9 Redki formati datotek Office, ki jih morate poznati

Oglas

DOC, XLS, PPT - poglejmo, kaj se skriva onstran te vrste datotek Microsoft Office, ki jih uporabljamo že več let.

Ste bili pozorni na nekatere neznane možnosti zapisa datotek, ki se pojavijo v vašem pisarniškem paketu, ko poskušate shraniti datoteko? Ali ste prejeli datoteke od nekoga v enem od teh formatov in ugotovili, da so datoteke »neberljive«? Tukaj smo, da vam povemo več o tem čudne vrste datotek Kako odpreti čudne vrste datotek v operacijskem sistemu WindowsRačunalniki poznajo na tisoče različnih datotek. Včasih ste tako vi kot Windows nespametni, kako odpreti nenavadno datoteko. Takole lahko ugotovite, kako odpreti te datoteke. Preberi več .

Opomba: Možnosti zapisa datoteke, ki so vam na voljo, se lahko razlikujejo glede na to pisarniški paket, ki ga uporabljate Kateri Office Suite je najboljši za vas?Pritisnili vas bo, da boste našli poklic, ki ne zahteva neke vrste obdelave besed ali številk. In morda se sprašujete, ali je Microsoft Office res najboljša rešitev? Tu so vaše možnosti. Preberi več

. Spletni pisarniški apartmaji imajo običajno manj možnosti. Microsoft Office - originalni pisarniški program - jih ima vse.

Nekaj ​​uporabnih pogojev, povezanih s pisarno, ki jih morate imeti v mislih

Preden raziskujemo različne formate datotek, si oglejmo nekaj "Officeespeaka", ki bo še kako primeren, ko se ukvarjate s programi Office. Upoštevajte, če s temi pogoji že niste seznanjeni.

1. Starejši formati datotek: Nanašajo se na datoteke datotek, ki se ne razvijajo več (a bodo morda še naprej v uporabi).

2. OOXML ali OpenXML: OOXML pomeni Office Open XML - obliko datoteke, ki jo je Microsoft predstavil leta 2007. Ne zamenjujte ga z Open Office XML, ki je bil format datotek, razvit kot del odprtokodnega pisarniškega paketa OpenOffice.

3. Delovni zvezek: Delovni zvezek je samo datoteka Excela, ki vsebuje eno ali več delovnih listov ali preglednic.

4. Makro: Makro je majhen program, ki vam lahko pomaga avtomatizirati ponavljajoče se naloge v Excelu. Ko snemate makro, je všeč, da ustvarjate zaporedje navodil s pritiski na tipke in dejanji z miško. Ko shranite in zaženete makro, izvede to zaporedje, ne da bi zahteval vaš vnos.

5. Dodatek: Dodatek razširja funkcionalnost vašega programa Office z nekaj koristnimi dodatnimi funkcijami. Ta dodatek za Office 2003 / XP [Ni več na voljo] vam omogoča, da iz dokumentov odstranite skrite podatke (na primer komentarje).

DOCX, XLSX, PPTX

Ta nabor razširitev datotek, ki se zgodi v OpenXML, je privzeto postal v programu Microsoft Office 2007, zamenjava formatov DOC, XLS in PPT v Microsoft Word, Microsoft Excel in Microsoft PowerPoint, oz.

Če ste že od nekdaj uporabljali DOC, XLS in PPT, se bo ta nov niz morda navadil.

Dragi Powerpoint:
Kot uporabnik Maca se naveličam ukvarjati s težavami s konverzijami na konferencah.
.xlsx in .docx sta ugotovila, zakaj ne bi?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16. februarja 2016

Opazili boste, da so datoteke v novejših oblikah manjše od ustreznih v starih oblikah. To je zato, ker imajo mehanizem stiskanja brez izgub. Če želite te datoteke deliti z ljudmi, ki uporabljajo starejše različice sistema Microsoft Office, lahko izberete, da shranite datoteko OpenXML v ustrezno zapuščeno različico prek Datoteka> Shrani kot.

Če ste izvaja različico Microsoft Office pred letom 2007 Še vedno lahko kupite spletno mesto Microsoft Office 2003 in vam pokažemo, kjeMedtem ko se Office 2016 uvaja, nekateri še vedno hrepenijo po programu Office 2003. Tukaj je navodila za odpravljanje popravkov za leto 2003. Preberi več , si lahko preprosto ogledate in uredite datoteke OpenXML, tako da namestite ta paket združljivosti za Microsoft Office [ni več na voljo]. Lahko pa pustite, da vas Saikat prepriča nadgradnja na Microsoft Office 2016 13 ali več razlogov, ki jih morate nadgraditi na Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 je tu in čas je, da se odločite. Vprašanje produktivnosti je - ali bi morali nadgraditi? Ponujamo vam nove funkcije in sveže razloge, da vam pomagamo ... Preberi več .

Nekateri drugi pisarniški paketi, kot so Google Docs, podpirajo tudi formate OpenXML, tako da ne bi smeli imeti težav z uvozom, recimo, datoteke XLSX v Google Dokumente.

Mimogrede, ti formati OpenXML so v bistvu zip datoteke, ki vsebujejo ločene mape za medije, datoteke XML itd. To pomeni, da si lahko na primer ogledate vsebino datoteke DOCX tako, da razširitev preimenujete iz DOCX v ZIP. To je zelo priročno, ko morate dostopati do slike, vdelane v datoteko DOCX brez dejansko je treba datoteko prebrati v tej obliki.

ODT, ODS, ODP

Ta trio datotek je v odprtem formatu dokumenta (ODF), ki je standardiziran format datotek, brez kakršnih koli omejitev uporabe. To pomeni, da lahko katero koli podjetje uveljavi to obliko kot del svoje programske opreme. Nič čudnega, da se ODF uporablja v različnih pisarniški programski opremi, vključno z lastniško in odprtokodno programsko opremo OpenOffice, Google Dokumenti, LibreOffice, Zoho Office Suite, in AbiWord.

Če zaženete Office 2010 in novejše, boste lahko z lahkoto odprli datoteke ODT (za obdelavo besedil), ODS (za preglednice) in ODP (za predstavitve), ker te različice ponujajo izvorno podporo za datoteke ODF. Za prejšnje različice sistema Microsoft Office, ta brezplačni dodatek za prevajalca OpenXML / ODF na voljo na SourceForge je še kako prav.

Če želite prebrati enkratno datoteko ODF, jo morda naložite v Google Dokumente in si jo oglejte tam. Datoteke Google Dokumentov lahko celo naložite v ODF.

Microsoft Office ne podpira nekaterih svojih običajnih funkcij (ali jih podpira le delno) v datotekah ODF.

XLSB

XLSB, ki pomeni Excel Binary Workbook, se obnaša bolj ali manj podobno kot XLSX format, le da shranjuje podatke v binarni obliki. Njegova glavna prednost pred XLSX je, da nekdanji zmanjša velikost datoteke z veliko rezervo in posledično pospeši operacije branja in pisanja.

Če lahko? t ne pošljete datoteke Excel, ker je? je prevelik, shranite ga kot .xlsb. To bo zmanjšalo velikost!

- Google Tips (@GoogleTipsFacts) 17. januar 2016

Če želite stisniti preglednico, s čimer prihranite prostor za shranjevanje in olajšate prenos datotek, je XLSB dobra rešitev. Morda boste želeli preskusno datoteko shraniti kot XLSB, preden redno uporabljate to obliko.

Ulov je ta, da je XLSB redko združljiv s pisarniškimi paketi, ki niso v domeni Microsofta, zato to storite dobro se držite univerzalnega formata, kot je XLS, če nameravate deliti datoteko, ki jo imate varčevanje. Če ti vem če prejemnik uporablja pisarniški paket, ki podpira XLSB, ga pošljite v tej obliki, da pospeši stvari.

Če prejmete datoteko XLSB, je ne odpirajte, če ne zaupate pošiljatelju, ker datoteke XLSB podpirajo makre in lahko vsebujejo zlonamerno kodo. Seveda je Microsoftova privzeta varnostna nastavitev onemogočenih makrov tam, da vas varujejo, toda zakaj bi povabili težave?

PPS, PPSX

PPS ali PowerPoint Slide je način predstavitve datotek PPT (PowerPoint Template). To pomeni, da se bo, ko kliknete datoteko PPS, odprla neposredno kot diaprojekcija - precej priročno, ko želite začnite v predstavitvi, ne da bi se premetavali, da bi prišli do možnosti diaprojekcije.

Najboljši nasvet, kako si ljudje mislijo, da ste čarovnik: preimenujte datoteke PowerPoint, tako da se končajo v .pps pred vašo predstavitvijo.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9. decembra 2015

PPS ni mogoče urejati, tj. Si ga oglejte samo, če ga odprete z dvoklikom na datoteko. Na srečo je pretvorba PPS v PPT (za urejanje) in nazaj tako enostavna kot preimenovanje razširitve datoteke .pps v .ppt ali obratno, kot je potrebno.

Seveda ne potrebujete zgornje pretvorbe za urejanje PPS. Datoteko PPS lahko iz Windows Explorerja povlečete in spustite v prazno okno PowerPoint. Lahko pa uporabite Datoteka> Odpri možnost v programu PowerPoint odpreti urejeno različico PPS. To velja tudi za urejanje datotek PPSX.

Pri kombinaciji PPTX-PPSX so pretvorbe veliko bolj zapletene. Boste morali odpreti Microsoft PowerPoint, uporabite Datoteka> Odpri možnost, da odprete datoteko PPSX in nato uporabite Shrani kot pogovorno okno za shranjevanje predstavitvene datoteke kot PPTX.

Ko govorimo o pretvorbah datotek, zaznamek naš vodnik za pretvornik datotek Microsoft Office Celoten vodnik za pretvornik datotek Microsoft OfficeČe ste kdaj pretvorili besedilno datoteko, kot je PDF, v Word, ste seznanjeni z izzivom. Včasih je tako enostavno kot tiskanje, drugič potrebujete posebno orodje. Vnesite ta vodnik pretvornika. Preberi več za poglobljene informacije o pretvorbi med različnimi formati datotek.

Oblika datotek naj deluje

Če želite hiter in zanesljiv način za ogled spletnih datotek v različnih formatih, poskusite z rešitvijo, kot je rollMyFile ali Dokumentov spletni pregledovalnik. Če iščete programsko opremo za pretvorbo, priporočamo Zamzar. To nam je eno najljubših brezplačna orodja za pretvorbo datotek Kako spremeniti katero koli obliko datoteke v spletu z brezplačnimi orodjiČe želite pretvoriti datoteko, tukaj je končni seznam mest, na katera se morate obrniti. Preberi več .

Drugi izdelki Microsoft Office, kot je Access, imajo svoj protokol za shranjevanje datotek, vendar smo se za zdaj odločili, da se osredotočimo na najbolj priljubljen trio Microsoft Office: Word, Excel in PowerPoint.

Kar zadeva pisarniške pakete, je eno jasno: osnovni zapuščeni formati v programu Microsoft Office ne bodo tiho. Tudi v letu 2016 se zdijo DOC, XLS in PPT najbolj zanesljivi in ​​združljivi formati za shranjevanje datotek, še posebej, če jih nameravate deliti z drugimi.

V katere formate shranjujete datoteke Microsoft Office? Se pogosto srečujete z vprašanji združljivosti, ko jih delite z drugimi? Kako jih rešite? Mi bi radi vedeli!

Slikovni sliki: Koncept preglednice računovodskega poročila o finančnem načrtovanju avtor: Rawpixel.com prek Shutterstock, Govornik na poslovni konferenci in predstavitvi. Občinstvo v konferenčni dvorani. avtorja Mateja Kastelic preko Shutterstocka