Kako odgovoriti na vse e-pošto na pravi način: inline

Oglas

Leta 1971 je bil prvi elektronski naslov od enega računalnika do drugega poslan. Zdaj, 269 ​​milijard e-poštnih sporočil pošiljajo vsak dan.

Nemogoče si je predstavljati, koliko teh e-poštnih sporočil je nepotrebnih. Koliko jih služi samo, da povzročijo več zmede. Da bi zažgali še več pozornosti in potrpljenja svojih prejemnikov.

Ampak eno je gotovo: če bi začelo več ljudi učinkovito odgovarjanje na e-poštna sporočila 5 orodij za pisanje boljših e-poštnih sporočil, ki jih bodo ljudje brali in nanje odgovarjaliPisanje ni vsaka skodelica čaja. A za pošiljanje odličnega e-poštnega sporočila vam ni treba biti odličen pisatelj. Potrebujete le nekaj orodij za zagotavljanje kakovostnih sporočil. Preberi več , vsi bi bili priklenjeni na mapo »Prejeto« nekoliko manj tesno in naše anksioznost po e-pošti Kako obvladati tesnobo s prejeto pošto v GmailuToliko e-poštnih sporočil, tako malo časa. Ali se počutite tako, ko gre za upravljanje pošte v Gmailu? Pokažemo vam preproste nastavitve in koristna orodja za organizacijo in prejeto pošto v Gmailu, ki je odporna na stres. Preberi več

bi bilo nekoliko manj izčrpavajoče.

Najbolj očitna rešitev tukaj ni samo "inline odgovaranje", ampak inline odgovore pravilno. Če želite odgovoriti znotraj glavnega e-poštnega sporočila, ne pišete ničesar, temveč v glavnem sporočilu.

Neprekinjeno odgovarjanje je nekaj, kar večina od nas že občasno počne. Vendar bi morali odgovarjati na novo daleč pogosteje. In to bi morali storiti z nekaj pravili v mislih, da bodo te zapletene e-poštne teme organizirane in enostavne za sledenje.

Odzivamo se na napačno pošto po e-pošti

Nasprotno od inline odgovarjanja je tisto, kar se pogosto imenuje "top objava". Tu ste odgovorili na e-poštno sporočilo in začeli tipkati na vrhu besedilnega polja. Tako je sestavljena večina današnjih e-poštnih sporočil. Če pa se ne ukvarjate z izjemno preprostimi e-poštnimi pogovori, lahko objava v zgornjem delu povzroči različne težave.

Najprej, ko zgornja objava postane sklicevanje na prvotni e-poštni naslov velika težava, ki vključuje brskanje po e-pošti, da bi našli tisto, kar iščete. Nato se morate pomakniti nazaj do e-poštnega sporočila, ki ga sestavljate, da parafrazirate to, kar ste pravkar našli, zunaj konteksta in pogosto manjkajočih vidnih točk.

Včasih lahko prejemnik na vaše e-pošto odgovori v povsem novi e-poštni niti, kar pomeni, da se vaš pogovor zdaj odvija v dveh ali več ločenih nitih.

prek GIPHY-ja

Če se pogovarjate v skupinskem pogovoru, so stvari še bolj mesarske. Spremljanje, kdo odgovarja na kaj, kdaj in kakšni so bili odgovori tistih odgovori postane skoraj nemogoč podvig.

Rešitev s pomočjo vmesnika je rešitev

Namesto da bi potem objavili na vrhu, bi morali odgovarjati v vrsti - torej znotraj telesa izvirnega e-poštnega sporočila. V programu Outlook in Apple Mail lahko izvirno sporočilo vidite takoj, ko zadenete odgovor. V Gmailu samo pritisnite tri pike na dnu zaslona za kompozicijo, da prikažete pogovor.

Namig: Če želite iz odgovora v Gmailu odstraniti navpično vrstico »citat«, označite celotno e-pošto in kliknite na alineja manj gumb.

Z vgrajenim odgovorom se rešuje težava, da se je treba pomikati po množici sporočil, ker je izvirno e-poštno sporočilo vključeno in ga je mogoče iskati v zadnjem sporočilu, ki ste ga prejeli v pogovoru. To pomeni, da je vse ohranjeno v kontekstu.

Poleg tega vam ni treba izgubljati časa za seštevanje odgovorov drugih ljudi ali kopiranje odlomkov e-poštnih sporočil samo zato, da so vaši odgovori smiselni. Z vgrajenimi odgovori je vse mogoče, da se lahko kadarkoli obrnejo nazaj.

In za teme, v katere je vključenih več ljudi, razlikovati, kdo je kaj povedal, in odgovoriti komu, je enostavno (če je narejeno pravilno).

Odgovori pravilno

Ko večina ljudi odgovori linijsko, svoje odgovore preprosto napišejo poleg besedila, na katerega želijo odgovoriti, in to naredijo krepko ali rdeče.

To še zdaleč ni idealno. Takoj, ko nekdo odpre e-poštno sporočilo v navadnem besedilu, ne bo videl tega oblikovanja. In ko je več kot nekaj ljudi v niti, se stvari lahko hitro zmedejo.

Torej, tukaj je kratek vodnik o pravilno odgovorite, da je to skalabilno, in bo zmedo zvedlo na minimum.

1. Ne zanašajte se na oblikovanje

Kot rečeno, v nekaterih primerih prejemnik morda ne bo videl oblikovanja, ki ga vključite v e-poštno sporočilo (npr. Morda raje navadno besedilo). Če je nekdo barvno slep, bo morda težko sledil niti, ki vsebujejo več barv.

Vsekakor uporabite oblikovanje, da lažje najdete odgovore pri skeniranju e-pošte. Toda ne zanašajte se izključno na njem.

2. Predgovor odgovori z vašim imenom

Namesto, da bi se zanašali na oblikovanje, začnite uporabljati vse svoje odgovore s svojim imenom in, če morate biti posebej organizirani, datumom. Prosite vse prejemnike, naj storijo enako.

Trenutno v Gmailu nimate druge možnosti, kot da ročno vtipkate svoje ime. Enako velja za nenehna aplikacija Apple Mail.

Če uporabljate Outlook, pa obstaja funkcija, da odgovore samodejno predgovori z vašim imenom. Če želite to narediti, pojdite na Datoteka> Možnosti> Pošta. Potem pojdite na Odgovori & Posreduj, preverite Predgovori s vtipkajte svoje ime v besedilno polje. Ko v telesu e-poštnega sporočila odgovorite, se vaše ime samodejno prikaže v oklepajih.

Pošta ima to možnost tudi privzeto.

3. Uporabite vrstice, prosim

Kadar koli pustite vmesni odgovor, mora biti to v novi vrstici in ne vstavljeno v srednjem stavku ali na koncu odstavka.

Tako drugi ljudje lažje odgovarjajo na vaše komentarje in skeniranje pogovorov, ki se dogajajo okoli vsake točke, veliko bolj poenostavi.

4. Odlomi na več ravneh

Ko se v enem e-poštnem sporočilu naslovi več točk, se v enem sporočilu dogaja več niti.

Če želite biti organizirani, morate vstaviti nitne odgovore, tako da je očitno, kateri komentarji se nanašajo na vsako točko. Osebno se mi zdi, da uporabljam kotne oklepaje (>) najbolj intuitivne znake, saj se v e-poštnih e-poštnih sporočilih ne smejo prikazovati točke.

Tako boste prihranili veliko truda, ko boste ugotovili, na kateri del pogovora morate biti pozorni.

5. Zadnja možnost: Uporabite boljše orodje

Nihče se ne pretvarja, da so linijski odgovori odlična rešitev tukaj. Če pa nimate druge možnosti, kot da uporabite e-pošto, si vzemite čas za pisanje e-poštnih sporočil, ki so učinkovita in učinkovita Kako napisati popolno profesionalno e-pošto (podprto s podatki)E-pošta ostaja glavna oblika komunikacije v poslu. Če želite uspeti v tem okolju, se morate naučiti sestaviti učinkovite strokovne e-poštne sporočil. Pokažemo vam 9 preprostih trikov, za katere je dokazano, da delujejo. Preberi več . Na podlagi zgornjih razlogov je linijski odziv najboljši način za napredovanje projektov. Prav tako vsem pomaga do več pogovorov v e-poštnih nitih, ne da bi morali izgubljati čas za pregled dolgih seznamov preteklih e-poštnih sporočil.

Če se vam zdi, da so celo vgrajeni odgovori preveč zapleteni ali če vaši kolegi ne morejo dobiti običajnih pravilnih odgovorov, je morda čas, da poiščejo drugo orodje.

Komunikacijska orodja, kot so Ohlapnost, Yammer, in Druženje olajšajo zapleteno komunikacijsko ekipo. Namesto, da bi se še naprej borili z e-pošto, je morda čas, da poskusite eno od teh.

Razširi besedo

Ko sprejmete ta preprosta pravila v okviru odgovora, bodo mnogi prejemniki cenili, kako učinkovito je to vedenje e-pošte 5 orodij, ki vam lahko pomagajo pisati boljšo e-poštoVsi še vedno poskušajo rešiti težavo z e-pošto. Pa se pogovorimo tudi o najosnovnejši navadi vseh - umetnosti pisanja boljših e-poštnih sporočil. S pomočjo nekaj kul orodij. Preberi več je in začnite naravno oponašati svoj pristop.

Če pa seveda ne kopirajo vašega premišljenega e-poštnega etiketa, jih povlecite nanj. Pošljite jim ta članek. Opišite, kako želite, da odgovori, in razložite, da boste prihranili na tone nerazumenih sporočil, zapravljenega časa in izgube konteksta.

Ni slabe strani.

Ali menite, da vam bodo ta pravila pomagala ostati na vrhu zapletenih e-poštnih niti? Ali obstajajo še kakšni nasveti, ki bi lahko odgovarjali po vašem mnenju?

Kreditna slika: sangoiri /depositphotos