6 načinov, kako jamčiti za zlorabo, jezo in sitnost z vsakim e-poštnim sporočilom, ki ga pošljete

Oglas

E-poštna sporočila so težka. Res je težko prevladati tisto, kar resnično želite povedati v e-pošti, in pol časa vas bodo ljudje skoraj vedno napačno razumeli. Veliko težav se poraja v tem, da ljudje, ki jim pišete, ne morejo videti vašega obraza. Ne morejo videti nasmeha na vašem obrazu in ne morete videti izraza na njihovem obrazu - naravnega človekova sposobnost razumevanja čustva z besedami z obraznim izražanjem je v an E-naslov.

Kaj torej lahko nadomesti izraz obraza in ton glasu? Kako učinkovito prenašate svoje sporočilo, ne da bi vsi prijatelji ali vsi v pisarni na vas kraljevsko odkljukali?

Pisatelj Peter Drucker je nekoč napisal, "Najpomembnejše pri komunikaciji je slišati tisto, kar ni rečeno. " Šel bi še korak dlje od tega in rekel, da je najpomembnejše pri pošiljanju e-pošte dovolj natančno razjasniti, da prejemnik ne slišite, kaj ni rečeno. V resnici je največ težav s komunikacijo po e-pošti, ko oseba, ki je prejela e-pošto razlaga vse vrste groznih stvari, ki ste jih namigovali, tudi ko ste napisali samo en sam črta.

To je tisto, kar vodi v sovraštvo in nezadovoljstvo. To je tisto, kar gradi zamero. Zato je fant čez mizo na jutranjem sestanku blestel nad vami, ker ste ga cc poslali po e-pošti, ki ste jo poslali včeraj popoldne, in to je sprejel kot osebni napad.

Obdelajte svoj popolni e-poštni naslov

Tukaj na MUO smo opisali veliko tehničnega vidika pošiljanja e-poštnih sporočil pošiljanje e-poštnih sporočil anonimno Kako poslati anonimna e-poštna sporočila: 5 prikritih načinovČe želite poslati anonimno e-pošto, ni težko. In obstajajo utemeljeni razlogi za uporabo anonimnega e-poštnega računa. Pokažemo vam, kako. Preberi več ali moje e-poštno sporočilo na pošiljanje e-poštnih sporočil iz Excela Kako pošiljati e-pošto iz preglednice Excela z uporabo skriptov VBANaša predloga kode vam bo pomagala nastaviti avtomatska e-poštna sporočila znotraj Excela z uporabo podatkovnih objektov kolaboracije (CDO) in skriptov VBA. Preberi več . Kaj pa čustvena stran e-pošte? Kaj pa, kako naletite na svoja e-poštna sporočila in na boljše načine, kako se predstaviti v pisni besedi, zaradi katere vsi ne bodo ves čas tako označeni?

No, danes brez staleža in trpljenja lahko stojim tukaj in vam povem, da zdaj lahko pomagam. Naredil sem skoraj vsako napako, ki jo je mogoče storiti z e-pošto, začenši od najzgodnejših dni ob kolidža, ko sem poskušal začeti večstopenjski marketinški posel z množičnim pošiljanjem e-pošte vsem kampus. Čez en dan sem zaprl svoj račun za 24 ur in veliko grdo opozorilo IBM-ovega skrbnika mainframe-a o tem, kaj definira "neželeno pošto".

To ni bila lekcija lekcije e-pošte, temveč klic budnosti, da vas lahko e-pošta resnično spravi v težave, če ravnate narobe. Skozi leta sem užaljeval ljudi, sem bil užaljen in sem se zapletel v epske bitke z besedami in zažigami z ljudmi. Rad bi rekel, da je nekdo zmagal - ampak nihče nikoli ne zmaga. Zato danes stojim tukaj in upam, da bom prihodnjim legijam e-poštne javnosti pomagal bolje pripraviti ta e-poštna sporočila, preden kliknejo gumb za pošiljanje.

1. Pošiljanje romana

Eden mojih prvih grehov, ko sem prvič začel delati kot inženir, je bil, da sem skoraj vedno pisal e-poštna sporočila, ki so se raztezala na treh ali štirih odstavkih. Razlog ni bil le v tem, da lahko pišem precej hitro, ampak ker sem se vedno počutil, kot da bi pustil kakšne podrobnosti, ljudje resnično ne bi razumeli, o čem govorim. To lahko do neke mere drži - in do e-poštnih sporočil, ki so čez nekaj minut preveč kratke, bomo prišli, toda za preprostost je treba povedati nekaj.

Ko pišete tako zapletena e-poštna sporočila, vam sporočila ne uspe na različne načine. Prvič, dejstvo, da ste napisali toliko, pomeni, da imate človeka malo spoštovanja do njihovega časa, in če to počnete prepogosto, se boste morali motiti. Drugič, čeprav je besedilo s 500 besedami, organizirano v več odstavkov, veliko smisla ti, najverjetneje vse zmedete in jim daste migreno.

Če ste besedni umetnik in nagnjeni k pretiranemu pisanju, se vedno vrnite in se lotite tega, da bi "sekali" te stavke. Izmislite nove in ustvarjalne načine, kako jih skrajšati, ali pa jih morda v celoti odstranite. Mogoče ponujate veliko preveč informacij. Povej ljudem, kaj so potreba vedeti, ne tistega, kar želite, da vedo ti vem. Ti veš?

2. Pošiljanje e-poštnega sporočila z dvema besedama

Nasprotno kaznivo dejanje nove e-pošte je e-poštna sporočila z dvema besedama, ki sploh ne pojasnjujejo ničesar. Podobno je, ko vprašam svoje otroke za mizo za večerjo, "Torej, kako je bil tvoj dan?"Čez trenutek nerad odgovorim, "Globa."Nisem prepričan, zakaj se sploh trudim, nadaljujem. “Kaj si naredil, kaj zabave?"Neizogiben odgovor, "Ne, v resnici ne.”

Iskreno ne razumem, zakaj nekateri sploh ne motijo ​​uporabe e-pošte. Če boste imeli srečo, bo e-poštno sporočilo te osebe vsebovalo en sam stavek. Če nimate sreče, vas bo oseba prosila, da storite nekaj za njih, vendar se ne bo trudila natančno razložiti, kaj hočete storiti. To je nekako tako, da pošljete sporočilo o stiski po radiu, ko se izgubite sredi divjine, in če reševalne ekipe ne obvestite, kakšne so vaše koordinate.

Zelo frustrirajoče je, ker se ljudje morajo boriti, da razumejo, o čem govoriš. Še huje je, da jih boste morda prisilili, da zapravljajo čas za odzivanje na vaš e-poštni naslov, le da vas prosimo, da podrobneje izpopolnite.

Sumim, da večina ljudi s to težavo piše tako kratka e-poštna sporočila, ker je tipkanje tako naporna vaja. Ne more vsakdo vnesti več kot 60 do 70 besed na minuto, zato moraš imeti do te skupine malo naklonjenosti.

3. Pošiljanje množičnega e-poštnega sporočila za eno osebo

Ali res želite odkljukati ljudi? Vsem v vaši pisarni pošljite množično e-poštno sporočilo, da bi eno osebo oprostili za nekaj, kar so storili narobe. Temu pravim "javno ponižanje". Običajno lahko vsi v pisarni že vedo, da je določena oseba storila napako, vendar upravitelj tega ne more pustiti pri miru. Tako pošljejo množično e-poštno sporočilo vsem, ki razlagajo zelo natančno in vznemirljivo, zakaj je določeno dejanje tako narobe, ali zakaj je ta napaka tako slaba.

Priznati moram, da sem v nekaterih svojih vodstvenih vlogah v preteklosti zdrsnil v to vedenje. Videl sem tudi druge moje kolege. Napako je enostavno storiti, ker boste morda želeli zagotoviti, da tudi vsi drugi, ki jih upravljate, ne delajo iste napake. Resničnost je ta, da če vsi že vedo za to, je oseba, ki je naredila napako, ponižana. Če tega ne vedo, so vsi zmedeni in niso prepričani, ali o njih govorite ali ne.

Naj bo preprosto - pogovorite se o posebni težavi z osebo, ki je naredila napako. Potem, če menite, da je to dovolj pomembno za vse, pošljite obvestilo, vendar naj bo zvenelo, kot da je samo splošno "FYI", poslano z višjega vodstva - to odstrani obtožujoč ton in postane manj osebno.

4. Uporaba dramatičnih prislov

Še eno zelo pogosto vedenje v e-poštnih sporočilih - običajno pri ljudeh, ki so na splošno zelo strastni glede svojega dela, ali o določenem projektu, o katerem razpravljamo. Takšno vedenje je pretirana uporaba zelo dramatičnih prislov. Obsodbe kot "Ta zasnova je grozno napačna"Ali"Ta pristop je boleče nejasen. " služijo samo za vnašanje čustev v razpravo.

Ko pogledate te stavke brez prislov, lahko vidite, kako zelo so poslovni - in veliko manj antagonistični. V nasprotnem primeru naletite samo na preveč dramatičnega, razvajenega bratca.

Poskusite brez prislov. Ta zasnova je napačna. Ta pristop je nejasen.

Prejemnika morda ne bo ugajalo, vendar jih tudi ne napada in postavlja v obrambo. Bolj profesionalno je in morda bi se dejansko lahko spremenili kot zrela odrasla oseba, tudi če se z nekom ne strinjate.

5. Prekomerna uporaba pasivnega glasu

Pravzaprav sem se resnično naučil in razumel pasivni glas šele pozno v svoji pisni karieri. Težava pri učenju tega je, da jo začneš videti povsod. Ena najpogostejših uporab pasivnega glasu je v e-pošti, saj pasivni glas človeku omogoča, da se loči od dejanja.

Namesto da bi rekli:Odpeljal sem stranko na letališče. ", ki je odgovornost neposredno na vaših ramenih, lahko namesto tega napišete:Stranko so odpeljali na letališče. "

To je vedenje med ljudmi, ki so nervozni zaradi prevzemanja odgovornosti za karkoli, ker če gre kaj narobe, tega ne želijo kriviti. To so isti ljudje, ki se pritožujejo, ko tisti, ki prevzamejo tveganje - tisti, ki prevzamejo odgovornost za uresničitev stvari, dobijo priznanje ali napredovanje. Resnica je, da ljudje v e-poštnih sporočilih vidijo pasivni glas. Če ste končali nalogo ali dosegli cilj, se ne bojite prevzeti zasluge!

6. Potegovanje po hrbtu

Nenavadno je, da so nasprotniki, ki ves čas uporabljajo pasivni glas v e-pošti, ljudje, ki skoraj vedno pišejo o vsem v prvi osebi. Če bi brali njihova e-poštna sporočila, bi si mislili, da projekt ni bil skupinski napor, ampak osebna pridobitev. Mislili bi, da je oseba, ki je poslala e-poštno sporočilo, opravila absolutno vse delo!

Kako prepoznate ta e-poštna sporočila? Preštejte pojavnosti besede "jaz".

Če berete e-poštno sporočilo te osebe, je jasno, da menijo, da se ves svet vrti okoli njih, in da bi jim vsi morali nenehno kudo za vsa dela, ki jih opravljajo sami opravljeno. Ta e-poštna sporočila vedno pustijo soigralce, da se počutijo zapuščene in popolnoma premalo cenjene. Ta pristop je hitra jeza in izolacija od vrstnikov.

Prepričan sem, da obstaja veliko drugih vrst e-poštnih sporočil, ki resnično motijo ​​ljudi. Stavim, da imate tudi vi svoj seznam! Kakšne vrste e-poštnih sporočil vas resnično zaganjajo? Katere vrste so vaši ljubljenčki? Delite svoje misli v spodnjem razdelku s komentarji.

Kreditna slika: Osredotočen poslovnež prek Shutterstoka, Formula matematike prek Shutterstocka, Mlada podjetnica prek Shutterstocka, Izraziti starejši preko Shutterstocka, Vojaški otrok preko Shutterstoka, Sramota prek Shutterstoka