Napolnili neučinkovita srečanja? Pošljite teh 8 pravil svojemu šefu

Oglas

Velika večina nas ve, kolikšen delež odtočnih srečanj je lahko glede na naš čas in produktivnost. Če pa je sestanek dobro organiziran (in dobro voden), ni razloga, da ne more povečati produktivnosti, smisla in morale za vsakega udeleženca.

Okoli je veliko vsebine zakaj sovražimo sestanke. Facebook je napisal v trenutku popolne frustracije zaradi zamujenih priložnosti v celoti zahvaljujoč slabo urejenemu, na videz nesmiselnem srečanju, ki se je vleklo daleč čez dodeljeni čas.

Tukaj je nekaj pravil, ki jih morate upoštevati za boljše sestanke in se prepričajte, da ne izgubljate časa za vse. Zaupaj mi.

Imejte namen in poskrbite, da bodo ljudje vedeli o tem

Če preprosto pokličete vse skupaj, da se posodobijo ali pokosijo, je to predavanje. Predavanje ni srečanje. Če morate posodobiti vse, pošljite e-poštno sporočilo ali pošljite sporočilo vsem v orodju ekipe, kot je Ohlapnost ki olajša komunikacijo v skupini Slack naredi skupinsko komunikacijo hitrejše in lažjeSkupinska e-poštna sporočila lahko resnično ubijejo produktivnost. Čas je, da poštne odjemalce prepustimo počitkom in uporabijo storitve sodelovanja, kot je na novo predstavljeni Slack.

Preberi več . To bo veliko boljši izkoristek časa vseh.

Če ste na položaju, ko je sestanek res potreben (tj. Ko morate nekaj dodati skupini, se pogovoriti, premetavati ideje okoli itd.), Zagotovite, da ima jasen namen. Zakaj ravno vas spravijo vsi skupaj?

Slab namen:"Da bi vsi pospešili hitrost dogajanja"

Boljši namen:"Če želite zbrati ideje, določiti urnik in dodeliti naslednja dejanja vsakemu članu ekipe, da bomo lahko do konca marca izvedli uspešen zagon izdelka X360".

Prosimo, prepričajte se, da vsi udeleženci vedo, kakšen je namen sestanka, preden se zgodi. Če bodo ljudje vedeli, kakšni bodo končni rezultati srečanja, bodo veliko bolj verjetno, da se bodo pripravili, in upam, da bo razmislil o nekaterih temah, namenjenih razpravi, namesto da bi razmišljal o tem leteti.

Ustvari jasno, strukturirano agendo

Vaš namen je vaš cilj. Vaš program je zemljevid poti, kako boste prišli tja. Brez tega časovnega načrta sestanki pogosto ne uidejo pod nadzorom, gredo iz teme in nikjer ne bo sprejetih toliko odločitev, kot ste upali. Če opazite, da se vaši sestanki vrnejo v temo, pokličite to razpravo in jo čim prej vrnite na sled.

Sestavite dnevni red sestankov Preprosto ustvarite dnevni red srečanj s pričakovanji o srečanjih [iPad]Čeprav se nihče od nas ne veseli udeležbe na srečanjih, na srečo obstajajo številne koristne spletne in mobilne aplikacije, kot je AgreeDo, ki nalogo načrtovanja srečanj olajšajo. Vsa uspešna srečanja se začnejo ... Preberi več previdno z uporabo izdelka, kot je Izpolnjevanje pričakovanj (iPad) ali spletna orodja, kot so MyCommittee in Zapisnik.io. Za vsako točko dnevnega reda določite strog rok, posameznim ljudem pa določite, kaj se od njih pričakuje. Če želite, da nekdo na sestanku prispeva k določeni razpravi, mu to sporočite! Na primer:

Dnevni red

1. Izjava o namenu sestanka in priprave (5 min)
2. Obdukcijo zadnjih tednov se je začelo - kakšni so bili naši kazalniki uspešnosti (Kim je poročal o tem). Kaj je šlo dobro? kaj ni bilo? (15 min)
3. Ideje o tem, kako lahko oblikujemo zavest za naslednji začetek (vsi - prosimo, razmislite o nekaterih idejah pred sestankom) - (15 min)
4. Odločite se za 3 od teh idej, da boste pred naslednjim srečanjem podrobneje predstavili - (10 min)
5. Vsakemu članu ekipe dodelite naslednja dejanja - (5 min)

Zagotovite, da bodo vsi imeli, kar potrebujejo

Bojim se pomisliti, koliko časa zapravimo vsako leto po vsem svetu, ker se ljudje pripravljajo na sestanke nepripravljeni (vključno z neznanjem kako si pravilno zapisovati sestanke Naj zapisniki delujejo: Kako narediti učinkovite opombe med sestankomTo je veščina, ki jo je malo ljudi izpopolnilo; popolne minute srečanja. Evidenca dogodkov vam prihrani glavobole še naprej. Tukaj je opis, kako si vzamete učinkovite minute na sestanku. Preberi več ). Delite svoj dnevni red z vsemi udeleženci vsaj nekaj dni pred sestankom, da lahko zberejo vse, kar se zahteva od njih.

Če potrebujete določenega člana ekipe, da nekaj prinese s seboj, se prepričajte, kako razumejo, kako pomembno je je in da je natisnjeno (če je potrebno) vnaprej, da se ne zatakne v čakalni vrsti za tiskalnik. Zadnja stvar, ki jo potrebujete, so udeleženci, ki se opravičujejo -Oh, oprostite, še nisem se imel pripraviti - pripravila ga bom naslednji teden“. To nikomur ne pomaga.

Če imate sestanek z ljudmi, ki delajo na daljavo, najprej preverite naš podroben »Spletni vodnik za srečanja Spletni vodnik za srečanja: programska oprema in strategijaSodobne storitve videokonference so enostavne za uporabo in so na voljo skoraj vsem, ki imajo računalnik ali pametni telefon. Sposobnost povezovanja in srečanja z ljudmi na spletu pomeni, da nismo več omejeni glede na geografsko lego. Preberi več "In poleg tega se prepričajte, da vsi vedo, kako uporabiti tisto orodje za konference, ki se ga boste odločili uporabiti. Pred sestankom potaknite ljudi, naj pregledajo svoj mikrofon, spletno kamero in poskrbijo, da imajo nameščene vtičnike, ki bodo morda potrebni za stvari, kot so Google+ Hangouts Nasveti za načrtovanje in izvedbo učinkovitih srečanj z Google HangoutsZ današnjo internetno tehnologijo je lahko spletno srečanje učinkovito in stroškovno učinkovito, še posebej, če jih predhodno načrtujete in uporabljate orodja, ki prihranijo čas. Zadnjih nekaj mesecev sem sodeloval na spletnih srečanjih ... Preberi več .

Povabite samo ljudi, ki so potrebni

Ne povabite celotne ekipe samo zato, da bi se počutili kot veliki šef. Povabite samo ljudi, ki jih potrebujete. Se pravi ljudje, ki vam bodo pomagali doseči namen sestanka. Vse druge lahko pozneje posodobite tako, da preberete zapisnike sestanka ali ob klepetu s kolegi ob primernejšem času.

Hranite podrobne zapisnike

Uporabite izdelek, kot je Agreedo (brezplačno) do hranite podrobne zapisnike Agreedo: Napišite in upravljajte zapisnike o poslovnih srečanjih brezplačno na spletuŽe nekaj tednov iščem spletno mesto ali aplikacijo, ki je enostavna za uporabo, ki bi mi omogočala hrambo in shranjevanje zapisnikov sestankov. Tradicionalni pristop k dokumentu z besedilom ni več produktiven ... Preberi več na katero se lahko zanesljivo vrnete in pravzaprav razumeti. To orodje vam omogoča, da si s pomočjo bližnjic na tipkovnici vzamete podrobne minute, spremljate rezultate sestankov (na primer opravljene naloge) in te minute hitro in enostavno delite s svojo ekipo. Če uporabljate iPad, lahko poskusite tudi MinuteTaker (7,99 USD) za poročila o strokovnih sestankih MinuteTaker in sestanki vam pomagajo izdelati profesionalna iPad-ova zapisnikaV svojem brezplačnem spletnem priročniku MakeUseOf za spletna srečanja, kjer sem podal nekaj nasvetov za načrtovanje in izvedbo srečanj po spletu, sem navedel tudi nekajminutno fotografiranje aplikacij. Medtem ko nas je zelo malo ... Preberi več .

Ko ljudje preberejo te zapisnike, bodite prepričani, da poznajo glavne točke / povzetke tega, o čemer je bilo govora in o čem je bilo odločeno in hitro se je mogoče vrniti na ta dokument, da bi vedeli, kaj morajo sami storiti Naslednji.

Izključitev ni vedno boljša od vključenosti

Vem, da sem (pravkar) omenil, da se sestanka udeležijo samo tisti ljudje, ki jih resnično potrebujejo, vendar tako pogosto, vključite vsakogar na bolj neformalno sejo zagozdevanja, kjer lahko vse odskakate ideje, se pogovorite o tem, kaj bi lahko izboljšalo organizacija.

To izkoristite kot priložnost, da sestavite močnejšo ekipo. To naredite čez obrok ali pivo. V pisarno prinesite nekaj okusne hrane in vsem si vzemite eno uro ali dve iz dneva da bolje poznajo svoje sodelavce, hkrati pa vsi skupaj sodelujejo pri izboljšanju podjetja celoto. Ponovno imejte namen in dnevni red, vendar poskusite tovrstna srečanja narediti bolj neformalna, manj strukturirana, vendar še vedno s celotno temo, kot sta „Večja učinkovitost organizacije“ ali „Ideje, kako lahko diverzificirati “.

Dodelite Počisti »Naslednji delovni elementi«

Preden končate sestanek, se prepričajte, da vsi v sobi natančno vedo, kaj morajo narediti, in njegovo časovnico. To je trik, ki ga je David Allen v svoji fantastični knjigi resnično spodbudilDokončati delo‘. Ne glede na kateri projekt se ukvarja, prepričajte se, da je treba narediti jasno naslednje ukrepanje, da se ta projekt premakne naprej.

Ponovno poudarjam, da mora to biti točno določeno dejanje (ali sklop ukrepov) s strogim rokom, ne le široka ideja, ki jo je treba storiti „ASAP“. Na primer

Slabo naslednje dejanje:»Povzemite začetek prejšnjega meseca«.

Boljše naslednje dejanje:"Sestavite preglednico (z nekaj koristnimi grafikoni), ki prikazuje naše KPI iz celotnega obdobja zagona. Delite to z ekipo za zagon in skupaj s pošiljanjem kratkega elektronskega sporočila, v katerem razložite, kako mislite, da je izvedla lansiranje. Prosim, da to storite do četrtka. "

Vprašajte za povratne informacije

Številni ljudje previdno kritizirajo svoje nadrejene ali sodelavce, zato po vsakem sestanku prosite ljudi, naj pustijo anonimne povratne informacije prek spletnega obrazca (na seznamu je seznam brezplačna spletna orodja za anketiranje Tako pravijo vsi: 5 brezplačnih orodij za učinkovite spletne anketeNekaj ​​časa ne bi imeli veliko izbire, katero storitev anketiranja bi uporabili, danes pa lahko izbirate veliko. Kateri je najboljši za vas? Preberi več tukaj). Ugotovite, kaj si ljudje mislijo o sestanku - je bilo predolgo? Se jim je zdelo koristno? Ali so bili njihovi pogledi prisluhnjeni? Kako bi lahko srečanje izboljšali naslednjič?

Ne glede na povratne informacije, ne upoštevajte. Razvijte svoje sestanke in se prepričajte, da delujejo dobro za vse vpletene.

Na splošno boste z upoštevanjem teh preprostih pravil za zagotovitev, da so vaši sestanki dobro pripravljeni in dobro vodeni da skrajšate dolžino in povečate učinkovitost svojih srečanj, obenem pa zadržite vse minimalno!

Kaj pa ti? Če bi bili vaši sestanki bolj podobni, menite, da bi bili bolj učinkoviti?

Kreditna slika: Woodleywonderworks, srečanje ekipe, prek Flickr