Kako odstraniti skrite osebne podatke v programu Microsoft Office

Oglas

Vsakič, ko dokument pošljete kolegu, ga shranite, lektorirate, popravite pravopisne in / ali slovnične napake in ga pošljete. Odlična navada je, da vstopite in zagotovo prihranite čas in energijo, če je vaše delo dosledno natančno. Uredniki vas bodo imeli radi (kajne ?!). Kaj pa drugi podatki, ki jih lahko nenamerno posredujemo, ko pošljemo dokument?

Microsoft Office Kateri Office Suite je najboljši za vas?Pritisnili vas bo, da boste našli poklic, ki ne zahteva neke vrste obdelave besed ali številk. In morda se sprašujete, ali je Microsoft Office res najboljša rešitev? Tu so vaše možnosti. Preberi več ustvari in vzdržuje datoteko metapodatkov, pripeto na vaš dokument. Vsakič, ko ga pošljete, se vaše podatke posredujejo prejemniku in vsem drugim, ki jih dokument premakne naprej. V nekaterih situacijah je to v redu, včasih pa je mogoče dokumente očistiti vseh osebnih podatkov, preden jih sprostite v naravo.

Oglejmo si na hitro, kako pregledati dokumente s pomočjo funkcije Document Inspector

10 skritih lastnosti programa Microsoft Word, ki vam bodo olajšale življenjeMicrosoft Word ne bi bil orodje, kakršno je, brez svojih produktivnih lastnosti. Tu je nekaj funkcij, ki vam lahko pomagajo vsak dan. Preberi več sistema Microsoft Office.

O katerih vrstah informacij govorimo tukaj?

Microsoft Office samodejno shrani več vrst osebnih podatkov, skupaj z nekaterimi drugimi oblikami skritih podatkov. Podatki niso takoj očitni. Ni prikazan poleg vašega dokumenta; to bomo morali izkoreniniti. Pisarniški dokumenti lahko vsebujejo naslednje oblike informacij:

• Komentarji, revizijske znamke iz sledljivih sprememb 20 najboljših aplikacij, ki jih bodo učenci lahko prebili skozi šolski danNe glede na to, ali ste v srednji šoli ali na fakulteti, bi morale biti te super aplikacije na vrhu vašega seznama opravil! Preberi več , različice in obvestila o črnilu. Če ste sodelovali pri svojem dokumentu, bo verjetno vseboval revizijske oznake, komentarje in drugo iz vašega delovnega procesa. Ti delčki lahko drugim ljudem omogočijo, da vidijo, kdo je še delal dokument, pa tudi spremembe, ki so jih naredili.
• Lastnosti dokumenta in osebni podatki. Lastnosti dokumenta se nanašajo na metapodatke dokumenta, kot so avtor, zadeva in naslov. Lastnosti dokumenta so večinoma zgolj informacije, ki jih Office samodejno ustvari in vzdržuje vsakič, ko delate z dokumentom. Vključuje lahko tudi informacije o posebnih lastnostih, ki jih uporabljate z dokumentom. Na primer, glave e-pošte Kaj se lahko naučite iz glave e-pošte (metapodatki)?Ste kdaj dobili e-pošto in se resnično spraševali, od kod prihaja? Kdo ga je poslal? Kako bi lahko vedeli, kdo ste? Presenetljivo je, da lahko veliko teh informacij prihaja iz ... Preberi več , zdrsni listi, poti tiskalnika in informacije o poti datoteke so vse pogoste.
• Glave, noge in vodne žige. Wordovi dokumenti in Excelovi delovni zvezki lahko vsebujejo informacije v glavah in nogah. Prav tako lahko vodne žige dodate in skrijete.
• Skriti tekst. Wordovi dokumenti lahko vsebujejo skrito besedilo. To je vsebina, ki je bila oblikovana kot skrito besedilo. Če niste prepričani, jo lahko poišče inšpektor dokumenta.
• Skrite vrstice, stolpci in delovni listi. V istem pomenu kot Wordov dokument lahko Excelovi delovni zvezki vsebujejo svojo skrito vsebino.
• Nevidna vsebina. Delovni zvezki Excela in PowerPoint predstavitve lahko vsebujejo elemente 7 nasvetov za ustvarjanje profesionalnih predlog PowerPointNihče nima koristi od dolgočasne predstavitve PowerPointa. S temi nasveti poskrbite, da bo vaš trud vedno pritegnil njihovo publiko. Preberi več oblikovan kot nevidni predmeti. Inšpektor dokumentov jih lahko najde za vas.
• Vsebina brez diapozitiva. PowerPoint predstavitve lahko vsebujejo tudi vsebino ali predmete, ki niso vidni, ker so bili povlečeni s strani diapozitiva. To se zgodi s široko paleto predmetov, vključno z umetnostjo, besedilnimi polji, gumbi in grafiko.
• Predstavitvene opombe. Če ste z uporabo vseh funkcij PowerPoint 10 kreativnih načinov uporabe PowerPointa za samostojno rastMislite zunaj okvira. Uničite dejstvo, da je PowerPoint le dolgočasno orodje za predstavitev. Poiščimo deset kreativnih uporab zanj. Preberi več , lahko v svojo predstavitev dodate nenehno posnete beležke. Morda jih ne boste želeli poslati na koga drugega ali pa se pojaviti v času vašega velikega predstavitvenega trenutka.
• Lastnosti strežnika dokumentov. Dokument lahko vsebuje dodatne lastnosti dokumenta, če uporabljate spletno mesto Document Workspace ali knjižnico, ki temelji na storitvah Microsoft Windows SharePoint.
• XML podatki po meri. Vaš dokument lahko vsebuje skrite podatke XML; inšpektor dokumenta ga lahko najde in odstrani.

Očitno je to samo vprašanje, če se vam zdi eno. Večina posameznikov, ki ustvarjajo in pošiljajo dokumente v programu Microsoft Office, ne bi smela imeti težav z informacijami, ustvarjenimi ob svojem delu. Če se morate znebiti katerega koli od zgoraj omenjenih informacij, preberite naprej!

Inšpektor dokumenta

Inšpektor dokumenta 10 Privzete nastavitve programa Microsoft Word, ki jih lahko optimizirateNekaj ​​preprostih korakov za optimizacijo lahko poveča vašo produktivnost s programom Microsoft Word. Ponujamo vam deset hitrih in enostavnih nastavitev za vsakodnevna opravila. Preberi več je združitev vseh različnih inšpekcijskih storitev, ki so na voljo Microsoft Officeu. Njihove glavne funkcije so iskanje in odstranjevanje dodatnih podatkov iz dokumentov. Pred uporabo inšpektorja dokumentov shranite trenutni dokument.

Ko to storite, pojdite na Datoteka> Informacije. Pokaže se vam zaslon, podoben temu:

Na desni strani lahko vidite nekaj informacij, ki jih je ustvaril Microsoft Office: strani, čas urejanja, sam kot avtor. Če želite to odstraniti, pojdite na Preverite težave> Pregled dokumenta. Nato boste prispeli na ploščo z možnostmi inšpektorja dokumentov. Preverite želene možnosti, ki jim sledi Preglejte. To bi lahko trajalo trenutek, odvisno od velikosti vašega dokumenta.

Ko bo inšpektor dokumenta opravil svoje delo, boste lahko odstranili vse najdene skrite podatke. Poglejte seznam dokumentov. Pritisnite Odstrani vse na odsekih, ki jih želite počistiti.

Ko očistite skrite podatke iz svojega dokumenta, jih lahko shranite. Poskusite ga znova odpreti in znova skenirati, da zagotovite, da so vsi podatki odstranjeni. V nasprotnem primeru bi morali biti zdaj brez kakršnih koli identifikacijskih podatkov, ki ste jih morda nenamerno poslali.

N.B: V programu Office 2007 je mogoče najti inšpektorja dokumentov smer Office Button> Priprava> Pregled dokumenta> Pregled. Prepričaj se da prihranite svoje delo pred kakršnimi koli spremembami.

Lahko preprečim, da bi se zgodilo?

Da - vendar gre za specifično nastavitev dokumenta, kar pomeni, da boste morali to nastavitev uporabiti za vsak dokument, ki ga ustvarite. Če želite preprečiti, da Office shrani metapodatke pri vsakem dokumentu, pojdite na Datoteka> Možnosti> Center zaupanja> Možnosti zasebnosti. V razdelku Nastavitve za posamezne dokumente potrdite Odstranite osebne podatke iz lastnosti datotek ob shranjevanju.

Kot že omenjeno, bo to preprečilo shranjevanje metapodatkov iz vašega trenutnega dokumenta, vendar jih boste morali naslednjič ponovno uporabiti.

Pregled inšpektorja dokumenta

Različne razloge za odstranitev osebnih podatkov iz Officeove zbirke je ogromno: predstavitev programa PowerPoint, delovni zvezek Excela ali Wordov dokument. Kot Office 2016 je predstavil sodelovanje 11 pogostih vprašanj v programu Office 2016Office 2016 je v napovedi in sproža veliko vprašanj. Ali morate kupiti naročnino, jo lahko nadgradite zdaj in se lahko vrnete v Office 2013? Zbrali smo pogosto zastavljena vprašanja in zagotovili ... Preberi več orodja, lahko postane vse pomembneje očistiti naše pomembne dokumente, preden jih pošljemo.

Vsaj razmislite, kje se lahko konča vaš dokument, in informacije, ki jih nehote posreduje naslednji osebi.

Ali redno listate svoje dokumente? Kakšen je razlog, da jih očistite? Sporočite nam spodaj!