3 nasveti za reševanje preobremenitve e-pošte v Gmailu [Prikaži in povej]

Oglas

Večina nas trpi zaradi preobremenjenosti z informacijami. Preobremenjenost z zasebnimi e-poštnimi sporočili morda ni veliko vprašanje, ignoriranje polovice e-poštnih sporočil pa je do določene mere dejansko sprejemljivo. V poklicnem življenju pa se od vas pričakuje, da ne boste našli nobenih načinov za obvladovanje vseh, ki prihajajo kanalov, informacije morate tudi obdelati, to je posredovati, odgovarjati, razpravljati, spremljati in nadaljevanje.

Na MakeUseOf smo napisali veliko člankov o različnih načinih uporabe Google Maila in kako to kar najbolje izkoristiti. Toda katere funkcije in tehnike resnično uporabljajo ljudje, ki prejmejo na stotine e-poštnih sporočil? Kako spremljamo desetine nalog in še vedno ostajamo v vrhu vsakodnevne poplave pošte? Čeprav ne morem govoriti za svoje sodelavce, zagotovo lahko govorim zase. Google Mail uporabljam za obravnavo e-poštnih sporočil in večine svojih nalog, s tem člankom pa želim deliti svoje 'čarovniške trike' z vami.

Filtriranje dohodne pošte

Zame je bil ključni korak pri soočanju s poplavami vzpostavitev filtrov za dohodno pošto. Če prejmete več kot tri ali štiri e-poštna sporočila na dan in če večkrat prejemate določena e-poštna sporočila, na primer obvestila, novice ali opomnike, močno priporočam, da nastavite filtre.

Vzpostavil sem več kot 20 filtrov, ki razvrščajo pošto pod 15 ključnih oznak (podobno kot mape), na primer, da poskrbimo za komentar obvestil, e-poštnih sporočil, povezanih z MakeUseOf odgovori, vključno z novimi in objavljenimi vprašanji ali e-poštnimi sporočili v zvezi z Sound Sunday.

Prejmem veliko pošte, ki je v resnici ni treba prebrati, vsaj ne v moji prejetem sporočilu, na primer nova vprašanja, poslana v MakeUseOf odgovore. Še vedno rad imam kopijo v mapi Prejeto, na primer, da vprašanje pošljem kolegu ali nanj odgovorim po e-pošti. Ker pa mi ni treba brati teh e-poštnih sporočil, sem nastavil filter, da jih razvrstim in označim kot prebrane.

Torej, kadar vidim neko krepko številko poleg ene od mojih nalepk, vem, da obstaja pošta, ki jo moram dejansko prebrati. Glede na to, kakšna je oznaka, jo preberem takoj (npr. V mapi »Prejeto«) ali odložim kos časa za skupno branje vseh e-poštnih sporočil te kategorije (npr. Obvestila o komentarjih).

Če želite izvedeti več o nastavitvi filtrov v storitvi Google Mail, priporočam članek 3 odlični primeri uporabe filtrov Gmail za produktivnost 3 odlični primeri uporabe filtrov Gmail za produktivnost Preberi več . Vsebuje nekaj odličnih nasvetov za nastavitev seznamov opravkov po e-pošti, upravljanje opomnikov ali filtriranje dogodkov v koledarju Google.

Prednostno določanje prednosti

Torej ste nastavili filtre za e-poštna sporočila, ki jih redno prejemate, toda nabiralnik je še vedno poln manj pomembnih stvari? Google Mail ima rešitev za to in se imenuje Prednostna pošta. Nastavite ga lahko pod> Nastavitve > Prejeto. Po privzetku bodo v mapi »Prejeto« prikazane naslednje oznake: Pomembna in Neprebrana pošta, Z zvezdico in Vse ostalo. Lahko ga prilagodite tako, da vsebuje še eno pomembno oznako ali spremenite ali odstranite eno od zgoraj omenjenih.

Za podroben uvod v Prednostno sporočilo si oglejte članek Gmailova prednostna pošta je rešila problem Bacn Gmailova prednostna pošta je rešena težava Bacn Preberi več .

Spremljanje

Različna e-poštna sporočila lahko spremljate tako, da jih samodejno ali ročno označite. Če morate vsak dan ročno označiti desetine e-poštnih sporočil, pa je označevanje lahko zelo naporno, saj potrebuje več klikov miške in nekaj usklajevanja. Kar se mi zdi veliko boljše, so zvezdniške e-pošte.

Ena mojih večjih uredniških nalog je spremljanje komentarjev. To vključuje kakršne koli pripombe v MakeUseOf, ki jih je treba obravnavati, pomembne komentarje na splošno, najboljše komentarje osebje, najboljši komentarji za natečaj za najboljši odgovor tedna (MakeUseOf odgovori) in zmagovalni komentarji tega natečaja. Običajno imam v vsakem trenutku označenih od 50 do 100 komentarjev, za razlikovanje pa uporabljam pet različnih nalepk. Do vse označene pošte lahko dostopam z oznako Zvezdice, kar mi omogoča, da se hitro spopadam z vsemi njimi in je nalepka zelo barvita.

V rokih ali e-poštnih sporočilih, ki jih želim spremljati, pretvorim e-pošto v opravila, kot je opisano v tem odličnem članku: 4 preprosti koraki za dosego in vzdrževanje ničelne pošte v Gmailu 4 preprosti koraki za dosego in vzdrževanje ničelne pošte v Gmailu Preberi več

Vse majhne stvari

Vzpostavil sem vrsto majhnih nastavitev, ki mi olajšajo obravnavo e-poštnih sporočil. Samoumevno je, da uporabljam pogled z navojem pogovora. Večina drugih majhnih nastavitev je na voljo prek funkcij Google Labs, spodaj pa je seznam mojih najljubših.

• Samodejno vnaprej…
  da se samodejno prikaže naslednji pogovor po obdelavi prejšnjega e-poštnega sporočila.
• Privzeto »Odgovori vsem«…
  ker je večina moje odhodne pošte namenjena več kot enemu prejemniku.
• Predogled prejetih sporočil…
  saj komaj čakam, da vidim, kaj me čaka, ko se GMail naloži.
• Premik stolpca ikon…
  saj jih lažje skeniram, ko so na levi strani.
• Pošlji in arhiviraj…
  shranite klik in hitreje izpraznite to mapo »Prejeto«.

Zaključek

Če še čakate na čarovniški trik, se bojim, da vas moram razočarati. Za ohranjanje vrhunskih stvari ni nobene čarovnije! Na splošno je potrebno le nekaj preprostih strategij in veliko discipline.

Če ste resno upali na čeden trik, poskusite to 1 Osupljiv Gmail nasvet, o katerem ne veste. 1 Osupljiv Gmail nasvet, o katerem ne veste. Resno. Preberi več

In še veliko odličnih nasvetov najdete tukaj:

• Kako svoj Gmail Gmail preusmeriti v seznam opravkov za branje Kako svoj Gmail Gmail preusmeriti v seznam opravkov za branjeČe ste pogosto na Gmailu, najverjetneje veste, koliko stvari lahko dejansko storite z njim (razen branja in pošiljanja pošte). Predstavili smo že kar nekaj nasvetov, kako ... Preberi več
• Kako učinkovito poiskati e-pošto v Gmailu Kako učinkovito poiskati e-pošto v Gmailu Preberi več
• 4 načine, kako v svojem brskalniku Gmail nastavite kot privzeto e-pošto 4 načine, kako v svojem brskalniku Gmail nastavite kot privzeto e-poštoKer uporabniki počasi selijo podatke v oblak, je račun za spletno pošto postal podatek, pri čemer je Google Mail najboljša izbira. Navdušen nad tem razvojem Windows še naprej povezuje hiperpovezave po e-pošti (a.k.a ... Preberi več
• 3 stvari, ki so jih uporabniki Gmaila nastavili v svojih računih 3 stvari, ki so jih uporabniki Gmaila postavili na svoje račune Preberi več

Koliko e-poštnih sporočil prejmete na dan in kako ravnate z njimi? Imate kakšen nasvet in trik GMail, ki ga nisem opisal? Ali obstaja razlog, zakaj uporabljate drug e-poštni odjemalec?