Znova odkrijte Gmail oznake in končno ukrotite prejeto sporočilo

Oglas

Prej ali slej vsi v Gmailu prejeto poštno sporočilo postanejo pretirana zmešnjava. Obstaja veliko trikov za reševanje preobremenitve z e-pošto, vendar obstaja ena pravica pred nosom, ki je morda ne uporabljate: dobre stare Gmailove nalepke.

Etikete so že dolgo, zato so za mnoge izmed nas skoraj postale slepe lise. Sem Gmail uporabnik od njegove ustanovitve, vendar do nedavnega nikoli nisem uporabljal oznak. Popolnoma se je spremenilo, kako pristopim do e-pošte, končno mi je pomagal ukrotiti prejeto pošto.

Uspešna uporaba oznak je odvisna od nekaj temeljnih načel produktivnosti, tako kot kateri koli sistem upravljanja opravil. Tu so triki, ki so mi pomagali in lahko pomagam tudi vam.

Nalepke ne bi smele razmišljati

Uporaba etikete mora biti mehanska; dejanje, ki ga izvedete na podlagi etikete, mora biti mehansko.

To je morda najpomembnejši del uporabe nalepk v Gmailu. Sprva vas bo zamikalo, da boste pripravili dolg seznam etiket. "Vsaka naloga ali e-poštno sporočilo je unikatno," boste rekli. Izogibajte se padcu v to past. Več ko imate etiket, bolj ko vas mislijo, več časa vam vzame. Moraš

aktivno utrujenost proti bitki Kako oblikovati novo navado, ko se zdi, da je težko nadaljevatiNavade se ne oblikujejo čez noč. Vsako leto sprejmemo te resolucije, ki zahtevajo velike spremembe. Če želite novo navado, morate biti pripravljeni na pasti in kako jih premagati. Preberi več , tako naj bodo to oznake.

Imejte čim manj nalepk. Vsaka nalepka naj služi enemu namenu. Uporabite te primarne nalepke in dodajte še pet, ki so specifične za vaše delovne potrebe.

Pet osnovnih oznak: danes končano, čakam, opravilo, odgovor

Več strokovnjakov v mapi »Prejeto« priporoča zjutraj vsak dan pregledate svojo e-pošto Kako premagati zasvojenost z e-pošto s sledenjem navadam prejetih sporočilE-pošta ti ugrabi vaše dni in se nad njo prepira. Nadzor nad svojim časom si lahko povrnete. Ugotovite, koliko časa trenutno namenite e-pošti in ga ukradite nazaj. Preberi več , tako da veste, kaj storiti z vsakim e-poštnim sporočilom. Ta skeniranje obravnavajte kot čas urejanja mape »Prejeto«, podobno kot bi uredili svoj seznam opravkov.

The ničlo pravilo upravljanja e-pošte: Če jo lahko izbrišete, jo izbrišite. Za sporočila, ki jih ne morete izbrisati, jih običajno razvrstite s temi petimi osnovnimi nalepkami:

1. Danes: To označite v katerem koli e-poštnem sporočilu, ki mora biti danes izvedeno. V redu je, če je danes označeno e-poštno sporočilo in kaj drugega; bistvo je vedeti, da je to e-poštno sporočilo primerno danes.
2. Narediti: Če ima e-poštni naslov projekt ali nalogo, ki ga morate opraviti danes, ga označite s to oznako. Ključna točka: Naloga mora biti več kot le odgovor na to e-poštno sporočilo. To lahko poskusite povezati z Razvrščeno, da Gmail spremenite v opravilno ploščo, podobno Trello Gmailo spremenite v nalogo z razvrstitvijo v obliki TrelloV sodobni delovni sili se vaš e-poštni naslov pogosto spremeni v seznam opravil. Zdaj lahko v Gmailu dobite organizacijo v slogu Trello z novo razširitvijo za Chrome, Razvrsti. Preberi več .
3. Odgovor: To označite v katerem koli e-poštnem sporočilu, ki potrebuje odgovor. Tako bi lahko e-poštno sporočilo označilo z »Danes + opravilo + odgovor«, kar pomeni, da vsebuje nalogo, ki ni e-poštno sporočilo, in nanjo je treba odgovoriti do konca dneva.
4. Čakam na: To označite v katerem koli e-poštnem sporočilu, kjer vam je pomembno, vendar morate počakati, da druga oseba ukrepa. Ta trik sem izbrala pri ustanovitelju ActiveInboxa Nasveti Andyja Mitchella o upravljanju preobremenitve e-pošte Kako se spoprijeti s preobremenjenimi in v seznamih prejetih sporočil v e-poštnih sporočilihE-pošta ni samo komunikacija, ampak v veliki meri narekuje tudi vaš seznam opravkov. Pogovorimo se o najboljših nasvetih za povezavo mape »Prejeto« z našo produktivnostjo z Andyjem Mitchelom - ustanoviteljem ActiveInboxa. Preberi več .
5. Končano: Najpomembnejša nalepka. Vsako e-poštno sporočilo, kjer vaš vnos ni več potreben, označite kot Končano. Nisem ljubitelj brisanja e-poštnih sporočil, saj imam raje tisto papirno sled; in četudi arhivirate e-poštno sporočilo, ga bo odgovor pošiljatelja poslal v mapo »Prejeto«. Potrebujete tisto "Končano!" nalepke - še posebej, če ste ljubitelj metode produktivnosti seznama Done.

Oznake so super kot Placebos!

Kadar koli sem prejel novo e-poštno obvestilo, je bil moj prvi nagon odpiranje, branje, odgovarjanje ali brisanje. Moten je bil za moj potek dela. Ampak to nenadzorovano obvestilo bi me motilo, zato sem na koncu prekinil vse, kar sem storil, da bi ga odpravil.

Zdaj samo nanesem etiketo in se vrnem k delu. Po e-pošti naslovim kasneje, ko bom opravil svoje trenutno delo. Z nalepko mi je duševno zadoščeno, da sem komuniciral ali naslovil e-pošto, ne da bi porabil toliko časa, kot bi ga porabil drugače.

Oznake so fantastičen placebo za tiste, ki morajo prisilno storiti nekaj o dohodnih e-poštnih sporočilih.

Oznake naj bodo enostavne za dostop, uveljavljanje in prepoznavanje

Gmail ima veliko orodij, s katerimi lahko naredite nalepke čim bolj prijazne do uporabnika. Porabite malo časa, da prilagodite videz nalepk, kar bo povečalo vašo uporabo.

Pojdi do Ikona gonila> Nastavitve> Oznake da si ogledate vse svoje oznake in jih upravljate. Tukaj tudi priporočam skrivanje večine drugih elementov, ki jih vidite v levi stranski vrstici Gmail nadgradi oznake z dvema razširitvama laboratorijev [Novice] Preberi več kot so Poslana pošta, Osnutki, Pomembno, Kategorije, Krogi in drugo. Če se vaše oznake najprej pojavijo, jih je lažje opaziti in povleči na e-poštna sporočila.

Tudi barvno kodirajte svoje nalepke. Kliknite drobni spustni seznam katere koli oznake na stranski vrstici, da izberete barve. Preproste barve, ki se nanašajo na vaše osnovne nalepke, vam bodo pomagale, da jih boste lažje prepoznali. Uporabljam zeleno nalepko za »DONT!« - zadovoljivo je pogledati in vedeti, da se s tem e-poštnim sporočilom ne moram več ukvarjati. Podobno označujem "Danes!" nalepka s svetlo rdečo barvo, tako da vedno pritegne mojo pozornost.

Brez podaljškov, brez pretiravanja

Lepota nalepk je v tem, da so vgrajene v Gmail. Ne potrebujete nobenih razširitev za žvečenje RAM-a, ki jih lahko uporabljate v Chromu, vendar ne v mobilni aplikaciji Gmail. Odlično deluje vedno, ko odprete mapo »Prejeto«. Najboljši sistemi za produktivnost so tisti, ki vam uidejo in to je tisto, kar so.

Če imate trik za učinkovitejšo uporabo oznak v Gmailu, bi jih radi slišali! Spustite svoje predloge v komentarje ali postavite kakršna koli vprašanja.

Slikovni krediti: Kairo