5 korakov za shranjevanje papirja in digitalni prenos

Oglas

Papir in alternativni materiali, kot je pergament, so bili nekoč zelo redki in dragoceni materiali. Danes papir uporabljamo skoraj povsod ali bolje - kjer koli ga ne moremo nadomestiti plastični.

Proizvodnja katerega koli materiala je breme za okolje, čeprav je papir - navadno iz lesa, biološko razgradljiv in ga je zato veliko lažje reciklirati.

Digitalni digitalni računalniki ne bodo samo prihranili papirja in okolju, temveč bodo prihranili tudi veliko prostora: vaša miza ali celo hladilnik bo videti veliko bolj čist. Iskanje dokumentov bo veliko hitrejše. In navsezadnje živimo v digitalni dobi! Tukaj je, kako začnete:

1. Optično branje

Vse se začne s skeniranjem obstoječih dokumentov na papirju. Če nimate optičnega bralnika, lahko uporabite digitalni fotoaparat, fotografirate in uporabite Snapter popraviti perspektivo in popačenje. Damien je orodje podrobno pregledal nekaj mesecev nazaj: Snapter - Skenirajte svoje dokumente brez optičnega bralnika Snapter - Skenirajte svoje dokumente brez optičnega bralnika Preberi več

2. mapa

Poskrbite, da boste našli dober sistem, ki vam bo omogočil enostavno iskanje dokumenta, ki ga morda potrebujete. Vedno se vprašajte: "Kje in kako bom to iskal?"

Najlažji način vložitve dokumentov je verjetno, da jih imate v obliki PDF-jev, jih poimenujete z datumom in kratkim opisom ter iščete vse, kar potrebujete v vsebini, po ključnih besedah.

Ker iskanje slik po besedilu še ni standard, bo ime datoteke za slike moralo biti zelo opisno. Lahko pa uporabite orodje, imenovano JOCR, ki bo izvlekel besedilo iz skeniranih dokumentov in jih dal v besedilno datoteko. Besedilni datoteki lahko daste popolnoma isto ime kot sliki, jo vložite v isto mapo in tako boste lahko enostavno našli ustrezen dokument. Varun je pregledal JOCR: Kako izvleči besedilo iz slik Kako izvleči besedilo iz slik (OCR)Najboljši način za črpanje besedila s slike je uporaba optičnega prepoznavanja znakov (OCR). Pokažemo vam sedem brezplačnih OCR orodij za to delo. Preberi več

Če se to sliši kot preveč težav, lahko skenirane dokumente in PDF datoteke tudi posnamete GMail. Datoteke preprosto pošljite sebi in vtipkajte ustrezne ustrezne ključne besede. Upoštevajte samo varnostno tveganje, ki mu morda izpostavljate datoteke, zato ne nalagajte občutljivih dokumentov.

3. Uporabite Orodja

Za naključne beležke uporabljamo veliko papirja, ki se bo nato za vedno prilepil na mize ali dokler nanj ne bomo razlili kave. Če želite prihraniti papir in narediti, da bo vaša miza nekoliko bolj urejena, poskusite pridobiti rutino za uporabo orodij.

Opomnike, hitre opombe, sezname opravkov, naslove je mogoče organizirati in shraniti digitalno. Glede na to, katera orodja uporabljate, ima lahko dodatna prednost dostop do njih, kjer koli že ste.

Za hitre beležke uporabite Stickies, ki je v osnovi digitalna alternativa Post-It Notesom.

Google Koledar omogoča odličen spletni in namizni koledar. Lahko vas spomni tudi na naloge. Če Google Koledar vključite v Thunderbird, lahko celo ustvarite sezname opravkov neposredno na namizju. V mojem članku Kako: Google Koledar vključite v Thunderbird Kako vključiti Google Koledar v ThunderbirdUporabljate Thunderbird in Google Calendar in se sprašujete, kako lahko združite oba? Pokažemo vam, kako v celoti vključiti Google Koledar s Thunderbird-om. Preberi več , boste videli, kako je to storjeno.

Eno najboljših orodij, kako ostati organiziran in se znebiti papirnatih zapiskov in opomnikov, je Spomnite se Mleka. Ker je združljiv z vrsto drugih aplikacij, lahko postane tudi vaše centralno središče za spremljanje nalog in informacij. David pokril 8 enostavnih načinov za upravljanje nalog z mlekom 8 enostavnih načinov za upravljanje nalog z mlekom Preberi več , kar daje malo več vpogleda v to, kaj lahko to orodje naredi za vas.

Nadalje v članku Upravljajte svoje življenje z brezplačnimi spletnimi orodji za upravljanje časa Upravljajte svoje življenje s pomočjo brezplačnih spletnih orodij za upravljanje časa Preberi več , Pregledal sem več drugih uporabnih orodij, od katerih so nekatera zgoraj omenjena.

4. Varnostno kopiranje, varnostno kopiranje, varnostno kopiranje

Če želite iti povsem brezpapirno, bi morali originalne papirnate dokumente v nekem trenutku zavreči ali shraniti. Seveda obstajajo dokumenti, ki se jih morate držati. Toda za večino bodo digitalne kopije dovolj dobre.

Vendar se zgodijo nesreče. Vaš trdi disk se lahko poškoduje, če vzamete digitalne kopije dokumentov. Pomembno je ustvariti varnostne kopije.

Zaupne datoteke ne smejo nikoli zapustiti vašega trdega diska in jih redno pošiljajte nazaj v zunanje pogone.

Kaj pa dokumenti, shranjeni v vašem računu GMail? Čeprav je GMail morda dokaj varen kraj, bi morali tudi varnostno kopirati svoj račun GMail, samo da bi bili 100% prepričani, da je vse obračunano.

Karl je opisal v svojem članku, obstaja način, kako varnostno kopirati GMail z uporabo GMail Backupa Kako varnostno kopirati račun za Gmail na svoj računalnik Kako varnostno kopirati račun za Gmail na svoj trdi diskLahko izgubite dostop do svojih dragocenih podatkov iz Gmaila. S toliko možnostmi je smiselno redno varnostno kopirati Gmail. Ta hitri vodnik vam pokaže, kako. Preberi več .

Nazadnje, če imate vsak pomemben dokument v elektronski obliki, tudi če ne morete zavreči izvirnika, je rezervno samo po sebi. Zamislite si vse svoje dragocene papirnate dokumente, izgubljene v poplavi ali požaru - in še vedno imate dvojnik na trdem disku.

5. Ponovite

Zgornji koraki naj bodo navada. To je ključno. Za optično branje dokumentov na papirju nastavite opomnike. Skenirajte rutino za vse novo, kar pride, in delajte na starih stvareh, ko imate čas. In ponovite.

Torej, kaj vas preprečuje, da bi se v celoti spremenili iz uporabnika starega šolskega papirja v digitalnega mojstra nove dobe? V komentarjih nas obvestite digitalno.