Kako razporediti sestanke in naloge s programom Calendly

Razporejanje sestankov je lahko težaven postopek. Morda boste morali porabiti preveč časa in energije za komunikacijo naprej in nazaj, da boste našli primeren čas za sestanek.

Na srečo intuitivno digitalno orodje nadomešča ta neučinkovit postopek načrtovanja s preprosto, časovno občutljivo metodo. To orodje se imenuje Calendly.

V tem članku vas bomo vodili skozi Calendly, kako deluje in kako ga kar najbolje izkoristiti.

Kako deluje Calendly?

Če ste seznanjeni s tem, kako razporediti sestanek v Microsoft Outlooku, Calendly deluje približno enako. Calendly poleg Outlooka deluje tudi z Google Koledarjem in Apple iCloud Calendar.

Ko sinhronizirate osebni in delovni koledar, lahko ustvarite vrste dogodkov. Na primer, morda imate vrsto »15-minutnega sestanka« in »30-minutni sestanek«.

Od tam lahko strankam, sodelavcem ali prijateljem pošljete povezavo za rezervacijo. Ti ljudje lahko izberejo eno od vrst dogodkov, ki ste jih prej ustvarili, in nato z vami izberejo čas. Ne skrbite - ne bodo imeli dostopa do dogodkov v vašem koledarju.

To je hiter pregled, kako deluje Calendly. Zdaj pa pojdimo v podrobnosti.

Kako dodati koledarje v Calendly

Pred nastavitvijo vrst dogodkov se prepričajte, da so vaši koledarji sinhronizirani.

Ko ustvarite svoj profil, kliknite račun poleg vaše slike profila v zgornjem desnem kotu spletnega mesta Calendly. V spustnem meniju izberite Koledarske povezave.

Na strani Koledarske povezave preprosto kliknite + Dodaj račun koledarja in potem Povežite se poleg vrste koledarja, ki ga želite dodati. Na žalost vam brezplačni paket omogoča sinhronizacijo samo enega koledarja.

Preverite tudi razdelek o konfiguraciji. Tu lahko nastavite, katere koledarje bo Calendly preverjal, da se izogne ​​konfliktu dogodkov. Tudi pod Konfiguracija, lahko izberete, v katerem od koledarjev bodo prikazani novi dogodki.

Kako ustvariti vrste dogodkov v Calendlyju

To vam zdaj omogoča ustvarjanje novih vrst dogodkov, ki jih lahko ljudje rezervirajo. Za začetek izberite katero koli + Nova vrsta dogodka ali + Ustvari>Vrsta dogodka na vaši domači strani Calendly.

Videli boste dve možnosti za vrste sestankov: Ena na ena in Skupina. Ker bo Calendly verjetno uporabljal za individualne sestanke, bomo s tem nadaljevali tukaj. Izberite Ustvari zraven Ena na ena.

Nato morate navesti naslednje podrobnosti: ime, opis, barvo in določen URL dogodka.

Pri izbiri kraja sestanka lahko izberete povezavo Zoom ali Google Meet, telefonski klic ali zahtevate dogodek do določenega kraja.

Dodate lahko toliko lokacij, kolikor jih potrebujete. Če izberete telefonski klic, lahko izberete, ali boste vi ali udeleženec začeli klic. Ko končate te korake, kliknite Naslednji.

Na tej strani lahko načrtujete izpolnjevanje pričakovanj, na primer koliko vnaprej lahko udeleženci rezervirajo mesto, trajanje sestanka, koliko časa ste na voljo in kateri koli čas medpomnilnika je potreben pred sestankom ali po njem za pot na delo ali zavijanje stvari gor.

Če morate določiti, koliko te posebne vrste dogodka je mogoče rezervirati na dan, lahko to storite pod Dodatna pravila za razdelek o razpoložljivosti.

Ko končno izberete Naprej, preverite, ali je vaš dogodek nastavljen na Vklopljeno, in pripravljeni ste za delovanje.

Lahko spremenite več nastavitev dogodka, na primer vprašanje, na katerega mora povabljeni odgovoriti pri rezervaciji sestanka, kako bo obveščen, kaj se bo pojavilo na strani s potrditvijo rezervacije ali podrobnosti o plačilu (samo funkcija Calendly Pro), preden se vrnete na svoj račun domača stran.

Sorodno: Načini, kako Google Koledar narediti za namizni koledar Windows

Povezavo Calendly lahko delite na dva načina. Prvi način je, da delite svoj URL Calendly, ki se prikaže pod vašo sliko profila in imenom na domači strani, kjer lahko udeleženci rezervirajo katero koli vrsto dogodka z vami.

Ko bodo kliknili vašo povezavo, bo udeležence preusmeril na podobno stran kot zgoraj. Ljudje bodo lahko sami izbrali, kakšen dogodek želijo, in svoj razpoložljiv čas.

Druga možnost je, da s sodelujočim delite povezavo do samo ene vrste dogodka. Če želite to narediti, kopirajte povezavo ali izberite Deliti za določeno vrsto dogodka na vaši domači strani Calendly.

Ne glede na to, katero možnost izberete, lahko povezavo Calendly kopirate in prilepite v e-poštno sporočilo, besedilno sporočilo ali spletno mesto (pod Deliti ) in jo delite z ljudmi, da bodo lahko sestali sestanek z vami.

Kako rezervirati dogodek s Calendly

Zgoraj je videti stran določene vrste dogodka za vaše udeležence. Zatemnjeni dnevi so bodisi preteklega datuma bodisi ko niste na voljo.

Oseba bo lahko videla vašo razpoložljivost, tako da izbere modro označen dan in izbere čas. Ko potrdijo čas, bo Calendly pozval osebo, naj vnese svoje podatke (ime, e-pošta, lokacija itd.).

Po tem bo udeleženec prejel e-poštno sporočilo s povabilom na koledar, dogodek pa bo prikazan tako na njihovem kot na vašem koledarju.

Sorodno: Orodja za sinhronizacijo Microsoft Outlooka z Google Koledarjem

S programom Calendly je enostavno učinkoviteje razporejati sestanke. Potrebno je le učenje osnovnega procesa.

Calendly je brezplačen, vendar obstajajo druge možnosti naročnine, ki omogočajo več vrst dogodkov, povezovanje z več koledarji, obdelavo plačil gostov in še več. Lahko se odjavite Cene Calendy tukaj.

Bi morali uporabljati Calendly?

Torej se morda sprašujete, ali uporabljati Calendly ali ne. No, če nenehno naletite na razporejanje kinkov, potem zagotovo. Ko postavite vrste dogodkov, vam lahko Calendly prihrani nešteto ur nadležnega razporejanja naprej in nazaj.

Če pa sestankov ne načrtujete pogosto, lahko Calendly ovira vašo produktivnost. Poleg tega nastavitev vrst dogodkov Calendly ni najboljša izraba vašega časa, kadar redko načrtujete sestanke.

Kljub temu je Calendly le eno izmed orodij za digitalno razporejanje na trgu. Če Calendly ne ustreza vašim potrebam, lahko razmislite o drugih možnostih.

6 najboljših orodij in aplikacij za razporejanje sestankov

Aplikacija za razporejanje olajša organizacijo sestankov. Tu so najboljši načrtovalci sestankov, s katerimi se lahko odločite, kdaj se srečati.

Preberite Naprej

O avtorju