Brez papirja: prednosti, slabosti in digitalne rešitve

Oglas

The pisarna brez papirja Prihodnost je tu - vaš vodnik po življenju brez papirjaBrezpapirni - izraz, ki se danes uporablja precej pogosto. Toda kaj to pomeni? In v kolikšni meri velja? Zagotovo vsi kljub napredku še vedno do neke mere uporabljamo papir ... Preberi več zdi se, da se končno lovi. Deloma je to lahko posledica še več priljubljena ideja minimalizma Kako biti učinkovit minimalist v vsakdanjem življenjuVse več ljudi se odloča za sprejemanje minimalizma. V določenih situacijah lahko to povzroči razočaranje v vsakdanjem življenju. Z nekaj minimalnega načrtovanja do tega ni treba priti. Preberi več . Toda, ali je vse to nirvana, ki rešuje drevesa, ali nočna mora razmerja A4?

Proučimo prednosti in slabosti, skupaj z dejanskimi nasveti, tako da se lahko sami odločite in se takoj lotite tega.

Prednosti pisma brez papirja

Poglejmo najprej prednosti, ki jih ima Adios na papirju.

Osvobajanje zastarelega faksa

Kljub temu, da je bil faks spremenjen v arhaično napravo, še vedno obstajajo nekateri, ki vztrajajo, da bi jih na nohte obesili. To so ljudje, ki imajo na svoji vizitki vidno številko telefaksa. To so ljudje, ki ne morejo sprejeti, da je bilo izumljeno nekaj, imenovano "e-pošta", in posledično se utopijo pod morjem faks papirja.

Če nekdo, ki je tak, absolutno vztraja, da se vam mora nekaj posvetiti, potem obstajajo načini za njihovo sprejemanje, ne da bi se morali spoprijeti s papirnatimi zagozdenimi in padlimi drevesi na vaši vesti. Številne spletne storitve vam lahko dodelijo "virtualno številko faksa", druga oseba pa lahko na to številko pošlje faks. Nato se faks pretvori v e-poštno prilogo in vam ga pošljejo prek vmesnikov.

Slaba stran je, da brezplačni načrti za te strani neverjetno omejujejo. Če želite dobiti spodobno storitev, bi morali plačevati mesečni načrt.

Nekatere si oglejte Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax, in FreeFaxtoEmail.

Ima več prostora za Tango

Trenutno imam nekaj poln dokumentov, polnih 15 let. Sedejo v moji pisarni in čakajo, da bodo skenirani, da bom končno lahko drobil izvirnike na papirju. Medtem, ko moj najboljši prijatelj Procrastinate ostane pri meni, nenehno trkam po škatlah, udarjam po bokih in na splošno prisegam na njih.

Ko se končno lotim skeniranja papirja, bom imel eno veliko zabavo za drobljenje in pijačo vsakič, ko bo šel dokument skozi drobilnik (do konca bom popolnoma brez noge). Ampak tisto, o čemer v resnici sanjam, je ogromno prostora v moji pisarni. Ta prostor lahko uporabim za začetek plesa ali rokovanje psa. In opomni se, kakšne barve je moja tla.

Če ste podjetje, ki porabi veliko denarja za prostor za shranjevanje svojih dokumentov, samo pomislite, koliko boste prihranili, skeniranje teh dokumentov in zapisovanje celotnega sklopa. Morala zaposlenih bo šla skozi streho.

Varčevanje okolja pred nami

Najbolj očitna prednost je seveda okolje. Odsekajo se preveč dreves in Amazonski deževni gozd delno izginja, da bi nahranil celulozno in papirno industrijo. Vse, kar lahko naredimo, da upočasnimo to, je očitno dobra novica za planet, na katerem živimo. Tiskamo preveč in preveč papirja zapravljamo. Če se preselite v brezpapirno okolje, lahko za matere naravo naredite svoj košček.

Če ti MORAJO nekaj natisniti Najboljši nasveti in orodja za pomoč pri tiskanju spletnih straniNe glede na to, kako težko se potrudite brez papirja, včasih morate tiskati to spletno stran. Lahko gre za navodila, članek za pouk, priročnik za sestanek v službi itd. Kot ... Preberi več , potem obstajajo načini za zmanjšanje količine papirja in črnila, ki ga uporabljate. Storitve, kot so PrintWhatYouLike, Natisni prijazno, Aardvark, in Printliminator vam bo pomagal odstraniti vse nepotrebne elemente s strani, preden jo natisnete, na primer oglase. Kadar je le mogoče, skenirajte in pošljite e-pošto.

Papir ne traja za vedno, digitalne datoteke pa bodo

Življenjsko dejstvo je, da papir ne traja večno. Magna Carta verjetno ni tako sveža, kot je bila, ko je bila prvič napisana. Dnevnik Anne Frank se na robovih začne rjaveti in zviti. Papir se sčasoma začne pokvariti, če je minilo dovolj časa.

Z drugimi besedami, to je strašen način za dolgoročno shranjevanje informacij. Nikoli ne morete biti prepričani, kdaj se bo rjavelo, raztrgalo, zbledelo ali zvito, ali preprosto prelila skodelico kave. Toda digitalna datoteka? Pod pogojem, da ga hranite v priljubljeni obliki, kot sta PDF ali TXT in naredite redne varnostne kopije 5 osnovnih podatkov o varnostnem kopiranju, ki bi jih moral vedeti vsak uporabnik sistema WindowsNikoli se vas ne spomnimo, da naredite varnostne kopije in hranite vaše podatke. Če se sprašujete, kaj, kako pogosto in kje bi morali narediti varnostno kopijo datotek, imamo neposredne odgovore. Preberi več , vedno bo tam, ko ga boste potrebovali. Čez dvajset ali trideset let bo še vedno videti tako, kot ko ste ga prvič izdelali.

Zaposleni lahko delajo na daljavo

Težava s papirjem je, da v pisarniškem okolju, če želite, da imajo kolegi na drugih geografskih lokacijah kopijo, jo morate poslati po pošti. Za to je potreben čas (še toliko bolj, če ga pošta izgubi). V mnogih primerih čas izgublja denar, zamujajo priložnosti in povečujejo frustracije.

Če pa so datoteke digitalizirane, jih lahko postavimo na spletu v podjetju intranet Hitro nastavite svoj notranji intranet z ocPortalSte že kdaj razmišljali o tem, kako bi bilo lahko imeti "portalno stran" za svojo družino, tako kot to ponuja veliko podjetij zaposlenim? Ali ne bi bilo priročno imeti centralnega spletnega skladišča ... Preberi več ali wiki 4 najboljših osebnih wik-jev, s katerimi si organiziranKaj pa, če obstaja wiki programska oprema, ki vam bo pomagala na osebni ravni? Uporabite ga lahko za karkoli, na primer za oris svojega romana, spremljanje projektov za izboljšanje doma ali načrtovanje ... Preberi več . Lahko pa jih pošljete po e-pošti ali vstavite v mapo za shranjevanje v oblaku. To omogoča kolegom v drugi pisarni, da takoj dobijo svojo kopijo, ni treba čakati. Če je dokument naložen v spletno mesto za sodelovanje 10+ orodij za sodelovanje brez prijave, ki jih lahko uporabite v 10 sekundahSodelovanje na spletu vam lahko prihrani čas in denar. Hitro sodelovanje lahko prihrani malo več. Ta orodja so pripravljena za uporabo, ko ste. Registracija ni potrebna. Preberi več na primer Google Dokumenti ali Dropbox, potem lahko vsi na vseh lokacijah začnejo puščati povratne informacije v realnem času.

Proti pisarni brez papirja

Toda to, da gremo brez papirja, ni vedno raj, kot je narejen. Tehnologija za reševanje!

Optično branje. Enoposteljna. Kos. Od. Papir.

To je najbolj moteče za celo podjetje. Iskanje energije in nagnjenosti za sedenje in pregledovanje vsakega posameznega papirja. To je dolgočasno, dolgotrajno in odkrito povedano, raje bi gledali ponovitve Baywatch na TV.

Vendar lahko storite nekaj, da olajšate delo. Najprej preglejte vsak kos papirja in ga zložite v enega od treh kupov - definitivno skeniranje, morda skeniranje, in drobiti. The drobiti stvari… .dolgo… .razstavite ga in se ga znebite.

Verjetno se lahko znebite plačanih računov, potrdila o stvareh, za katere je garancija že dolgo potekla, navodil za uporabo (verjetno je proizvajalec je naložil različico PDF Ne najdete priročnika za uporabo za svojo opremo? Poiščite te posebne straniNatančen fant z vnaprejšnjim predvidevanjem bodisi pregleda uporabniški priročnik in ohrani mehko kopijo v svojem računalniku, ali pa poišče softcopy, ki je običajno na voljo v obliki PDF na spletnem mestu proizvajalca. Obstaja tretja ... Preberi več na njihovem spletnem mestu), bančni polog (vendar NE izpiski) in tako naprej. Prepusti se kritičnemu pogledu in se odloči »moram res to obdržati?“.

Mogoče Scan je za stvari, o katerih še niste prepričani in ne želite hiteti z odločitvijo. Držite jih ob strani.

Takrat boste ugotovili, da je Definitivno skeniranje kup je verjetno bolj obvladljiv. Zdaj ustvarite mape v računalniku (Davki, zavarovanje, obračuniitd.) in ko skenirate dokument, ga takoj premaknite v ustrezno mapo in dodajte opisno ime.

Obstajajo aplikacije, ki trdijo, da pospešijo postopek za vas (po mojem mnenju so rezultati mešani). Evernote ima možnost skeniranja, ki zazna robove dokumenta, ko usmerite kamer svojega pametnega telefona nanj. Na voljo je tudi Photomyne, če skenirate fotografije. AlternativeTo jih ima nekaj dobre alternative za Skeniranje če iščete kaj drugega. Še posebej mi je všeč ScanBot Najboljše aplikacije za prejemanje za skeniranje, sledenje in upravljanje računovTe aplikacije za optični bralnik vam bodo pomagale skenirati, shraniti in organizirati vsak račun za vaše osebne ali poslovne potrebe. Preberi več .

Ne pozabite, da vse vrnete nazaj

Bolj ko skenirate, bolj pomembno je, da ste vse nazaj Vodnik za varnostno kopiranje in obnovitev sistema WindowsNesreče se zgodijo. Če ne želite izgubiti svojih podatkov, potrebujete dobro varnostno kopijo sistema Windows. Pokazali vam bomo, kako pripraviti varnostne kopije in jih obnoviti. Preberi več . Ker če se vaš računalnik odloči za samomor ali samouničenje, nima varnostnih kopij pomeni, da nima nobenih datotek. In v mnogih primerih je to lahko nesojena nesreča (še posebej, če ste izgubili davčno dokumentacijo). Mnoga podjetja po mojih izkušnjah ponujajo nadomestne kopije dokumentov za ceno in morda se boste morda odločili za to. Ponoči lahko lažje spite, če imate rezervno rešitev v bližini ali na daljavo (ali oboje).

Najmanj bi morali imeti prenosni trdi disk (pridobite vsaj 1 terabajt prostora). Če imate računalnik z Windows Ultimate Vodnik za varnostno kopiranje podatkov Windows 10Povzeli smo vse možnosti za varnostno kopiranje, obnovitev, obnovitev in popravilo, ki jih lahko najdemo v sistemu Windows 10. Uporabite naše preproste nasvete in nikoli več ne obupajte nad izgubljenimi podatki! Preberi več , prenos in uporaba SyncToy, SyncToy: Microsoftova preprosta rešitev za varnostno kopiranje in sinhronizacijo [Windows]Če imate v računalniku datoteke, jih morate varnostno kopirati. Navadna in preprosta. Mnogi od nas poznajo varnostno kopiranje in uporabljamo veliko metod in programov. Še en vidik, ki ... Preberi več izjemno enostavno orodje za varnostno kopiranje. Uporabniki Mac Ultimate triple varnostno kopiranje rešitev za vaš Mac [Mac OSX]Kot razvijalec tukaj v MakeUseOf in kot nekdo, ki zasluži celoten dohodek s spletnim delom, lahko rečem, da sta moj računalnik in podatki zelo pomembni. So popolnoma pripravljeni za produktivnost z ... Preberi več bo verjetno gravitiral k Časovni stroj Particijo in uporabo trdega diska časovnega stroja za shranjevanje datotek prevečČe je trdi disk vašega Maca majhen in je trdi disk Time Machine velik, bi bilo morda smiselno uporabiti pogon tako za varnostno kopiranje kot za shranjevanje. Preberi več . Ne glede na to, ali se boste odločili za uporabo, morate vsak dan, brez napak, vzpostaviti nekakšen avtomatiziran sistem za varnostno kopiranje datotek.

V idealnem primeru bi morali imeti tudi oddaljeno varnostno kopijo, samo v primeru, da bi vas kraj preplavil ali požar. Preden pa dragocene datoteke pošljete v oblak, se prepričajte, da jih šifrirate v posebni mapi 5 učinkovitih orodij za šifriranje vaših skrivnih datotekMoramo biti pozornejši kot kdaj koli prej pozorni na orodja za šifriranje in vse, kar je namenjeno varovanju naše zasebnosti. S pravimi orodji je varstvo naših podatkov enostavno. Preberi več najprej. WinRAR in WinZip lahko datoteke šifrirajo, kot lahko Veracryptin njegovega zastarelega predhodnika, TrueCrypt TrueCrypt je mrtev: 4 možnosti šifriranja diska za WindowsTrueCrypt ni več, a na srečo obstajajo tudi drugi koristni programi za šifriranje. Čeprav morda niso natančne zamenjave, bi morale ustrezati vašim potrebam. Preberi več . Možnosti v oblaku vključujejo Dropbox, Google Drive, Box in SkyDrive.

Iskanje podatkovne baze s tehnologijo tipa OCR

Ko ste vse skenirali, lahko greste po poti razvrščanja map in podmap po kategorijah datumov in mesecev (in celo dnevne mape, če želite res natančno določiti). Ali pa na vratih številka dve najdete nekakšno bazo podatkov OCR-tehnologija 4 Brezplačna spletna orodja OCR Postavite na končni testZ napredkom tehnologije OCR je pretvorba besedila in slik iz skeniranega dokumenta PDF v urejene oblike besedila lažja. Preizkusili smo nekaj brezplačnih spletnih orodij za OCR, da vam tega ne bo treba. Preberi več .

OCR pomeni optično prepoznavanje znakov, tehnologija pa tiska tiskano besedilo na strani in je lahko to besedilo pretvorite v besedilo, ki ga je mogoče kopirati, ali pa vam lahko vrne rezultate glede na ključne besede to. To je tehnologija, ki poganja Evernote Kako uporabljati Evernote: Neuradni priročnikNaučite se, kako sami uporabljati Evernote, traja veliko časa. Zato smo pripravili ta priročnik, ki vam bo pokazal, kako v celoti izkoristiti najpomembnejše funkcije Evernote. Preberi več , in je kaj Projekt Gutenberg uporablja Projekt Gutenberg: Več kot le brezplačne knjigeSpletna mesta, kot je Project Gutenberg, ki ima v času pisanja več kot 45.000 knjig, bodo zagotovila, da nobena knjiga ne bo zares izginila. Odkrivanje nejasnih literarnih del je zdaj lažje kot kdaj koli prej. Preberi več za skeniranje vseh besedil v javni domeni v e-knjige. Besedilo v obeh dokumentih in slike 5 najboljših OCR orodij za črpanje besedila iz slikKo imate papirje, kako vse tiskano besedilo pretvorite v nekaj, kar bo digitalni program spoznal in indeksiral? Naj bo v bližini dobra programska oprema OCR. Preberi več ko boste vnesli to besedo, vas bodo lahko v rezultatih iskanja našli, prepoznali in prinesli k vam.

Za iskanje po skeniranih dokumentih morate očitno najti način, kako lahko takoj poiščete tisto, kar potrebujete. Če se torej odpravite po OCR poti, se morate odločiti. Ali boste Evernote plačevali letno pristojbino in jim zaupali svoje občutljive dokumente? Ali pa namesto tega nekaj prenesete in hranite vse na svojem računalniku.

Ste poznavalec papirja ali digitalni deviant?

Vedno obstajajo prednosti in slabosti, toda nekateri morda tolerirajo prepir več kot drugi. Torej se vse spušča na tisto, kar ste pripravljeni sprejeti.

Zdaj je skeniranje vsega nesmiselno in izguba časa? Ali pa je digitalizacija pot prihodnosti? Kaj pravite vi, bralci?

Slikovni krediti: Potonski poslovnež prek Shutterstock.com vse druge slike brez avtorstva PixaBay