Kako ustvariti skupno mapo Prejeto v G Suite

Ko mora vaša ekipa upravljati enaka dohodna e-poštna sporočila, lahko uporabite Colboborative Inbox iz G Suite za dodajanje več uporabnikov v isti račun. Funkcija omogoča več članom ekipe, da hkrati hranijo isto mapo »Prejeto«.

Tukaj je opisano, kako ustvarite svojo lastno mapo »Prejeto«, uporabite vse funkcije, dodelite člane skupine in dodelite posebna dovoljenja iz svojega računa G Suite.

Kaj je skupna mapa Prejeto v G Suite

Skupna mapa »Prejeto« v storitvi G Suite skupini posameznikov omogoča dostop, vzdrževanje in upravljanje iste mape »Prejeto«. To je lahko v pomoč podjetjem in organizacijam, ki za odgovor na podobna e-poštna sporočila potrebujejo celotno skupino za trženje ali prodajo.

To je odličen način za povečanje produktivnosti s spodbujanjem v spletu timsko sodelovanje prek Googlovih orodij ustvariti učinkovit potek dela.

Na primer, če vaši prodajni predstavniki nenehno prejemajo e-poštna sporočila o potencialnih partnerstvih, lahko vsem dodelite nadzor iste prejete pošte. Vsakdo se lahko odzove in upravlja e-poštna sporočila, ki prihajajo.

Skupno mapo Prejeto lahko nastavite tudi, če delate v šoli, ki prejema e-pošto od staršev, tako da se lahko kateri koli učitelj nanje odzove. Vsak član, ki ima ustrezna dovoljenja, lahko zase zahteva e-poštno sporočilo ali ga dodeli drugemu članu skupine.

Google Workplace ni edini orodje za sodelovanje v kombinaciji z Gmailom, vendar je najučinkovitejši, če že imate G Suite.

To orodje lahko uporabite za označevanje določenih e-poštnih sporočil, kar vam pomaga organizirati mapo »Prejeto« in olajša iskanje starejših e-poštnih sporočil. Če prodajate izdelke, bo označevanje vseh e-poštnih sporočil s temi posebnimi izdelki pomagalo drugim, da jih najdejo.

Preden lahko začnete sodelovati v mapi Prejeto, morate nastaviti Googlovo skupino in dodati člane.

Kako ustvariti Googlovo skupino in dodati člane

Če želite začeti upravljati in dostopati do mape Prejeto v sodelovanju, morate najprej ustvariti skupino. Tako boste lahko začeli dodajati člane v svojo mapo Prejeto.

1. Prijavite se v Google Skupine.
2. Kliknite Ustvari skupino.
3. Enter info in izberite nastavitve.
4. Kliknite Ustvari skupino.

Ko nastavite svojo skupino, lahko začnete vabiti ljudi v skupino po e-pošti, jih dodate neposredno v svojo skupino ali odobrite osebe, ki so se prijavile.

Če povabilo pošljete neposredno v mapo Prejeto, da potrdite, da se želi pridružiti skupini. Če želite neposredno dodati člana v skupino, potrebujete njegov e-poštni naslov. Član bo dodal po oddaji.

Z ustvarjanjem skupine in dodajanjem članov boste lahko imeli popolnoma funkcionalno mapo za sodelovanje. Edina stvar, ki vas zadržuje, je potreba po vklopu funkcije.

Kako vklopiti funkcije sodelovanja

Če želite ustvariti mapo za sodelovanje za obstoječe člane, morate najprej omogočiti funkcije sodelovanja. Preden pa sledite spodnjim korakom, se prepričajte, da ste omogočili zgodovino pogovorov za Google Skupine.

1. Prijavite se v Google Skupine.
2. Kliknite ime skupine.
3. Kliknite Nastavitve skupine.
4. Spodaj Omogočite dodatne funkcije skupine Google > Izberite Prejeto mapo za sodelovanje.

Ko so skupne funkcije nastavljene, morate vsakemu članu dodeliti dovoljenja, da jim olajša upravljanje računa.

Kako dodeliti dovoljenja sodelujočim članom mape Prejeto

Z dodelitvijo dovoljenj članom skupine boste svoji skupini omogočili, da lahko vodi pogovore, dodeli pogovore, označite pogovore kot končane, pogovore označite kot dvojnike in pogovore označite kot dejanje potrebno.

Skupini lahko dodelite različna dovoljenja, odvisno od privzetih vlog skupine (lastniki, upravitelji, člani), vseh v organizaciji, vseh v spletu ali vlog, ustvarjenih po meri.

1. Prijavite se v Google Skupine.
2. Kliknite ime skupine.
3. Kliknite Nastavitve skupine.
4. Kliknite preklopnik na Vklopiti dovoljenja.
5. Premaknite drsnik in izberite, kateri uporabniki bodo dobili dovoljenja.

V dovoljenjih lahko ustvarite tudi izključitve, da iz nastavitev dovoljenj izključite določene člane.

Upravljanje mape »Prejeto« za sodelovanje v storitvi G Suite

Skupna mapa Prejeto vam omogoča, da skupini dodelite različne člane in jim dodelite posebna dovoljenja, da bodo lahko učinkovito upravljali vašo e-pošto.

Vsak član ekipe bo imel dostop do celotne mape »Prejeto« in lahko različnim članom dodeli različne pogovore. Zdaj, ko je bila vaša ekipa ustvarjena, morate razmisliti o tem, da bi bili vsi v računu varni.

Google v G Suite doda nove varnostne funkcije

Ta posodobitev za G Suite vključuje vse od podpore za standard BIMI v Gmailu do novih varnostnih funkcij v klepetu.

Preberite Naprej

O avtorju