Kako ustvariti preglednice Excel s profesionalnim videzom

Microsoft Excel je odličen program za preglednice za splošno uporabo. Glede na to, kako enostavno je uporabljati, se bodo pri ustvarjanju bolj zapletenih preglednic zagotovo pojavile napake.

Nekatere najpogostejše napake vključujejo zapletene odnose, skrite informacije, nerazumljive izračune ali zgolj navadne napake. Če želite ustvariti in vzdrževati dosledno dobre datoteke Microsoft Excel, morate vedno imeti v mislih nekaj stvari.

Kako pripraviti dobro preglednico?

Najprej morate izbrati organizacijski standard, preden začnete razvijati preglednico. Če delate v profesionalnem okolju, bo ta organizacijski standard postavil temelje za vse uporabnike, ki bodo uporabljali / delali vašo preglednico.

Skupni standard izboljša vašo komunikacijo z ekipo in prihrani čas razvoja.

Kljub temu je ključnega pomena, da ustvarite preglednico z mislijo na prihodnost. Biti morate pripravljeni, saj boste zagotovo naleteli na primere, ki jih niste poznali, ko ste začeli nastavljati preglednico.

Če upoštevate prihodnje spremembe, lahko svoj delovni list naredite bolj trpežen. To pa pomeni, da zapravljate manj časa za ustvarjanje nadomestnega delovnega lista.

Sorodno: Kako delati z zavihki delovnih listov v programu Microsoft Excel

Izkoristite več delovnih listov

Morda boste presenečeni, če veste, koliko strokovnjakov naredi to napako! Microsoft Excel ponuja več delovnih listov in pomembno je, da se naučite, kako jih uporabljati. Najprej bi morali dati različne vrste podatkov na različne delovne liste.

Za osnovne informacije lahko na primer uporabite prvih nekaj delovnih listov; Naslednji delovni listi se lahko uporabljajo za izračune, zadnji list pa se pogosto uporablja za rezultate in grafe.

Seveda se to razlikuje tudi glede na vrsto dela, ki ga opravljate, in tisto, kar vam najbolj ustreza. Upoštevajte, da lahko več tabel na delovni list povzroči veliko težav, ko jih poskušate razvrstiti, vstaviti ali formatirati celice.

Če delate z ekipo, če boste imeli več delovnih listov, namenjenih različnim delom dela, bodo vsi lažje razumeli, kaj se dogaja.

Organizacija pretoka informacij

Informacije naj tečejo od zgornjega levega do spodnjega desnega kota, vi pa morate organizirati svoje delovne liste, da bodo sledili tej strukturi. Časovnica mora biti dosledna na vseh vaših delovnih listih, saj bodo tako vsi lažje razumeli, kako deluje preglednica.

Ko upravljate s pretokom informacij, se izogibajte navzkrižnim vzorcem, saj običajno motijo ​​bralce. Na tej opombi se morate izogibati tudi kakršnim koli krožnim sklicevanjem.

Označevanje stolpcev in vrstic

Čeprav vam preprosta preglednica brez nalepk morda ne bo zmedla (kot ustvarjalca delovnega lista), bi jo lahko drugi uporabniki imeli precej težav.

Zato je pomembno, da začnete stolpce in vrstice označevati s preprostimi imeni. Prepričajte se, da za iste vrste podatkov dosledno uporabljate enaka imena.

Čemu se izogibati pri pisanju formul?

Če ima vaša preglednica Excel veliko formul, lahko nekaj stvari naredite, da bo videti bolj profesionalno. Najprej se izogibajte ponavljanju izračunov in formule izračunajte samo enkrat.

Če kopirate formulo, povečate možnosti za napake. Da ne omenjam, da če spremenite eno formulo, dvojnik, ki ste ga prej naredili, ne bo spremenjen. To lahko privede do veliko zmedenih napak.

Če morate znova uporabiti popolnoma enako formulo, je bolje, da se vrnete na prvi primer, kjer ste morali uporabiti formulo.

Poleg tega se vedno izogibajte uporabi fiksnih števil v formulah. Namesto tega morate za fiksne vrednosti uporabiti ločene vhodne celice in uporabiti sklice na to celico, ko jo uporabljate v izračunih.

Dodatnim stvarem, ki se jim morate izogibati pri izdelavi preglednic

Ena najpomembnejših stvari, ki se ji je treba izogniti pri uporabi programa Microsoft Excel, je možnost Spoji celice. To je redko dobra ideja, pogosteje pa se uporablja le za izboljšanje estetike. Z združitvijo celic tabele boste imeli večjo verjetnost težav s sklici in izračuni.

Eno največjih tveganj je, če se sklicujete na združeno celico. Pri sklicevanju na združeno celico bodo vse celice del vaših izračunov, medtem ko bo le ena od njih dejansko pravilna.

Druga stvar, ki se ji morate izogibati, je skrivanje informacij, kot so vrstice, stolpci in celo delovni listi. To bo samo povečalo možnosti, da drugi uporabniki pri delu z / s preglednico zamudijo kaj pomembnega.

Prihranite estetiko za konec

Excel-ove možnosti za oblikovanje so obsežne in vam omogočajo, da na več načinov prilagodite vrednosti celic po svojih željah. Izberete lahko različne obrobe, barve, teme in druge funkcije.

Nič ni narobe, če želite imeti določeno zasnovo preglednice, vendar običajno s tem povzamete informacije za gledalca.

Če načrtujete oblikovanje preglednice, jo poskušajte ohranjati dosledno v celotnem dokumentu. Dosleden in preprost slog oblikovanja bo bralcem olajšal razumevanje vaše preglednice!

Poleg tega je pomembno tudi ustvariti legendo in jasno razjasniti svoje vire. Kako uradno ustvarite legendo grafikona v Excelu, se lahko naučite Microsoft Spletna stran.

Sorodno: Kako dodati iskrice v Excel

Naučite se, kako narediti svoj Excelov dokument profesionalnim

Ustvarjanje in vzdrževanje dosledno dobrih datotek Excel ni tako težko, če poznate osnovne nasvete in trike. Nič ni narobe, če želite oblikovati svoj Excel dokument, vendar poskusite styling / estetiko pustiti za konec.

Najprej ustvarite pregledno in jedrnato preglednico od začetka do konca. Po tem lahko svojemu Excelovemu dokumentu dodate nekaj natančne nastavitve, vendar ga poskušajte ohraniti preprostega in doslednega na vseh delovnih listih!

Kako najti in odstraniti krožne reference v Excelu

Tukaj je tisto, kar morate vedeti o krožnih referencah v programu Microsoft Excel in kako ravnati z njimi, ko se pojavijo.

Preberite Naprej

O avtorju