Kako pripraviti sezname opravil z uporabo Eisenhowerjeve matrice

Produktivnost lahko izboljšate s pravilnim razporejanjem opravil in zmanjšanjem motenj. Kako pa določiti prednostne naloge? Če dodate vse na seznam opravil, zagotovite, da najprej opravite najpomembnejše naloge, nato pa še sekundarne.

Ko boste imeli seznam vseh svojih nalog, si nekaj časa privoščite in jih razvrstite po prednostnih nalogah, da boste zagotovo naredili prave stvari ob pravem času. V tem članku boste izvedeli, kako prednostno razporediti svoje naloge glede na količino pozornosti, ki jo zahtevajo, in kako lahko uporabite Eisenhowerjevo načelo za njihovo pravilno izvajanje.

Različne vrste pozornosti

Preden prednostno razvrstite svoje naloge, se seznanimo z različnimi vrstami pozornosti, ki jih posamezna naloga potrebuje.

1. Proaktivna pozornost: To vrsto pozornosti je treba osredotočiti in ohraniti za dokončanje najtežjih ali zapletenih nalog. Pisanje diplomske naloge, pošiljanje e-poštnih sporočil s projektnimi predlogi, reševanje akademskega problema, ustvarjanje videoposnetka na youtubu so naloge, ki zahtevajo največ pozornosti. Če želite opraviti te naloge, morate biti proaktivno pozorni.

2. Aktivna pozornost: Aktivna pozornost se nanaša na skrbno pozornost, potrebno za reševanje vsakodnevnih ponavljajočih se nalog na zmerni ravni. Večina manjših vsakodnevnih dejavnosti, kot so razporejanje sestankov v google koledarju, pošiljanje čakajočih e-poštnih sporočil, pošiljanje pomembnih dokumentov kolegom, zahteva aktivno pozornost. Čeprav nečesa ne izdelujete proaktivno, vseeno potrebujete nekaj pozornosti, da stvari opravite.

3. Neaktivna pozornost: Za razmeroma enostavne naloge, ki jih lahko avtomatizirate, potrebujete minimalno pozornost. Čiščenje neželene pošte iz pošte, preklic osnutkov e-poštnih sporočil, pošiljanje povabil na dogodke na seznam vašega kolega, vse te dejavnosti zahtevajo en klik. Za takšno nalogo ne potrebujete ustrezne aktivne pozornosti.

Prednostna naloga glede na stopnjo pozornosti

Prednost vaših nalog glede na stopnjo pozornosti, ki jo zahtevajo, je odličen način za seznam dnevnih dejavnosti.

Vse tiste naloge, ki zahtevajo proaktivno pozornost, so zagotovo zelo pomembne za vas. Za te naloge je vredno porabiti več časa, zato bi morale biti tiste, s katerimi začnete dan. Poskusite tudi tem aktivnostim nameniti najbolj osredotočene in sveže ure dneva. Če vzamete skodelico kave in vržete slušalke, boste morda ostali proaktivni.

Naloge, ki zahtevajo neaktivno pozornost, so med proaktivnimi in neaktivnimi dejavnostmi. Te ure lahko določite čez dan, ko niste ne proaktivni ne neaktivni. Če morate poklicati svojega prijatelja, jutro morda ni pravi čas za to. Torej, ne zapravljajte aktivnih ur za takšne dejavnosti.

Naloge, ki zahtevajo samo vašo neaktivno pozornost, lahko razporedite na ure v dnevu, ko pridete v leno cono. To je pravi čas, da jih hitro preverite s seznamov opravil. Tako boste izkoristili svoje lene ure in naredili kaj produktivnega, ko bo dan napredoval.

Izvedimo zgornje koncepte v razvrstite svoje sezname opravil v todoist. Za to si oglejte seznam 6 nalog, ki jih morate opraviti čez dan.

Zgornji seznam nalog, pisanje scenarija in snemanje videoposnetka v YouTubu zahteva večino vaše pozornosti. Torej, kliknite obe nalogi in nastavite prednost na eno.

1. Kliknite na tri pike pred vsako nalogo.

2. Nastavite prednostna naloga do rdeče zastave.

Videli boste, da se bodo vsa opravila s prednostjo ena premaknila nad vse druge naloge.

Med srečanjem s šefom in klicanjem prijatelja ni treba biti proaktiven. Vendar ne morete storiti obojega, ko ste leni in letargični. Torej, nastavite te naloge kot drugo prednostno nalogo, tako da v nastavitvah prioritete izberete oranžno zastavico.

Pošiljanje e-poštnih vabil kolegom in prenos podatkov v MS-Excel sta dve nalogi, ki zahtevata vašo neaktivno pozornost. Torej jih nastavite na prednostno drevo, tako da v prednostnih nastavitvah izberete modro zastavico.

Tako lahko prednostno določite naloge na seznamu opravil, tako da se odločite, kaj bo proaktivno, neaktivno in aktivno. Če samo namenite ustrezno pozornost, ki ustreza vsaki nalogi, morate izpolniti svoje cilje glede učinkovitosti.

Potem ko določite svoje dnevne naloge in razumete pozornost, ki jo potrebujete, je čas, da jih prilagodite dejanskemu delovniku. Eisenhowerjeva metoda je dobro znana metoda, ki uči, kako ravnati z različnimi vrstami rutinskih nalog.

Sorodno: Najboljše aplikacije za opravila, ki se osredotočajo na naloge

Vstavljanje nalog v svoj dnevni urnik z uporabo Eisenhowerjeve matrice

Po mnenju Eisenhowerja lahko vse naloge razdelite v štiri različne kategorije, odvisno od tega, kako pomembne in nujne so. Nato to storite takoj, ga prenesete, odložite ali popolnoma odložite.

Na kratko razpravljajmo o vsaki od teh kategorij:

1. Naredi: Nanaša se na dokončanje naloge, ki se ji ne morete izogniti. S poznavanjem njegove pomembnosti in časovne občutljivosti jo takoj dokončate.
2. Delegirajte ga: Nalogo predate nekomu drugemu, ta pa poskrbi za to.
3. Odložite: To pa želite narediti sami pozneje čez dan. To so naloge, ki jih lahko odložite in temu primerno razporedite.
4. Odvrzi: Nanaša se na odmetavanje tistih nalog, ki niso vredne vašega časa, in te naloge niso nič drugega kot moteča dejavnost.

Evo, kako metoda Eisenhower velja za naloge v todoistu.

Snemanje videoposnetka v YouTubu je prva naloga, zato bi morali naredi najprej, saj je to vaša prednostna naloga. Vaša naslednja prednostna naloga je pisanje skripta, kar lahko storite delegat svojemu pisatelju. Podobno lahko prenesete nalogo prenosa podatkov v Excel.

Srečanje s šefom in klicanje prijateljev lahko zamujata odloži ti dve nalogi. Nazadnje, če vam primanjkuje časa, lahko smetišče pošiljanje e-poštnih vabil in jih opravite pozneje.

To je najbolj preprost in učinkovit način za pravilno upravljanje vaše delovne rutine. V nasprotnem primeru boste morda zelo zasedeni, če ne boste učinkovito opravili nalog ob nepravem času.

Sorodno: Todoist Shortcuts Cheat Sheet za upravljanje nalog

Izkoristite več s seznamov opravil

Ne glede na to, ali ste jutranja oseba ali nočna sova, filtrirajte svoje najučinkovitejše ure in jih razporedite za opravljanje nalog, ki zahtevajo proaktivno pozornost. Vaša prednostna naloga mora biti, da vas neaktivne in aktivne naloge odvrnejo od proaktivnih.

Začnite uporabljati aplikacije za produktivnost, ki vam bodo pomagale, da boste bolj uspešni pod pritiskom in boste disciplinirani.

Kako izvajati pod pritiskom: 8 aplikacij za produktivnost, ki pomagajo

Čas in pritisk vas lahko naredijo bolj produktivne. V svoj potek dela dodajte te koristne aplikacije za produktivnost za pozitivne rezultate!

Preberite Naprej

O avtorju