Kako uporabiti Coveyjevo matrico 4 kvadrantov za učinkovito upravljanje časa

Med vsem dragocenim premoženjem, ki ga imate, je čas najdragocenejši od vseh. V današnjem hitrem svetu je pomanjkanje upravljanja časa najpomembnejša težava ljudi. S toliko časa, porabljenega za delo, ni časa za osebno udejstvovanje.

Običajno se počutimo preobremenjeni z odgovornostmi in dejavnostmi. Bolj ko delate, bolj zadaj se počutite. Namesto da bi se odločili, kaj želite početi, reagirate na dogajanje okoli sebe.

V članku je razloženo, kako se lahko s strategijo Covey's Four Quadrants osredotočite na najpomembnejše naloge in postanete bolj produktivni.

Coveyjevi 4 kvadranti

Strategijo upravljanja časa 4 kvadrantov je ustvaril Steven Covey. Je avtor znamenite knjige Sedem navad visoko učinkovitih ljudi. Coveyjeva matrika pomaga določiti prednostne naloge glede na čas, ki je na voljo za optimalno učinkovitost.

Osnovna ideja te strategije je, da svoje dejavnosti razdelite na štiri kvadrante, odvisno od njihove pomembnosti in nujnosti. Pogovorimo se o obeh izrazih, preden preidemo na samo strategijo.

1. Pomembno: To so naloge ali cilji, ki bodo najverjetneje vplivali na vaš dolgoročni uspeh.

2. Nujno: Nujne naloge so tiste, ki zahtevajo takojšnje ukrepanje. Ne morete jih odložiti.

Štirje kvadranti matrice upravljanja časa

To so štirje kvadranti Matrice upravljanja časa:

1. V1: Nujno in pomembno.

2. V2: Ni nujno, ampak pomembno.

3. V3: Nujno, vendar ni pomembno.

4. V4: Ni nujno in ni pomembno.

Če dodelite svoje naloge prednostnim nalogam v štirih kvadrantih, lahko ločite med nalogami, ki na koncu resnično spremenijo položaj. Sledi kratek pregled vsebine vsakega kvadranta.

V1: Nujno in pomembno:

V Coveyjevi matriki upravljanja časa se ta kvadrant nahaja zgoraj levo. Problemi in krize, ki zahtevajo takojšnjo pozornost, spadajo v kvadrant. Zanemarjanje zanje je dolgoročno lahko za vas težavno.

Priprava predstavitve za pomemben sestanek, ki se bo začel po kratkem času, je vrsta naloge, ki spada v kvadrant. Nujno je, ker zanj nimate veliko časa in je pomembno, saj ga morate pripraviti pred začetkom sestanka.

Naloge, ki vključujejo roke, šolske naloge, pošiljanje dnevnih e-poštnih sporočil in podobne dejavnosti z neposrednim vplivom, so nujne in pomembne.

V2: Ni nujno, ampak pomembno:

V Coveyjevi matriki upravljanja časa je ta kvadrant zgoraj desno. V tem kvadrantu boste našli naloge, ki so neposredno povezane z vašimi dolgoročnimi cilji. Zahteva vašo temeljito pozornost; vendar ni nujno, saj za izvedbo te naloge ni omejenega časa.

Če imate dolgoročni cilj vzpostaviti svoj ugled v pisarni ali razredu, morda ni tako nujno; vendar je še vedno pomembno. V ta kvadrant spadajo razvoj odnosov, dolgoročno načrtovanje, osebni razvoj, izboljšanje zdravja in s tem povezane dejavnosti.

V3: Nujno, vendar ne pomembno:

Ta kvadrant se nahaja v spodnjem levem kotu Coveyjeve matrice za upravljanje časa. Vse te dejavnosti se vam morda zdijo nujne, vendar jih lahko odstranite iz poteka dela, ker so za vas minimalnega pomena.

Recimo, da delate na pomembnem projektu in vas pokliče kolega, ki vas prosi, da se pridružite sestanku. Če je seja nenačrtovana brez dnevnega reda, jo lahko preskočite. Ker na splošno ne bo pozitivno vplival na vaše življenje.

Z drugimi besedami, v ta kvadrant spadajo vse dejavnosti, ki zapravljajo čas. Ne glede na to, ali gre za nepomembne klice ali pošiljanje e-pošte, ki ne dodajo nobene vrednosti.

V4: Ni nujno in ni pomembno:

V Coveyjevi matriki upravljanja časa je ta kvadrant na spodnji desni strani. V ta kvadrant spadajo vse dejavnosti, ki zahtevajo čas, ne da bi pri tem ustvarile kakršno koli vrednost. Dragoceni čas lahko prihranite tako, da se izognete tem opravilom in ga porabite za dragocenejše dejavnosti.

Naloge, ki jih opravljate zgolj za zabavo, na primer gledanje televizije, ure in ure brskanja po spletu, ogovarjanje ljudi, za vas niso niti nujne niti pomembne.

Sorodno: Načini, kako slediti svojim ciljem upravljanja časa

Prednosti sledenja Coveyjevi matriki upravljanja časa:

1. Povečanje produktivnosti: Sledenje matriki upravljanja s časom spreminja vaše ravnanje z nalogami in vam pomaga, da jih bolje določite. Če zmanjšate čas, ki ga porabite za naloge, lahko znatno povečate svojo produktivnost.

2. Ravnovesje dela in zasebnega življenja: Če dobro načrtujete, se lahko učinkovito znebite svoje grozljive rutine. Tako lahko več časa preživite s prijatelji in družino.

3. Loviti cilje: S preusmeritvijo pozornosti na pomembne naloge lahko pospešite proces zasledovanja ciljev.

4. Izogiba se zadregi: S prepoznavanjem nujnih nalog jih lahko ločite od manj nujnih, da bolje izpolnjujete roke. Tako se lahko izognete zadregi in shranite svoj ugled.

Pomen umestitve nalog v desni kvadrant:

Tudi ko enkrat razumete to strategijo, je nujno dodeliti naloge pravilnim kvadrantom. Najbolje bi bilo, če bi ugotovili pomembnost in nujnost naloge, preden jo vgradite v kateri koli kvadrant. Poskrbite, da boste dobro razporedili svoje naloge v različne kvadrante, da boste olajšali njihovo nemoteno izvajanje.

Sorodno: Nasveti za produktivnost, ki dajejo velike rezultate

Dobro razumevanje matrice upravljanja časa je predpogoj za njeno pravilno izvajanje. S to strategijo se lotite vsakodnevnih opravil in preverite, ali to kaj vpliva. Če upravljate s časom in se postavite na pravo mesto, lahko znatno povečate svojo produktivnost.

Bodite bolj organizirani s Coveyjevo strategijo upravljanja časa

Coveyjeva matrika štirih kvadrantov je eden najpomembnejših in najslavnejših modelov v svetu upravljanja s časom. Pravilno upoštevanje te strategije vam bo pomagalo biti bolj produktivni in ostati bolj aktivni.

Popolna organizacija in pravilno določanje prednostnih nalog vam omogočata, da v krajšem času dosežete več. Določite lahko tudi, katere naloge zahtevajo več pozornosti, in jih ustrezno razporedite.

Vendar lahko čas prerazporedite iz dejavnosti z nižjo vrednostjo na dejavnosti z višjo vrednostjo, tudi če je ta čas nenadomestljiv. Če se še vedno trudite organizirati svoj dan, lahko poiščete druge strategije upravljanja časa, kot je pravilo 80/20, da postanete bolj organizirana oseba.

Uporabite pravilo za upravljanje časa 80/20 za določanje prednostnih nalog

Kako maksimizirate svoj čas? Če že dajete prednost, dodeljujete in se še vedno trudite, da bi vse končali, poskusite s pravilom 80/20, znanim tudi kot Pareto Princip.

Preberite Naprej

O avtorju