Izognite se umoru s PowerPointom: Kako narediti svoje predstavitve prepričljive in nepozabne

Oglas

Ste že kdaj naredili PowerPoint predstavitev? Seveda imaš. Če bi rekel "ne", bi vas poklical lažnivca. V redu, to je lahko skrajno. Toda večina nas ima, kajne? To bi rekel. Torej, kaj je moja poanta? Moja poanta je, da je večina izmed nas ustvarila PowerPoint in naredila predstavitev (ali bo v nekem trenutku), vendar je verjetno ena najbolj slabo opravljenih stvari v računalniku.

Predstavitve, ki sem jih videl na fakulteti, so jih opravili študenti in inštruktorji so bili vsaj nerodni. Od smešno dolgih diapozitivov inštruktorjev do študentov, ki so bili videti, kot da tega niso znali prebrati (česar sploh ne bi smeli početi). Slabe predstavitve PowerPoint je epidemija v izobraževanju, ki se nato nadaljuje na delovnem mestu. Seveda ne gre samo za sam PowerPoint, ampak tudi za predstavitelja in kako dobro govorijo in prenašajo informacije. In dotaknil se bom tudi tega.

Začnite z orisom

Tako kot pri pisanju poročila je koristno določiti posebne točke. Običajno je to samo za vas, da spusti svoje misli. V PowerPointu je vaše občinstvo lepo, če vidijo, kaj bo čez predstavitev, s katero se bodo sestali. To jih nekoliko bolj poveže in sproži zanimanje, še posebej, če je bilo na časovnici časovno nekaj, kar jih je zaintrigiralo. Oris je preprost in je sestavljen le iz natančnih stvari, ki jih nameravate zakriti. Včasih je v redu, da se podrobneje podrobneje razširiš in podaljšaš oris, tako da dobiš več informacij o podtemah, ki bodo zajete. To pa je odvisno od temeljitosti vaše predstavitve in zahtev posebne vsebine, ki jo pokrivate. Spodaj je primer orisa v predstavitvi, ki sem jo naredil o računalniški varnosti.

Bodite skladni s temo in postavitvijo

Obstaja več vidikov, da bi motili čim manj motenj in da je skladnost z vašo temo in postavitvijo v PowerPointu zagotovo pomemben igralec pri tem. Ne želite ustvarjati nobenih misli, ki bi spremenile osredotočenost občinstva na vašo vsebino in na to, kar govorite. To lahko storite tako, da ne upoštevate samo teme (kar je precej enostavno), temveč tudi postavitev. Na primer, če ena tema vsebuje dva diapozitiva, ne pozabite označiti drugega diapozitiva in na koncu naslova dodati "(Nadaljevanje)". To bo hitro pokazalo občinstvu, da ste na isti temi, kljub preklapljanju diapozitivov in ohranili osredotočenost na temo, namesto da bi se spraševali, kaj lahko predstavlja ta diapozitiv.

Pozabite na grafiko, nore zvoke in domišljijske prehode

Ko že govorimo o motenjih, je to še en velik igralec. Nekateri vizualni deli so lahko dobri. Vendar nepomembni vizualni predmeti ali zvoki (pravzaprav kakršni koli zvoki) in nori prehodi ne le motijo ​​občinstvo, ampak omogočajo, da se vaš PowerPoint zdi manj profesionalen. Priporočam, da se izogibate večini teh, kot je ta zeleno-rumena puhasta stvar spodaj.

Na faksu sem imel inštruktorja, ki ljubil vse te stvari. Mislim, da bi morala poučiti vrtec, če ti to da kakšno predstavo o tem, kakšna je bila (in njene predstavitve).

Ne berejte PowerPointa. Obdobje

Res? Še vedno berete svoje PowerPoints? Resnično upam, da ne. In da vas ne užalim, če to počnete, ampak se morate ustaviti - v dobro človeštva. V redu, zdaj, ko sem se opogumil za vaše dostojanstvo, naj vas vprašam: ste že kdaj poslušali, da je nekdo nekaj prebral? Če so res dober v tem, kot to zahtevajo nekateri poklici, komaj še poveš. Če pa so povprečni kot večina nas, se sliši monotono in blazno. Ne želite, da drugi mislijo o vas prav? To se vrne zakaj predstavljate predstavitev v prvi vrsti. Daješ zato, ker ti so do? Ker uživate v temi? Ali pa zato, ker želite, da publika absorbira čim več znanja in vsebine, da doseže pozitivne spremembe? Morda jih je več, upajmo pa, da je zadnji med njimi, ker, če ne, verjetno ne boste vsebine, za katero ste se tako zelo trudili, prenesli na raziskovanje in sestavljanje tako, da bo vaše občinstvo bi uživajte v spoznavanju in uporabi.

Nazadnje ni razloga za branje tega, kar lahko jasno vidi vaša publika. Vaš cilj predstavitelja je, da se razširite onkraj PowerPointa. PowerPoint je preprosto vodilo in obsežen oris, ki ga bodo občinstvo lahko spremljale skozi vašo predstavitev.

Dostava vsebine je prav tako pomembna kot sama vsebina. Tu je rešitev, ki sem jo našel za to težavo, ki mi odlično deluje. Ko ustvarite svoj PowerPoint, pojdite skozi njega in ustvarite skript. Scenarij lahko obsega vse, kar želite, od orisa ali povzetka vaše predstavitve do popolne imitacije tega, kar nameravate povedati. V celotnem skriptu vključite, kje bodo prihajali prehodi diapozitivov, tako da med predstavitvijo ne boste pozabili spremeniti diapozitivov. Dobro je pogledati, da berete, vendar bi morali že nekoliko razumeti, kaj boste že povedali.

Pridite do Točka In ubil Sago

To je druga stran, da ne berete tega, kar boste povedali. Težko je predstaviti smiselno predstavitev vsakič, ko preberete točko za točko (za to je namenjen scenarij). Toda tega skripta ne postavljajte v diapozitive. To bi se vam morda zdelo zdravorazumsko, toda jaz sem imel inštruktorja, katerega diapozitivi so bili tako nabito polni, da je trajalo dolgo, da sem od njih dobil glavne točke in pomembne informacije. Precej frustrirajoče pri poskusu študija. Vendar ne gre samo za študij - kako pa je na delovnem mestu, ko mora biti PowerPoint vir za druge? Ne želijo si vzeti časa za brskanje po romanskih diapozitivih. Torej, kot pravi naslov, pridite do bistva - to se imenuje MočTočka z razlogom in ne "PowerSaga."

Uporabljajte medije, vendar kakovostne medije

Prej sem govoril o tem, da ne uporabljam norih slik, na primer Clip Art ali drugih motečih medijev. To še ne pomeni, da ga sploh ne morete uporabljati. Fotografije, videoposnetki, celo zvočni posnetki imajo svoje mesto kadar je to primerno. Ključna beseda tam. Nimate naključne fotografije samo zato, da zapolnite prostor. Namesto tega poiščite nekaj, kar se nanaša na to, o čemer govorite. Pomembno je tudi, če dodaja kakovost tistemu, kar že govorite, če pa je le to, da bo drsnik naredil nekoliko manj sterilnega videza, je tudi to v redu. Bodite prepričani, da je pomembno, kaj pokrivate, in ne boste odvzeli pozornosti publike.

Uporabite vire, ki so vam na voljo

Morda so bili časi, ko ste imeli idejo za nekaj, kar ste želeli storiti, vendar niste imeli znanja, kako to uresničiti v PowerPointu. Ne pozabite na preprosto iskanje po internetu. Seveda obstaja veliko nasvetov in informacij na Microsoftovem spletnem mestu in je odličen vir za stvari, kot je ta. Toda tudi hitro iskanje v vašem želenem iskalniku bo prineslo fantastične rezultate, ker se je verjetno še kdo spraševal o isti stvari in našel rešitev.

Vse je odvisno od vas, voditelj

Zajemanje pozornosti publike pred začetkom poslovanja je ključnega pomena za uspeh vaše predstavitve in vpliv, ki ga bo imela na njih. Začnite z zanimivo črto, intrigantno statistiko ali z vprašanjem, ki bo sprožilo njihovo radovednost. Ko ga imate, moraš ga vzdrževati. To naredite tako, da upoštevate prejšnje nasvete, omenjene tukaj in še eno stvar: vibe, ki jih oddajate. Ali si nervozen? Ali pa ste sproščeni in sami? Morate biti slednji, kakršen koli že bi bil. Ne skrbite, če menite, da je vaša osebnost neprimerna za vsebino, ki jo predstavljate - ne poskušajte je spremeniti. Namesto tega zaupajte svojim nagonom in bodite sami. Če ste na primer smešni, tu in tam vrzite svoj humor. Če pa ste bolj resni, to storite namesto tega. Ključno je, da izrazite zaupanje vase, svoje delo in vsebino, ki jo predstavljate.

Vadite. Vadite. Vadite. (In ne odloži)

Kako si torej lahko prepričan v te stvari? Preprosto - vadite. Zapomnili bi si morali celotno predstavitev (ne PowerPoint). S tem boste izboljšali pretok informacij, prikazali samozavest, preprečili suhe predstavitve (monotone) in branje diapozitivov ter bolje pritegnili pozornost občinstva. Če odložite to, boste le povečali negativne učinke in zmanjšali pozitivne učinke. Zato ne odlašajte in ostanite pred igro.

Doh! Pravkar ste PowerPoint shranili na samo eno mesto - edini bliskovni pogon, ki ste ga imeli. In na poti v stavbo ste jo spustili v blatno lužo. Upam, da še vedno deluje - vaša služba / ocena in drugi ljudje se zanašajo na vas. Če se vam to še nikoli ni zgodilo, vsi vemo o nekom, ki se mu je to zgodilo. Navadno je, da naredite varnostno kopijo! Brezplačno (večinoma) je brezplačno in v resnici ni razloga, da ne, razen lastne lenobe - kar je patetično, če mu dovolite, da vam uide. Veste, da bi obžalovali tiste čase, ko niste naredili varnostne kopije, če se vam je zgodilo kaj takega, zakaj torej ne bi preprečili vsega tega stresa in naredili stvari takoj od začetka.

Obstaja več načinov za to. Najprej imejte več lokacij iste datoteke v različnih virih. Če imate datoteko v računalniku, jo imejte tudi na bliskovnem pogonu. Če nameravate vstaviti samo bliskovni pogon, da priključite drug računalnik za predstavitev, poskusite uporabiti storitev v oblaku Dropbox vs. Google Drive vs. OneDrive: Katera shramba v oblaku je najboljša za vas?Ste spremenili način razmišljanja o shranjevanju v oblaku? Priljubljenim možnostim Dropbox, Google Drive in OneDrive so se pridružili še drugi. Pomagamo vam odgovoriti, katero storitev za shranjevanje v oblaku morate uporabiti. Preberi več kot so Dropbox, SugarSync, SkyDrive ali Google Drive. Obstajajo tudi številne druge storitve, vendar so to moje najljubše izbire, SugarSync mi je osebno najljubši SugarSync: najbolj dobro zaokrožena storitev za varnostno kopiranje in sinhronizacijo datotekVarnostno kopiranje datotek nikakor ni nov pogovor ali tema. Če v Googlu iščete "varnostno kopijo datotek", vas bodo verjetno preplavile storitve in članki na to temo. To je velika ... Preberi več . Druga možnost je, da imate prenosni trdi disk in bliskovni pogon (ali dva istega tipa napravo), če še niste prepričani o zanesljivosti internetne povezave, imate še vedno rezerva. Nisem izbirčen kako podpirate, prav tako dolgo kot vi stori in je zanesljiv.

Poleg tega je dr. shranite med tipkanjem vaš skript PowerPoint in predstavitev. Poimenite datoteke od začetka in nato med vnašanjem preprosto uporabite »Ctrl + S«. Ne morem prešteti, kolikokrat sem to storil sam v tem članku. Tudi če razmišljate, da bi prihranili srednjo vest - to samo storite. Traja le sekundo in varčuje ure frustracije.

Zaključek

Če povzamete besedilo, ne pozabite, da lahko marsikaj naredite, da bo vaš PowerPoint bolj prijeten za branje in preprosto razumevanje. Glede na to je ostalih 50% teže določeno s tem, kako dobro predstavite material. Oba morata biti v sozvočju, da bi pritegnili in obdržali pozornost občinstva, da bi zagotovili, da v celoti razumejo vsebino, za katero ste se tako zelo trudili. Toda tu se ne ustavi. Vsebino morate osredotočiti na potrebe in interese občinstva. Če vas to ne zanima, lahko nadomestite to na področjih predstavitve same vsebine, tako da z njimi uporabljate analogije, kolikor je mogoče, in svojo osebnost. Tiste stvari v kombinaciji z zaupanjem, ki ste ga pridobili s ponavljajočim se proučevanjem predstavitvenega scenarija, bodo zagotovili, da bo vaše občinstvo ostalo zapleteno. Nazadnje, ne pozabite na varnostno kopiranje. Lahko se zdi kot težava, toda le zapomnite si, da je veliko več tistega, ko morate poustvariti vse, kar ste izgubili.

Za bolj koristne nasvete si oglejte 10 PowerPoint nasvetov za pripravo profesionalne predstavitve 10 PowerPoint nasvetov za pripravo profesionalne predstavitveS temi Microsoftovimi nasveti PowerPoint se izognite pogostim napakam, obdržite občinstvo in ustvarite profesionalno predstavitev. Preberi več avtor Tine in Guy Kawasaki z 10-20-30 pravila PowerPointa.

Kreditna slika: Roka se prebije skozi belo prek Shutterstocka | Rumena igrača preko Shutterstocka | Simpatičen striptiz Furry FerretConcentration prek Shutterstocka | Ilustracija poslovneža prek Shutterstoka