Si želite ogledati zgodovino vseh sprememb vašega dokumenta? Z zgodovino različic Google Docs lahko pregledate prejšnje različice katerega koli dokumenta.
Strah je resničen, ko gledate različico svojih Google Docs, ki je bila prej popolna, zdaj pa je videti grozno. Ko celotna ekipa dela na istem dokumentu, se prepričajte, da natančno veste, kdo ureja in kdaj so bili opravljeni. Zgodovina različic Google Doc vas lahko z le nekaj kliki popelje nazaj v vse revizije.
Naučimo se, kako deluje.
Kako dostopati do vaše zgodovine različic
Do zgodovine različic dokumenta v Google Dokumentih lahko dostopate na dva načina.
Uporabite meni Datoteka
- Kliknite na mapa > Zgodovina različic.
- Videli boste dve možnosti: Poimenujte trenutno različico, ki ga bomo obravnavali kasneje, in Oglejte si zgodovino različic. Kliknite na Oglejte si zgodovino različic. Podokno na desni je časovna premica sprememb dokumenta.
Drugi način, kako dostopati do tega razdelka, je nekoliko hitrejši, saj obstaja povezava, ki prikazuje čas od zadnjega urejanja. Preusmeril vas bo v zgodovino različic, vendar boste to povezavo videli le, če ste v dokumentu dejansko spremenili.
- Kliknite na Odpri povezavo do zgodovine različic.
Ta način dostopa do zgodovine različic vas ne bo pozval k nadomestni možnosti za poimenovanje vaše trenutne različice. Ko ste preusmerjeni v zgodovino različic, lahko še vedno preimenujete katero koli različico dokumenta.
Pregled zgodovine različic
Ko dostopate do zgodovine različic, vam lahko pride veliko podatkov, še posebej, če ste sodelovanje z Google Dokumenti.
Če še niste upoštevali Google Docs za poslovne dokumente, si bo ta hitri vodnik premislil. Naučite se vsega, kar morate vedeti.
Datum v zgornjem levem kotu zaslona vas bo obvestil, kdaj je bil zadnji dokument urejen. Če svoje različice preimenujete, bo to ime prikazano namesto datuma in ure. Pod datumom je možnost tiskanja dokumenta ali shranjevanje v računalnik in možnost povečave dokumenta.
Na desni strani boste v glavnem oknu dokumenta opazili skupno število opravljenih sprememb. Ta številka je značilna za različico, ki jo trenutno prikazujete.
Kliknite dve puščici, da se pomikate med posameznimi popravki, da dobite boljšo predstavo o spremembah te različice.
Na desni je stranska vrstica, ki vključuje dodatne informacije o vseh shranjenih različicah vašega dokumenta.
Lahko je natančno videti, kdo v vaši ekipi je naredil spremembe in kdaj je to storil z drugo obkroženo barvo ob svojem imenu. Ta barva bo ustrezala spremembam, ki jih vidite na glavnem zaslonu dokumenta.
Tako lahko zlahka prepoznate, kdo iz vaše ekipe je naredil posebne spremembe dokumenta. Opazili boste, da je ob vsaki shranjeni različici dokumenta puščica, ki kaže na datum in uro.
Kliknite puščico in dodatne podrobnosti vam bodo pomagale izbrati, kaj obnoviti. Lahko vključite nekatere spremembe, narejene tistega dne, druge pa izključite.
Za več možnosti, kot so tiste, ki jih vidite spodaj, kliknite tri pike poleg datuma in ure. Na vrhu stranske vrstice je celo stikalo, kjer lahko prikažete samo poimenovane različice.
Pokrili bomo, zakaj je to lahko koristno, in najboljše postopke za poimenovanje različic dokumentov.
Obnovi prejšnje različice
Ko ste v razdelku Zgodovina različic, boste imeli možnost, da se vrnete na starejše različice dokumentov, preden so bile izvedene nekatere spremembe.
Pojdite na eno starejših različic dokumenta in takoj boste videli velik modri gumb, ki se prikaže na vrhu zaslona Obnovite to različico.
Kliknite na Obnovite to različico in potrdite, ali želite obnoviti to različico dokumenta.
Google Doc ste samodejno posodobljeni, da odraža starejšo različico. Na vrhu zaslona je celo majhno pojavno okno, ki vas obvesti, katero različico vidite.
Vsaka starejša različica bo imela še več skritih različic, ki si jih lahko ogledate tako, da s puščico na levi strani datuma in ure razširite razdelek. Te različice bodo imele vsako posamezno urejanje, ki je bilo izvedeno na ta dan, prav tako pa lahko obnovite katero koli od teh različic.
Lahko celo shranite prejšnjo različico, vendar še vedno izbrišite eno od strani če želite prepisati nekaj gradiva, ne pa vsega.
Najboljše prakse za shranjevanje različice dokumenta
Med postopkom pisanja in urejanja, še posebej, če imate več članov ekipe, boste želeli uporabljati pametne postopke varčevanja. To bo olajšalo pregledovanje starejših različic, če obstajajo morebitne težave.
Če želite preimenovati svoje različice, kliknite mapa > Zgodovina različic > Poimenujte trenutno različico. Pojavno okno vas bo pozvalo, da poiščete ime za svojo trenutno različico.
Ime naj bo nekaj preprostega, kar opisuje, kaj je bilo tistega dne storjeno v dokumentu. Če je bil osnutek narejen prvič, lahko to različico preimenujete v Prvi osnutek.
Če je urejevalnik opravil popravke, lahko to različico poimenujete urejevalnik. Enak postopek lahko sledimo pri izvajanju povratnih informacij in končnega osnutka.
Tako se boste veliko lažje vrnili skozi urejanja in razumeli, katere faze so bile opravljene in kdaj so bile končane.
Preklop lahko uporabite tudi na desni strani, da prikažete samo različice, ki so bile poimenovane, da je še bolj jasno.
Lažje urejanje in popravljanje v Google Dokumentih
Poimenujte različne različice dokumenta na vsaki stopnji pisanja. Tako se boste lažje vrnili na starejše različice, če bo prišlo do težave.
Zgodovina različic prikazuje, kateri člani ekipe kaj spreminjajo. Ti koraki se seštevajo, da boste lažje dobili popolno različico članka, ko jo potrebujete.
Google Dokumenti imajo svoje pomanjkljivosti. Če potrebujete različne funkcije, si oglejte te odlične alternative za Google Dokumente.
- Internet
- Produktivnost
- Google Dokumenti
- Orodja za sodelovanje
- Google Drive
Raul je poznavalec vsebin, ki dobro ceni članke, ki se dobro starajo. Že 4 leta dela v digitalnem marketingu, v prostem času pa dela na Camping Helper.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, preglede, brezplačne e-knjige in ekskluzivne ponudbe!
Še en korak…!
Potrdite svoj e-poštni naslov v e-poštnem sporočilu, ki smo vam ga pravkar poslali.