5 načinov, kako zaposlenim preprečiti krajo podatkov podjetja, ko odidejo

Ko se zaposleni odloči za odhod, lahko veliko podjetij stori, da ostanejo. Čeprav je običajno, da zaposleni iščejo bolj zelene pašnike, je pomembno razumeti, da ne bo vsak zaposleni imel dobrih namenov, ko bo čas za odhod.

Pravzaprav je ena stvar, ki postaja vse pogostejša težava podjetij povsod, ukradeni podatki odpuščanja zaposlenih. Če se sprašujete, kako preprečiti krajo podatkov o zaposlenih, si oglejte nekaj stvari.

1. Poudarite soglasje s politikami nadzora in varstva podatkov

Zaščita podatkov vašega podjetja je praksa, ki bi morala biti prisotna v vseh fazah življenjskega cikla zaposlenih. Vse potrebne prakse za zaščito podjetja pa morajo vedno temeljiti na soglasju.

Preden začnejo sodelovati z vašim podjetjem, bi morali zaposleni že razumeti, kakšna so pričakovanja glede podatkov. Razumeti morajo tudi obseg nadzora, s katerim se strinjajo, da ga zaščitijo.

Sorodno: Kako varovati osebne podatke pred delodajalci

Z njihovim soglasjem lahko podjetja sprejmejo preventivne in proaktivne ukrepe za ugotavljanje kršitev podatkov.

Podjetja bi morala tudi spodbuditi ekipe, da poročajo o vprašljivem vedenju in jim dati pot to storite varno in anonimno, zlasti če gre za ekipe, katerih podatki lahko vplivajo na celoto podjetje.

2. Vzpostaviti institucionalno upravljanje znanja

Ko gre za vloge, kot je prodaja, se veliko podjetij spopada z izgubo odnosov, ko prodajalec odide. Številni prodajalci bodo poskušali svoje račune pripeljati do svojih novih podjetij, zaradi česar bo vrednost, ki jo je vaše podjetje vložilo v odnos, propadla.

Poleg tega ima kraja strategij pri načrtovanju sestankov več učinkov na podjetja.

To lahko ne samo povzroči izgubo prihodka, ampak lahko privede tudi do zmanjšane morale ekipe. V okviru kampanje medfunkcionalne skupine pogosto sodelujejo, da bi stopile v stik s strankami, zgradile igrišča, upravljale odnose in zaprle prodajo. Torej, ko podjetje zaradi kršitev podatkov izgubi stranke pred konkurenti, je za veliko ljudi razočaranje.

Sorodno: Zgradite boljše odnose s strankami s storitvijo Keap

Za zaščito vašega podjetja pred izgubo dragocene mreže strank obstajata dva dela enačbe - ustvarjanje sistema za shranjevanje institucionalnih podatkov o znanju in decentralizacijo odnosa s stranko s pomočjo avtomatizacije.

Če ugotovite, da so vaše ekipe preveč zaskrbljene, da bi dodali še en korak v svojem delovnem toku, lahko dele upravljanja podatkov prenesete v programsko opremo ali strokovnjake, ki omogočajo prodajo. Na voljo so že različna orodja, ki spremljajo razmerja in avtomatizirajo dele prodajnega cevovoda.

3. Povečajte sisteme za odkrivanje vdorov

Preden mora zaposleni odstopiti, se lahko pojavi nekaj opozorilnih znakov.

Prvič, morda so zaposleni pogosteje na LinkedInu ali brskajo po kariernih portalih drugih podjetij. Drugič, morda uporabljajo Wi-Fi podjetja za pošiljanje prošenj za zaposlitev po e-pošti.

Če sumite, da poskušajo določena podjetja piratirati vaš talent z namenom kraje vaših podatkov, nastavite obvestilo za vsako korespondenco s temi podjetji. Čeprav po teh špekulativnih poskusih ni treba takoj ukrepati, bi morale varnostne ekipe okrepiti nadzor za ogrožene zaposlene.

Ali gre za prenos sporne velikosti datoteke, pošiljanje datotek PDF prek platform za šifrirano sporočanje ali pošiljanje nenavadno velikih e-poštnih sporočil na osebne račune obstaja veliko načinov za opazovanje kraje podatkov in vohunjenja podjetij preventivno.

4. Izvedite izhodne intervjuje

Izhodni razgovori so odličen način, da preverite, ali obstajajo rdeče zastavice za zaposlene, ki odhajajo, in celo tiste, ki bodo ostali. Če spremljate, kje bo zaposleni šel naprej, boste lažje preslikali morebitne namene v primeru ukradenih podatkov.

Na primer, bolj verjetno bodo ogroženi zaposleni, ki bodo odšli na delo pri tekmecu v podobni vlogi, kot tisti, ki bodo delali v nepovezani panogi v drugačni vlogi. Če se šteje, da je zaposleni tvegan, ga je treba spremljati še nekaj tednov v službi in celo tedne zatem.

Tudi za tiste dolgoročno zaposlene se mnogi ob odstopu ne spomnijo pogojev pogodb. Te ustrezne pogodbe vključujejo sporazume o zaupnosti, konkurenčne klavzule in druge pogoje, povezane s podatki.

Med izhodnim intervjujem opozorite zaposlene na posebne pogoje, ki jih še vedno zavezujejo, tudi če ne sodelujejo več z vami.

To bi moralo vključevati namerno razširjanje informacij v lasti podjetja, pa tudi razkritje, brisanje ali vračanje podatkov, ki pripadajo podjetju. To je odličen način za odvračanje tistih, ki bi radi ukradli podatke, in je opomnik vsem, ki so preprosto pozabili na pogoje zaposlitve.

5. Izvenkrmni postopki

Po izhodnih razgovorih je naslednji korak varovanje podatkov med izkrcanjem. Poleg očitne zahteve po vrnitvi naprav podjetja in preklicu upravnega dostopa bi morale varnostne skupine opraviti tudi rutinski razgovor o praksah shranjevanja podatkov.

Intervjuji po odstopu morajo vključevati vprašanja o njihovih praksah varovanja osebnih podatkov. Delo na primer z javnim omrežjem Wi-Fi med delom z datotekami podjetja, spraševanje, ali imajo doma kakšne preostale tiskane kopije podatkov, ali so svoje naprave posodili prijateljem ali družinskim članom.

Čeprav ni dobro domnevati, da bo vsak zaposleni, ki odhaja, nameraval ukrasti vaše podatke, lahko z gotovostjo domnevamo, da bodo mnogi zaradi tega ohlapni. Čeprav so ta dejanja nenamerna, jih lahko še vedno pripišemo zaposlenemu, ki odhaja, in po nepotrebnem ogrozijo podatke o vašem podjetju.

Preprečite kršitve podatkov z zaposlenimi, ki odhajajo

Poučevanje dobrih varnostnih praks je naložba, ki jo je vredno narediti za vsako podjetje. Tudi če zaposleni ostane pri vas le nekaj mesecev, lahko politike in postopki za upravljanje podatkov v tem času preprečijo številne možne težave.

Čeprav je od začetka nemogoče vedeti, kateri zaposleni so vredni zaupanja, se je veliko bolje izogniti igram na srečo. Kljub temu, da jih konkurenti ne mikajo ali načrtujejo krajo podatkov podjetja, še vedno obstajajo načini, da bi šlo narobe. Nekateri zaposleni, ki izstopajo, so lahko preprosto leni in povzročijo kršitev podatkov.

Ne glede na to, ali gre za zlonamerne naklepe ali čisto nevednost, si je vredno prizadevati za zaščito podatkov podjetja. Zaposleni imajo vso pravico preiti na nova podjetja in v bolj primerne vloge. Vendar pa podatki vašega podjetja niso nujno povezani z njimi.

Uporaba lastne naprave za delo? Tukaj je navodilo za zaščito poslovnih in zasebnih podatkov

Tako lahko ustvarite močne pravilnike Bring Your Own Device (BYOD), da bodo podatki varni.

Preberite Naprej

O avtorju