Prvi korak GTD je, da si iz glave iztisnete vse "stvari". Eden od načinov za to je zapisovanje vsega na kartice 3x5, najboljši digitalni ekvivalent kartic 3x5 pa je tehnika Kanban.
Sprehodimo se po stopnicah GTD in poglejmo, kako dobro se družijo s Kanbanom.
Zberi svoje misli
Če ste kot večina ljudi, imate verjetno v glavi 100 različnih nalog, projektov, idej in drugih stvari (kot temu reče GTD). Začnimo z ustvarjanjem mape »Prejeto«, da bomo vse to razložili.
Uporabili bomo Trello ker je najbolj priljubljeno orodje Kanban in ponuja velikodušno brezplačno stopnjo. Poleg tega ima Trello odlične bližnjice na tipkovnici in dobro organiziran uporabniški vmesnik. Zaradi tega je eden najhitrejših in najlažjih programov za delo.
Pri možganskih viharjih je bistvenega pomena, da se vaše misli razberejo brez veliko dodatnih korakov. Še vedno pa lahko poskusite alternativa Trellu če ti je všeč.
Tako kot ideja Trella, ne pa tudi samega Trella? Te alternativne aplikacije Kanban se integrirajo s koledarji, e-pošto, Slackom in drugimi.
Začnite tako, da ustvarite novo ploščo in jo pokličete »GTD«.
Nato bomo dodali Prejeto seznam za raztovarjanje vseh naših stvari.
Zdaj si vzemite nekaj minut in ustvarite kartico za vsako misel in idejo, ki jo imate v sebi. Začnite s klikom na Dodajte kartico. Nato vnesite svojo prvo nalogo ali idejo, kakršna koli že je, in jo zadejte Enter.
Ta postopek ponavljajte, dokler si ne omislite ničesar drugega.
Nastavite sezname, da se ujemajo s sistemom GTD
Naslednji korak je ugotoviti, ali lahko vsak element v naši mapi Prejeto deluje. Se pravi, ali lahko kaj storite glede tega ali ne?
Najprej ustvarimo dva seznama elementov, ki jih je mogoče izvesti. Če je kaj mogoče, se odločite, ali bo trajalo manj kot dve minuti ali ne. Če je tako, se čim prej lotite tega.
V nasprotnem primeru ga boste morali razčleniti v naslednjem koraku. Dva seznama, ki jih boste potrebovali za to, sta "Projekti" in "To-do Today".
Kliknite Dodajte še en seznam, nato ustvarite dva seznama, tako kot pri dodajanju kartic v mapo Prejeto.
Če element ni izvedljiv, lahko odide na nekaj različnih krajev. Najprej vprašajte "Ali je to pomembno?" Če niste navdušeni nad nečim, ga lahko izbrišete in pozabite.
Nato vprašajte, ali je to nekaj, s čimer bi se nekega dne radi izognili, vendar še ne povsem. Mogoče so to daleč sanje. Ali pa bi lahko šlo za nekaj, kar bo mogoče v določeni točki v prihodnosti. Za takšne primere ustvarite seznam z naslovom "Nekega dne / mogoče."
Če je postavka pomembna, vendar je informativne narave, namesto da bi jo lahko izvedli, naj bo na seznamu "Reference". Kanban je bolj primeren za predmete, ki jih je mogoče uporabiti. Torej bi moral biti referenčni seznam začasna postaja za informacije, dokler jih ne premaknete na boljše mesto, kot je lahka spletna aplikacija za beležke.
Seznami za dodajanje, če delate s skupino
Ko ugotovite, da kartica deluje, morda še vedno ne boste mogli ukrepati. Morda zato, ker čakate, da nekdo dokonča nekaj drugega, preden lahko začnete. Ali pa bi morda kdo drug moral delati na tem projektu.
Za prvi scenarij ustvarite seznam "Odloženo". Lahko določite datum zapadlosti, da dobite opomnik o tem, kdaj je treba zaključiti projekt blokiranja. Kartico odprite s klikom nanjo in izberite Rok za dostop do koledarja.
Za drugi primer ustvarite seznam z imenom »Delegirano«. Ko premaknete kartico na ta seznam, lahko na kartico dodate druge člane. Nekdo je moral člane povabiti k dostopu do sveta.
Odprite kartico in izberite Člani. Nato poiščite člana, s katerim želite deliti odgovornosti.
Najprej razvrsti, nato razmisli o svojih projektih
Zdaj je čas, da dejansko preberete mapo »Prejeto« in elemente povlečete na ustrezne sezname. Začnite z vrha seznama in se spustite navzdol. Za vsak element upoštevajte kategorije, ki ste jih ustvarili, in kam spada.
Ko razvrstite vse elemente, boste želeli analizirati svoje projekte. Oglejte si vsakega in pomislite na zapletenost. Če gre za preprost projekt, lahko na kartico dodate kontrolni seznam. Kartico odprite s klikom nanjo. Nato kliknite Kontrolni seznam in začnite dodajati svoje predmete, tako kot ste dodali kartice.
Za večje projekte lahko ustvarite novo tablo za upravljanje tega projekta. Nato lahko kartico premaknete na novo ploščo. Če želite to narediti, miškin kazalec premaknite nad kartico, ki jo želite premakniti, in kliknite ikono svinčnika. Nato kliknite Premakni sein v spustnem meniju izberite ploščo, na katero jo želite premakniti.
Druga možnost za velike projekte vključuje tudi oblikovanje kontrolnega seznama. To je dobra pot, če imate idejo, kaj želite narediti s svojim projektom, vendar niste pripravljeni vložiti veliko dela v to.
Okvirni seznam elementov na kontrolnem seznamu lahko ustvarite kot rezervirano mesto. Pomislite na to kot na ideje o idejah za vaš nabiralnik, to so samo potencialni podprojekti. Ko ste pripravljeni, lahko svojo kartico premaknete na drugo ploščo. Vsak element na kontrolnem seznamu lahko spremenite v novo kartico.
Nadaljujte s sistemom
Začeti z GTD je enostavno; to lahko storite v uri ali dveh. Toda sistem morate vzdrževati, sicer vam ne bo uspel. Enkrat ali dvakrat na teden se prijavite na tablo GTD Trello. Svoje nove misli zavrzite v mapo »Prejeto« in ponovno ocenite elemente na vsakem seznamu. Ugotovite, ali so še vedno na pravem mestu ali ne.
Ko končate projekte, imate dve možnosti. Kartico lahko izbrišete, če o njej ne želite več vedeti. Če pa želite zapis svojih preteklih projektov, lahko ustvarite seznam »Končano« in tja premaknete končane projekte.
Ta sistem vam lahko pomaga tudi pri načrtovanju tedna. Dodate lahko še en seznam, imenovan "Naprej naprej". Ta seznam je namenjen projektom, pri katerih nameravate delati v naslednjih dneh ali v prihodnjem tednu. Če preverite tablo Trello v nedeljo zvečer ali v ponedeljek zjutraj, lahko takrat načrtujete svoje delo za teden.
Naj bo ta sistem vaš. GTD vam ni treba slediti do konca, če vam ne ustreza. Lahko ga premešate in preizkusite različne metode. Najpomembneje je, da nadaljujete! Če želite, nastavite opomnik koledarja, saj bo sistem deloval le, če boste še naprej delali s sistemom.
Tukaj je opisano, kako uporabiti japonsko tehniko vodenja projektov Kanbana za optimizacijo delovnega poteka v skupini ali samostojno.
- Produktivnost
- Orodja za sodelovanje
- GTD
- Upravljanje nalog
- Trello
- Nasveti za produktivnost
Lee je nomad s polnim delovnim časom in polimat z veliko strastmi in interesi. Nekatere od teh strasti se vrtijo okoli produktivnosti, osebnega razvoja in pisanja.
Naročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, preglede, brezplačne e-knjige in ekskluzivne ponudbe!
Še en korak…!
Potrdite svoj e-poštni naslov v e-poštnem sporočilu, ki smo vam ga pravkar poslali.