Kako določiti prednostne naloge s sistemom produktivnosti Eisenhower Matrix

Oglas

Aplikacije programov s seznami opravkov so v teh dneh ves bes. Znanost je to dokazala seznami resnično spodbujajo produktivnost, poleg tega pa lahko povečate produktivnost z uporabo trikov, kot so objavljanje seznama opravil. Nekateri celo uporabljajo svoje e-poštni nabiralniki kot seznami opravil.

Kaj pa če ste preizkusili vse to in nič od tega ne deluje?

Srečno za vas, alternativne metode produktivnosti 5 novih tehnik produktivnosti, ki jih verjetno niste slišaliČe še vedno iščete najboljši način za povečanje svoje produktivnosti, poskusite s katero od teh boljših možnosti za Pomodoro in GTD. Ko ne najdete »dovolj dobre« rešitve, ne pozabite nehati iskati. Preberi več obstajajo. In če se vam zdi, da so navadni seznami opravil preveč moteči ali preobsežni, priporočamo, da preizkusite staro, a učinkovito tehniko, imenovano Eisenhowerjeva matrica.

Kaj je Eisenhowerjeva matrica?

Eisenhower Matrix je 2 × 2 mreža škatel. Zgornja vrstica je za naloge, ki so »Pomembne«, spodnja pa za naloge, ki niso »Pomembne«. Ob istem času, levi stolpec je za opravila, ki so "Nujna", desna vrstica pa za naloge, ki niso "Nujne." Tukaj je opisano kot:

Izraza Pomembno in Nujno sta za večino ljudi sinonimna, zato si vzemimo trenutek, da določimo razliko med njimi:

• Pomembno - Naloge, ki prispevajo k vašim dolgoročnim ciljem in vrednotam, bodisi osebne, poklicne itd. Pomembno je vse ustreznost. Eden od načinov, kako se odločiti, ali je naloga pomembna, se je vprašati: "Ali lahko še vedno dosežem svoje cilje in ostanem zvest svojim vrednotam, če preskočim to nalogo?"
• Nujno - Naloge, ki jih je treba rešiti do konca dneva. Če ima vaš urnik več prostega časa, boste morda raje do konca tedna. Kakor koli že, nujnost je vse čas. Eden od načinov za odločitev, ali je naloga nujna, je, da se vprašate: "Kdaj je rok za to nalogo?"

Preden se lahko odločite, ali je naloga pomembna ali ne, morate poznati lastne cilje in vrednote. Za marsikoga je napredovanje v karieri dolgoročen cilj, zato so pomembne naloge, ki so neposredno povezane s tem. Ali če najbolj cenite družino, je morda pravočasno priti domov.

Toda kako je lahko naloga nujna, vendar še ni pomembna? Ne pozabite, da je nujnost samo končno. Pomislite na rok. Recimo, da je danes mednarodni dan kave, vaša lokalna kavarna pa daje brezplačne kave. Če tega danes ne izkoristite, je priložnost izgubljena, vendar brezplačna kava nima pomena za vaše dolgoročne cilje ali vrednote. To je nujno, vendar ni pomembno.

S temi definicijami je lažje opisati vrste nalog, ki spadajo v vsako od štirih polj. O matriki si lahko celo mislimo na ta način:

Zakaj uporabljati Eisenhowerjevo matrico?

Eisenhowerjeva matrica je preprosto pot dajte prednost svojim nalogam.

Seznami opravil so odlični pri sledenju kaj morate to storiti, vendar tega ni vedno enostavno določiti ki naloge imajo večjo prednost. Osebno nisem nikoli uporabljal funkcije "Prioriteta" v nobeni aplikaciji seznama opravil, ker vedno na koncu označim vse kot "Visoka prioriteta" - in ko je vse veliko prednostno, ni nič.

Ko poleg tega pogledate seznam opravkov in vidite 30 nabranih opravil, kako se odločite, katere naloge se lotiti? "Začnite z najlažjim," pravijo nekateri. "Ne, začnite s najtežjim," pravijo drugi. Toda kaj je enostavno in kaj težko? Nikoli ni črno-belo. Pogosto sem zapravil 10, 15 ali celo 30 minut, da bi samo izbral svojo nalogo!

Zato Eisenhowerjeva matrica sveti. Za razliko od posameznega seznama opravil je matrika samovšečna. To vam pove ki nalogo za reševanje naslednjega. Zmanjšuje kognitivno obremenitev, ker resnično pomenita samo polja Now in Kasneje. In če ste kdaj skrhani za čas, vam pomaga videti, katere naloge lahko preskočite.

Poleg tega ima matrica še dve manjši prednosti. Najprej vas prisili, da ste bolj pozorni na vsako nalogo. Namesto, da vse vržete v en velik zmešan kupček opravkov, se aktivno odločite, ali so opravila vredna vašega časa vnaprej, tako da bo vaš dejanski seznam opravkov tesen. Drugič, nenehno vas spominja na vaše cilje in vrednote.

Edina težava je, da je Eisenhower Matrix na začetku lahko malce težaven. Zlasti se novi uporabniki navadijo na polja Delegate in Trivial. Tam je krivuljo učenja, zato pojdimo skozi praktični primer, kako postaviti matrico, organizirati naloge in se prebiti skozi en dan.

Kako uporabljati Eisenhowerjevo matrico

Čeprav je Eisenhowerjeva matrica konceptualno kvadrat štirih polj, ji lahko praktično pristopite kot štirje ločeni seznami opravil: seznam Now, seznam delegatov, poznejši seznam in trivialni seznam. Dva seznama nujnosti sta pred seznami, ki niso nujni.

Ugotavljam, da je Trello za to super. Nastavite tablo za vsako sfero svojega življenja (npr. Osebno, poklicno, cerkveno, hobijsko) in v te štiri sezname postavite vsakega od skupin. Če pa se vam ne da veliko dogajati, lahko za vse naloge uporabite eno tablo. Odvisno je od tebe. Vam ni všeč Trello? Razmislite ta alternativna Kanban orodja Zbogom, Trello! 5 nadomestnih brezplačnih orodij Kanban BoardTrello je neverjetna aplikacija za vodenje projektov in organiziranje vaših nalog. Obstajajo pa tudi druge aplikacije kanban, ki bi lahko bile idealne za vaše naloge. Pogovorimo se o najboljših alternativah Trello. Preberi več .

Ko so vaši seznami pripravljeni, lahko začnete dodajati naloge:

Recimo, da ste tradicionalni pisarniški delavec, ki želi s pomočjo matrike Eisenhower postati bolj produktiven pri delu. To bo scenarij, ki bo vodil preostanek tega primera, vendar bi bilo treba te koncepte enostavno uporabiti drugače.

Kaj je danes na vašem krožniku? Prva stvar, ki pride na misel: e-pošta. Ustvarimo nalogo za doseganje ničelne pošte, kar je nujno (e-pošto je treba izprazniti vsak dan) in pomembno (tukaj govorimo o delovnih mestih):

Danes je v pisarni Pretzel dan in si brez dela privoščite brezplačno kretnino. To je morda nujno, vendar ni pomembno:

Šef vas opozarja, da mora poročilo o dokumentaciji za zadnji projekt vaše ekipe predložiti do 16. ure, kar je nujno in pomembno:

Prav tako vas opominja, da mora biti prošnja za proračun vašega naslednjega projekta do konca dne v petek. To je pomembno, ni pa nujno:

Vodja pisarne pride do vas in pravi, da je zaloge papirja in črnila zmanjkovalo. Naročiti morate čim prej - vendar to nima veliko opravka z vašimi poklicnimi cilji ali vrednotami:

Zgodnje poletje je (v tem scenariju) in pisarna se preveč zmoči z mokro sezono. Vsaka produktivnost bi se dvignila z dobrim razvlaževalcem zraka, da ne omenjam vseh druge prednosti zmanjšanja vlažnosti 4 Zdravstvene koristi spremljanja temperature in vlažnosti domaSte vedeli, da uporaba pametnih izdelkov za zdravje obstaja za zdravje? Tako je. En ali dva pametna nakupa bi lahko drastično izboljšala vašo kakovost življenja doma. Preberi več .

Zapišete si to, vendar to ni nujno niti pomembno:

Na in naprej gre. Srečanja se končajo, načrtovati je treba, si zapomnite stvari, ki jih želite početi itd. Sčasoma se bo vaša matrika (tj. Seznami) napolnila, najboljši del pa je, da je manj zastrašujoč kot en glavni seznam nalog:

Kadar koli ste prosti za drugo opravilo, preprosto začnite na levi in ​​se premaknite desno. Preden se lotite nenehnih seznamov, se morate lotiti vsega na seznamih Now in Delegate.

Če ti lahko delegat, se najprej lotite seznama delegatov in naložite čim več teh nalog. Nato pojdite skozi seznam Zdaj. Ko se prebijete na seznam Now, se vam zdi dan uspešen. Zdaj se lahko seznanite s seznama Kasneje ali končate dan zgodaj.

Če ti ne more delegat, začnite s seznamom Now. Če pridete po seznamu Now in imate več časa, imate na izbiro: obravnavo seznama delegatov obravnavajte kot seznam Now, uveljavite se na seznamu Kasneje ali končajte dan zgodaj. V praksi boste verjetno želeli izmenjati naloge Delegate in Kasnejše.

Na koncu dneva pojdite na seznam delegatov in odložite vsa opravila, katerih roki so že pretečeni. Ohranite tiste, ki jih še lahko storite. Shranite jih za jutri.

Na začetku naslednjega dne pojdite na seznam Kasneje in se odločite, katere naloge so zdaj nujne. Prestavite jih na seznam Zdaj. Naredite enako za seznam Trivial, razen da te naloge prestavite na seznam Delegate. Dodajte nove naloge, ki se pojavljajo čez dan. Izperite in ponovite.

Ko seznami opravil ne delujejo za vas

Upoštevajte, da lahko spremenite Eisenhower matrico, kolikor želite. Na primer, namesto da bi ga uporabljali za vodenje cel dan, lahko razvrstite svoj e-poštni naslov s svojo matrico Tu je najbolj odločljiva rešitev za razvrščanje po e-pošti, ki jo boste kdaj potrebovaliEna preprosta rešitev za razvrščanje bo zagotovila, da ste vedno na vrhu svojih e-poštnih sporočil. Za upravljanje mape »Prejeto« potrebujete samo štiri nalepke ali mape in zmanjšujete stres v e-pošti. Preberi več . Celoten koncept nujnosti / pomena se lahko izkaže za uporabnega v vseh vrstah primerov, razen dela in e-pošte.

Veliko ljudi je z Eisenhowerjevo matriko našlo velik uspeh. Toda če ste dosegli to točko in ne mislite, da bo pomagalo, je to v redu. Nadaljujte z iskanjem metode, ki deluje za vas. Ko je vse povedano in storjeno, edina tehnika produktivnosti, ki je pomembna Najboljše orodje za produktivnost je tisto, ki ga dejansko uporabljateV svetu, ki lovi produktivnost, vsaka nova in sijoča ​​aplikacija za produktivnost obljublja nekaj novega. Toda ali kaj izgubimo, ko menjamo svoje aplikacije za produktivnost prepogosto? Preberi več je tisti, ki ga dejansko uporabljate.

Se vam zdi Eisenhowerjeva matrica v pomoč? Če ne, kakšno tehniko produktivnosti uporabljate, da ostanete organizirani in napredujete? Delite z nami v spodnjih komentarjih!

Kreditna slika: Amy Bull prek Shutterstock.com