za upravljanje nalog. Nastop pandemije je na tisoče podjetij prepričal, da so se lotili dela na daljavo. Posledično so aplikacije za upravljanje opravil zdaj na spletu in jih gostijo v oblačnih strežnikih.

Sorodno: Prednosti in slabosti uporabe programa Microsoft Excel kot orodja za upravljanje projektov

Standardne funkcije spletnih aplikacij za upravljanje opravil

Ko se povečuje povpraševanje po spletnih aplikacijah za sledenje opravil, številna podjetja za IT storitve in podjetja za razvoj programske opreme ponujajo vsestranske aplikacije za upravljanje projektov. Vendar pa ima večina teh aplikacij nabor standardnih funkcij, bistvenih za osnovno upravljanje projektov. Te značilnosti so naslednje:

1. Izdelajte pregledovalnik seznamov opravil

Večina spletnih aplikacij za upravljanje opravil vključuje zaslon za ogled opravil. Tu si lahko ogledate vse naloge in podopravila vseh tekočih ali končanih projektov.

2. Odbor Kanban

Aplikacija naprednega spletnega upravitelja opravil bo vključevala Kanban ploščo za izvedbo Kanban za učinkovito vodenje projektov na individualni ali organizacijski ravni. Aplikacije digitalno vizualizirajo Kanban plošče, ki prikazujejo stolpce za V teku, V postopku, in Dokončano stanja opravil in kartice kot dejanske naloge.

3. Gantogram

Grafikon Gantt je glavna značilnost upravljanja projektov katere koli spletne aplikacije za sledenje opravilom. Grafikoni Gantta ponazarjajo napredek projekta skozi metodo zloženih vodoravnih grafov. Vizualizira lahko tudi odvisnosti opravil, porabljeni čas in trenutno stanje nalog.

4. Obvestilo aplikacije o e-pošti ali sporočanju

Spletne aplikacije za upravljanje projektov prav tako poudarjajo, da so vsi v stiku, tako da ponujajo posodobitve stanja in dejavnosti v realnem času. Kadar koli aplikacija zazna kakršne koli spremembe na seznamu opravil, takoj obvesti dodeljeni vir in lastnika projekta.

5. Sledenje času

Spletne aplikacije za upravljanje opravil so opremljene s samodejnim programom za merjenje časa za sledenje delovnim časom, izkoriščenosti virov, proračunu projekta, obračunskemu času itd. Lastniki projektov lahko sprejemajo odločitve v realnem času, tako da vidijo učinkovitost uporabe časa pri projektu.

Sorodno: Najboljše alternative aplikacije za sledenje času Toggl

Večina spletnih aplikacij za upravljanje opravil ima možnosti označevanja in filtriranja opravil. Lastnik projekta lahko nastavi posebne oznake, kot so prednostno delo, odgovorni oddelek, posebna znanja, rok dobave, faza razvoja itd. Člani ekipe lahko na podlagi teh oznak zlahka filtrirajo naloge in poiščejo pravilno nalogo.

7. Komunikacija ekipe ali stranke

Standardne spletne aplikacije za upravljanje opravil so začele ponujati razdelek za notranje in zunanje komunikacije. Te aplikacije vključujejo module, kot so video konference, glasovni klici in besedilna sporočila.

8. Ustvarjanje poročil, shranjevanje datotek in skupna raba

Aplikacije za upravljanje nalog ponujajo tudi pripomočke za ustvarjanje poročil za vizualizacijo uspešnosti projekta, proračuna virov, premalo učinkovitih virov, težav z nalogami, ozkih grl projekta itd.

Poročila lahko izvozite tudi kot preglednice ali PDF in jih pošljete skupini ali odjemalcu. Te aplikacije sodelavcem projektov omogočajo tudi shranjevanje in varno skupno rabo kritičnih datotek, povezanih s projekti.

Sorodno: Najboljše lastnosti nTask za brezhibno upravljanje projektov

Nasveti za izbiro najboljše aplikacije za upravljanje nalog

Programska oprema za upravljanje nalog lahko poveča splošno produktivnost in letni prihodek za podjetja vseh velikosti. Vendar pa morajo samostojni podjetniki, samostojni podjetniki in mala podjetja izbrati najboljšo aplikacijo za upravljanje nalog, ki poenostavi nalogo in ne dodaja dodatne obremenitve.

Poleg zgornjih standardnih funkcij boste morali iskati tudi funkcije z dodano vrednostjo. Tu so glavni nasveti, ki vam bodo pomagali pri nakupu popolne spletne aplikacije za upravljanje opravil:

Na ravni ekipe ali projekta bi lahko prišlo do navzkrižja interesov med sodelavci. Aplikacija mora omogočati centralni nadzor za lastnika projekta in lokalni nadzor za vrstnike. Skrbnik projekta bi moral biti pooblaščen za prilagajanje dostopa do orodja glede na zmogljivosti sodelavca.

2. Nadzor zasebnosti in zaupnosti

Pri večini samostojnih projektov ali projektov na ravni podjetja je izziv ohraniti zaupnost osebnih podatkov in intelektualne lastnine. Poiščite programsko opremo za upravljanje nalog, ki obravnava pomisleke glede zasebnosti podatkov.

3. Varnost platforme v oblaku

Najboljša aplikacija za upravljanje opravil mora šifrirati vse odhodne in dohodne podatke v skladu z najnovejšimi varnostnimi protokoli internetne komunikacije. Šifriranje mora delovati tudi, ko aplikacija miruje. Poiskati morate varnostne funkcije, kot so:

• Sistem za upravljanje identitete in dostopa (IAM).
• Aplikacija je skladna z GDPR, DSGVO in SOC2.
• 256-bitno šifriranje SSL z naprednim standardom šifriranja (AES).

4. Dodelitev in obveščanje naloge

Učinkovito spletno sledenje opravilom mora članom ekipe omogočiti, da jim na centralnem seznamu nalog dodelijo naloge. Poleg tega bodo funkcije, kot je vodja projekta, ki nalogo dodeli določenemu viru glede na nabor veščin, dodale vrednost orodju.

Ko lastnik projekta dodeli naloge ali ko vir zahteva naloge, mora o tem obvestiti odgovorne osebe.

5. Sinhronizacija z osebnim koledarjem

Ker se trend dela na daljavo povečuje, je zelo priporočljivo, da se spletna aplikacija za sledenje opravil sinhronizira z osebnim koledarjem. Če lahko na enem zaslonu vidite vsa osebna in profesionalna vsakodnevna opravila, boste učinkovitejši pri zagotavljanju visoke produktivnosti.

6. Integracija neodvisnih aplikacij

Najboljša aplikacija za upravljanje nalog mora omogočati enostavno integracijo z drugimi aplikacijami, kot je grafika oblikovanje, preglednica, urejevalnik besedil, e-poštni odjemalec, sporočanje, videokonference, digitalno tabla itd. Integracija s profesionalnimi aplikacijami vam omogoča, da na enem mestu poiščete vse vire, povezane s projekti.

7. Združljivost z več napravami

Poiščite spletni sledilnik opravil, ki vam omogoča prijavo iz katere koli naprave, kot so Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS itd. Če vam aplikacija omogoča prihranek napredka v eni napravi in ​​nemoteno začnete delati z drugo, boste dobili večjo vrednost za denar.

8. AI na podlagi analitike

Nekatere aplikacije za upravljanje opravil imajo tudi vgrajeno umetno inteligenco, ki ustvarja analitiko na visoki ravni o preteklih projektih. Če pridobite vpogled v taka poročila, lahko učinkoviteje načrtujete prihodnje projekte z manjšim proračunom.

9. Dostop do podpore strankam

Večina aplikacij danes ponuja podporo strankam prek klepeta, e-pošte in telefona. Ko kupujete spletno aplikacijo za sledenje opravil, ugotovite, ali razvijalec nudi ustrezne splošne in tehnične podporne storitve.

10. Struktura cen

Poiščite spletno aplikacijo za upravljanje opravil, ki ponuja prilagodljivo strukturo cen. Pridobite začetni proračunski načrt, ko ste nadobudna ekipa, in se povečajte, ko se vaši projekti in viri povečujejo.

Ali je spletna aplikacija za upravljanje opravil prava za vas?

Iskanje najboljše spletne aplikacije za upravljanje opravil bi lahko porabilo veliko vaših delovnih ur. Zgoraj navedenim nasvetom lahko zagotovite popolno programsko opremo za upravljanje nalog za svoje podjetje in se izognete izgubi dragocenega časa.

ClickUp vs. Asana: Kaj je boljše za vodenje projektov?

Obstaja veliko možnosti za programsko opremo za upravljanje projektov, tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali pri izbiri med Asana in ClickUp.

Preberite Naprej

O avtorju