Umetnost opravičila: kako reči žal z e-pošto (in to pomeni)

Oglas

Vsi se včasih zajebavajo. Poskusite kot morda, nihče ni popoln. Ko naredite napako, ki škodi nekomu drugemu, je primerno, da se opravičite.

Čeprav se boste morali pogosto osebno opravičiti, boste morda včasih želeli ali morali reči, da vam je žal po e-pošti. Ogledali si bomo, kako se v e-poštnem sporočilu profesionalno opravičiti, da vam bomo pomagali kar najbolje izkoristiti to situacijo.

Tri sestavine ustreznega opravičila

Medtem ko ni univerzalnega vzorca, splošno sprejeti standard za opravičila vključuje tri dele:

1. Priznanje da si naredil kaj narobe.
2. Občutek obžalovanja za svoja dejanja in bitje empatična da bi razumeli, kako škodijo drugi osebi.
3. Restitucija, kjer popravite situacijo.

Vsakega od teh treh elementov si bomo ogledali, kako v e-poštnem sporočilu izgovarjati.

Odpiranje svojega opravičila

Preden začnete izdelovati dejansko opravičilo, morate nagovoriti osebo, ki ji pišete. To se bo močno razlikovalo odvisno od vašega odnosa do osebe.

Predpostavimo, da ste storili napako v poklicni situaciji, zato morate svojemu šefu poslati opravičilo. Kot primer bomo rekli, da niste uspeli pravočasno opraviti kritične naloge, ki je projekt zavlekla za vse ostale.

V tem primeru bi bil primeren pozdrav "Spoštovani [Ime]". Če bi se opravičevali prijatelju, bi bilo bolj primerno "Hi [Name]" ali "Hello [Name]".

Ne pozabite tudi na zadevno vrstico e-pošte. Ko nekoga zmotite, morda ne bo vesel, da bo od vas prispelo e-poštno sporočilo. Če v zadevo vnesete nekaj, kot je "Prosim, sprejmite moje opravičilo" ali "Iskreno mi je žal", je dober način, da od začetka razjasnite, za kaj je vaše sporočilo. Ne poskušaj bodite pametni z akronimi e-poštnih sporočil 15 Akronimi e-poštnih sporočil, ki bi jih morali uporabiti za ulovljive vrstice predmetovFYI, jaz sem OOO do EOD. BTW, PRB ta večer z Y / N. Če nimate pojma, kaj pomeni kateri od teh kratic elektronske pošte, jih preglejmo in kako jih lahko uporabite. Preberi več .

Potrditev vaše napake

Zdaj, ko ste zaključili otvoritev, je čas za prvi ključni del opravičila. Tukaj morate jasno prepoznati težavo, ki se je zgodila. Vsem, kar ste storili; ne poskušajte preusmeriti krivde na nekoga drugega ali opravičevati za to, kar se je zgodilo.

Tu je primer kaj ne storiti:

Čeprav vem, da sem zamudil pomemben rok, v resnici nisem kriv. S Paulom sem sodeloval pri tem projektu in on je zapravil preveč mojega časa, ker mi je postavil kup nepovezanih vprašanj. Tudi moj računalnik je ves teden zamrzoval in IT ga še ni mogel pogledati. Torej to ni vse zaradi mene.

Tudi če je zgoraj navedeno res, se to ne opravičuje. Ta del mora potrditi vašo odgovornost v zmoti.

Nekaj ​​takega je veliko bolje:

Zavedam se, da sem zamudil ključni rok. Ta projekt je bil za naš oddelek res pomemben in zaupali ste mi, da ga pravočasno dokončam. Vem, da je moj neuspeh, da bi to nalogo opravil pravočasno, odložil dokončanje projekta. To slabo vpliva na našo ekipo, in žal mi je za to.

Tu ste jasno opredelili, kaj ste storili narobe, ne da bi poskušali omalovažiti ali odkloniti.

Izražanje obžalovanja za to, kar si naredil

Zdaj, ko ste jasno povedali svojo napako, morate pokazati strpnost za to, kar se je zgodilo. Upoštevajte, da je tisto, kar ste storili, drugi osebi povzročilo bolečino, frustracije in druga negativna čustva.

Naj bo jasno, da čutite obžalovanje nad situacijo. Poskusite se postaviti v njihove čevlje in razumeti, kako so se zaradi vaših dejanj počutili. Tu ne ponujajte razlage svojega vedenja. Poanta opravičila je popraviti zlomljen odnos, ne pa dokazati, da ste bili ves čas v redu.

Tu je primer, kako oblikovati ta del opravičila:

Iskreno se opravičujem, da nisem izpolnil svojih obveznosti in pravočasno opravil naloge, ki ste mi jo zaupali. Za to neuspeh ni opravičil. Ne maram vedeti, da sem svojo ekipo pustil na cedilu, in se mi zdi grozno, da bi vam to povzročilo zadrego pri srečanju s stranko.

Izražanje empatije daje pristnost za vaše opravičilo. Pomaga vam, da za trenutek pozabite svojo perspektivo in pogledate, s čim se ukvarja nekdo drug.

Naredi to prav

Besede so pomembne, vendar dejanja nosijo veliko večjo težo. Če želite pokazati, da mislite, kaj ste povedali, je pomembno, da se popravite. Če ukrepate, boste situacijo bodisi popravili (če je le mogoče) bodisi pokazali, da se boste potrudili, da ne bi naredili iste napake.

Če nadaljujemo z našim primerom o zamudi roka, bi to lahko služilo kot povračilni del opravičila:

V prihodnosti se bom, da se izognem zamudnim rokom, pogovoril z vami vnaprej, če me skrbi, da ne bom mogel nekaj opraviti pravočasno. Bolj se bom zavedal, koliko časa mi vzamejo kritični projekti, in pripravljen sem odložiti dodatne ure zunaj pisarne, da se prepričam, da bodo končani. To se ne bo ponovilo.

V nekaterih situacijah morda ne veste, kaj ponuditi, da nadoknadite svoje vedenje. V tem primeru lahko preprosto vprašate "Kaj lahko storim, da to naredim pravilno?"

Najpomembnejše je pokazati, kako boste v prihodnosti ravnali drugače, da preprečite, da bi se ista težava ponovila.

Zaprite svoje opravičilo

Zdaj morate samo še zaviti sporočilo. To je dokaj preprosto, vendar poskrbite, da boste ustrezni. Prejemniku se zahvalite, da je prebral vaše opravičilo in jim zaželel dobro.

Prav tako je lahko dobra ideja, da jih povabite k pogovoru o tem, kar ste povedali naprej. To kaže, da ste iskreni in odprti za dodatno pogovorno okno.

Tu je en način zapiranja vašega profesionalnega e-poštnega opravičila:

Hvala, ker ste to prebrali. Če bi radi še kaj razpravljali, se obrnite na mene, da bomo lahko sodelovali.

Lep pozdrav,
[Tvoje ime]

Če ne želite uporabiti funkcije "Iskreno", bodo delovala tudi druga uradna zaključka, kot je "Lep pozdrav".

Ali je e-pošta pravi medij?

V e-poštnem sporočilu smo si ogledali, kako se profesionalno opravičiti. Preden začnete pisati svoje, morate razmisliti, ali je e-pošta pravi medij za opravičilo.

E-pošta zagotovo ima koristi, ko gre za opravičila. Ker ni časovne stiske, lahko svoje misli sestavite na jasen in neposreden način. Če je hitro opravičilo, vam lahko pošljete e-poštno sporočilo v kratkem času. In za razliko od osebnih opravičil, vam ni treba biti spontani in reagirati na to, kar reče druga oseba.

Ni pa vse dobro. E-pošta je manj osebna od osebnega opravičila (ali telefonskega klica). Glede na nastavitev vašega podjetja pošiljanje e-poštnega sporočila lahko pride kot strahopetno, če je osebno pojavljanje. Ne skrivajte se za zaslonom.

Oprosti napakam

Pravilno opravičevanje je dragocena življenjska veščina. Vsi ne vedo, kako to storiti, zato je lahko drugo osebo preprosto še bolj frustrirano kot prej. V tem osnovnem priročniku o tem, kako se izrecite po e-pošti, boste že na poti do popravljenega razmerja.

Upoštevajte, da je končni cilj opravičila obnoviti porušeno zaupanje. Naredili ste nekaj narobe, in tri zgornja koraka so, kako se zavzemate za to in ga popravite. Ne ozirajte se na vas.

Nato lahko izvedete več o tem kako pisati strokovna e-poštna sporočila 5 načinov za pisanje strokovnih e-poštnih sporočil, ki prihranijo čas in trudSpretnost je znati pisati profesionalna e-poštna sporočila, ki prihranijo čas in dobijo odgovore. Naj vam te predloge e-poštnih sporočil pomagajo. Preberi več .