Tu je najbolj odločljiva rešitev za razvrščanje po e-pošti, ki jo boste kdaj potrebovali

Oglas

Ne glede na to, ali uporabljate Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail ali kaj drugega, e-poštni naslov je e-poštni in prej ali slej bo vaša pošta prejeta. Ampak enostaven sistem razvrščanja zagotovili boste, da nikoli ne boste občutili, da vam je šlo iz rok in da ste vedno na vrhu svojih sporočil.

Ste že kdaj poskusili uporabiti trike s seznami opravil v nabiralniku e-pošte? Jaz sem. Pogosteje kot ne, ne delujejo. Razlike med e-poštnimi in seznami opravil ne razumemo v tem, da naloge od vas zahtevajo le ukrepanje, medtem ko e-poštna sporočila govorijo o komunikaciji z ljudmi.

Toda sprememba enega priljubljenega sistema produktivnosti je odgovor na ukrotivanje nenehnega naleta e-poštnih sporočil. Matrica ameriškega predsednika Dwight Eisenhower za razvrščanje nalog je nadvse učinkovita tudi pri razvrščanju e-poštnih sporočil, če jih pravilno nastavite.

Spremenjena Eisenhowerjeva matrica za e-pošto

The Eisenhowerjeva matrica kako je svoj seznam opravil razvrstil v štiri kvadrante, kar mu je pomagalo ugotoviti, katero nalogo bi moral narediti naprej. Osnovna matrica je videti tako, in to bomo ohranili nedotaknjeno:

Vsako e-pošto boste razvrstili v enega od teh štirih kvadrantov. Četverice bodo narekovale, kaj počnete s tem e-poštnim sporočilom in kdaj boste ravnali po njem. Pozabi na »nič v prejetem sporočilu«, osredotočili se bomo samo na to, da bomo stvari opravili.

Najbolje je, da matriko kombinirate z mapami v Outlooku ali za ujemanje mape »Prejeto« uporabite Gmailove nalepke Znova odkrijte Gmail oznake in končno ukrotite mapo »Prejeto«Obstaja veliko trikov, kako se spoprijeti s preobremenitvijo e-pošte, vendar obstaja ena pravica pred nosom, ki je morda ne uporabljate: dobre stare Gmail oznake. Preberi več . Tako bo vsak kvadrant imel svoje ime / mapo in morda tudi svojo barvo.

Karkoli naredite, ne spreminjajte imena teh kvadrantov. Torej bodo vaše mape ali oznake imele samo te štiri kategorije:

• Pomembno in nujno
• Pomembno (ni nujno)
• Nujno (ni pomembno)
• Ni pomembno niti nujno

Kaj je "nujno"?

Preprosto je prepoznati, kaj je "pomembno" - to je subjektiven klic, ki ga lahko preprosto sprejmemo, odvisno od naših prednostnih nalog. Toda "nujno" postavi podobo časovnega izračuna in to ljudi odvrne.

Sprostite se, ne paničite. "Nujno" tukaj pomeni vse, kar želite. Če imate naporen dan brez trenutka, da bi si privoščil trenutek, potem "Nujno" dobi nov pomen. Če imate dan zapolnjen s sestanki, potem "Nujno" dobi drug pomen. Naj bo prilagodljiv; pravzaprav je pomembno, da je prilagodljiv.

Številni strokovnjaki za produktivnost dejansko radi postavijo časovno omejitev na "urgentni" stolpec Eisenhowerjeve matrike, vendar to preprosto ni izvedljivo, saj se časovne potrebe po življenju in delu spreminjajo.

Za opredelitev "Nujne" ni čarobne formule ali določene časovne omejitve. To boste vedeli, ko ga boste videli. Besede ni težko razumeti, zato je ne pretiravajte.

Naj bo preprosto, ne uporabljajte "pravil kvadrantov"

V poskusu boste povezati dejanje s svojim kvadrantom. Na primer Tutumov Bryan Lee uporablja sistem in je za vsak kvadrant določil posebno dejanje, na primer »Odločite se, kdaj naj to storite« za »Pomembno, vendar ne nujno«, in »Prenesti ga« za »Nujno, vendar ni pomembno«.

Uprite se temu. S tem imata dve težavi.

Prvič, ta »pravila delovanja« na koncu spreminjajo način označevanja e-pošte. Če veste, da morate zdaj ukrepati po e-pošti, vendar nimate časa za to, boste zasledili svoje možgane, da vas napačno razvrstijo.

Drugič, kvadrant nima vedno istega dejanja. Odstopanje od naloge ne bo vedno možnost. "Ni nujno niti pomembno" ne pomeni, da ga morate izbrisati, morda boste to e-pošto še vedno potrebovali pozneje.

Namesto tega zaupajte v Erisenhowerjevo matrico in zaupajte v svojo sposobnost, da se stvari uredijo. Prekompliciran, preveč specifičen sistem produktivnosti je tisti, s katerim boste na koncu končali z dampingom pravilo tridelne produktivnosti 3-stavčni sistem: Kako določiti prednost pred seznamom opravkovNe pridete skozi seznam opravil? Težava morda ni v vaši produktivnosti, morda so le vaše prioritete. Naučimo se, kako prednostno določiti seznam opravkov in narediti stvari. Preberi več . Imena teh kvadrantov vam dejansko dajo dobro predstavo o tem, kaj vse vsebuje e-poštno sporočilo, zato boste lahko pravilno sprejeli pravilno odločitev.

Eno zlato pravilo: Brez premikanja brez označevanja

Ideja je, da razvrstite svoja e-poštna sporočila neusmiljeno Ne morete vsako jutro odložiti e-pošte? Poskusite namesto tega RitualZačetek dneva e-poštni način redno odlagamo - čeprav večina od nas to počne. Je preverjanje e-pošte po prebujanju res tako slabo? Preberi več in vključuje eno dejanje samodiscipline - ne morete se premakniti na naslednje e-poštno sporočilo brez označevanja tistega, ki ga berete.

To je kritično. Vsakič, ko odprete e-pošto, ga morate absolutno razvrstiti. Ne dovolite si, da preverite naslednjo pošto, če je niste razvrstili v kvadrant.

Kot smo že govorili, ni razvrščanje ali razvrščanje slabo zato, ker vaša aplikacija za produktivnost ne deluje 5 razlogov, zaradi katerih je vaša opravilna naloga manj produktivnaSe pojavljate na seznamih opravil? Vaša težava ni vaša ambicija ali aplikacija za načrtovanje nalog, ki jo uporabljate. Težava je v tem, kako na splošno uporabljate svoj seznam opravkov. Preberi več . Korak za razvrščanje morate pravilno opraviti, nato pa bo vse ostalo postavljeno na svoje mesto.

Kako napasti svojo e-pošto

Tukaj je lepota tega: Ko razvrstite mapo »Prejeto«, dejansko ne boste potrebovali veliko nasvetov, kdaj in kako nasloviti svojo e-pošto. Za nujne in pomembne stvari boste na koncu naslovili, ko boste imeli nekaj prostega časa.

Za vse ostalo kot je za MakeUseOf povedal Andy Mitchell iz ActiveInboxa Kako se spoprijeti s preobremenjenimi prejetimi in seznami opravil v e-poštnih sporočilihE-pošta ni samo komunikacija, temveč v veliki meri narekuje tudi vaš seznam opravkov. Pogovorimo se o najboljših nasvetih za povezavo mape »Prejeto« z našo produktivnostjo z Andyjem Mitchelom - ustanoviteljem ActiveInboxa. Preberi več ,

Izberite nizkoenergijske točke v svojem dnevu (na primer tisto pol ure po kosilu) in se spustite v mapo »Prejeto«, da jo povečate.

Če je že dodeljeno prednostno nalogo, je enostavno narediti stvari, ne da bi izpustili obvezno opravilo.

Na koncu vsakega dne ravnajte z vsemi razvrščenimi e-poštnimi sporočili, četudi iz aplikacije za pametne telefone. Verjemite mi, ko je že dodeljen prednostni nalogi, ga prečkate v polovici časa, kot si ga vzamete drugače.

Je to enostavno ali težko?

Osebno se mi zdi Eisenhower Matrix metoda razvrščanja e-poštnih sporočil najlažja, kar sem jih uporabil. Moja mapa »Prejeto« je dejansko postala veliko bolj obvladljiva in zaradi tega nisem ničesar pogrešal.

Ali menite, da je ta sistem enostavno implementirati ali bi ga težko? Povejte nam, zakaj!

Slikovni krediti: Hej Paul Studios / Flickr