Oglas
Ko potujete na poslovna potovanja, verjetno veste, kako dolgočasno je lahko slediti stroškom za potovanja, hrano, hotel in zabavo. Pogosto potrebujete, da si zapomnite, da dobite potrdila, jih poravnate in podjetju ali organizaciji predložite poročilo o odhodkih. No, ExpenseCloud, nova spletna storitev in mobilna aplikacija, bi vam lahko prihranila veliko časa.
ExpenseCloud deluje podobno kot priljubljena osebna finančna storitev, Mint.com. ExpenseCloud lahko uporabite za uvoz transakcij s spletnih računov za kreditne in debetne kartice ali ročno dodate stroške in na koncu ustvarite poročilo o odhodkih za odobritev.
Čeprav bodo možnosti plačila premije za ExpenseCloud najbolj koristne podjetjem z več računi, je brezplačni račun za posameznike lahko koristen tudi za učitelje, freelancerji, državni uslužbenci in podobni, ki morda nimajo računa podjetja, vendar morajo spremljati stroške in predložiti poročilo o odhodkih, tudi za davke namene.
Kako deluje
ExpenseCloud je mobilna aplikacija na več platformah za iPhone, Blackberry in Android. Po registraciji računa lahko začnete neposredno uporabljati ExpenseCloud. Uporabniški vmesnik domačega zaslona je sestavljen iz preproste zbirke gumbov za vnos podatkov za snemanje parkiranja, hotelskih stroškov, kilometrine, zabave, letalskih potovanj, obrokov in drugih stroškov.
Ko tapnete kategorijo, lahko ročno dodate odhodke, ki vključujejo podatkovna polja za znesek, datum in trgovca ter če so stroški plačljivi ali predplačniško. Če potujete v tujino, lahko navedete tudi valuto, ki ste jo uporabili.
Ker je ExpenseCloud na vašem iPhone, fotografirate prejemke s pomočjo vgrajene kamere. Fotoaparat iPhone zajema dokumente celo bolje kot nekateri optični bralniki in z nekaj prakse je potrebnih manj kot 30 sekund, da posnamete posnetek potrdila in ga shranite v svoj iPhone. Za aktiviranje kamere ali dodajanje obstoječe fotografije potrdila v knjižnici lahko uporabite zeleni gumb Add znotraj programa ExpenseCloud.
S programom ExpenseCloud lahko seveda ročno vnesete podatke, kot lahko, ko shranjujete potrdila in predmete v dnevniku s pisalom in papirjem. Toda ExpenseCloud deluje kot preglednica, tako da, ko ročno vnesete podatke, poda podrobno poročilo, ki izračuna vse podatke za vas, zaradi česar je natančnejši. Ves vložek, ki ga vnesete v mobilno različico ExpenseCloud, se sinhronizira z vašim spletnim računom in obratno.
Stroški samodejnega uvoza
ExpenseCloud deluje podobno kot Mint.com, saj se lahko poveže z osebnimi računi kreditnih in debetnih kartic in prenese transakcije na račun ExpenseCloud, kar posledično zmanjšuje potrebo po ročnem vnašanju podatkov, razen seveda pri plačilu z uporabo gotovine.
Samodejni uvoz je koristen prihranek časa, zlasti če opravljate veliko poslovnih potovanj, v katerih morate upravljati in poročati o svojih stroških. Tako kot Mint tudi dostop ExpenseCloud do vaših kreditnih računov ne dovoljuje spremembam vam in vsem drugim z uporabo ExpenseCloud. Vaše transakcije prenese samo za namene poročanja.
Poročila o odhodkih
Ogromen prihranek časa je, ko morate zbrati in razvrstiti prejemke, izračunati svoje stroške in sestaviti poročilo o odhodkih. ExpenseCloud te naloge opravi namesto vas. Ko se vrnete s potovanja, lahko celo dodate stroške, ki še niso evidentirani, in nato preprosto ustvarite svoje poročilo, ki ga lahko izvozite v PDF ali po e-pošti neposredno v računovodstvo.
Če naredite foto kopije prejemkov, bodo seveda dodane tudi v vaše poročilo.
Cenitev
Večja podjetja bodo verjetno postavila račune ExpenseCloud za svoje zaposlene, obstajajo pa tudi brezplačne in poceni posamezne možnosti. Brezplačni načrt vključuje samodejni uvoz stroškov, funkcije poročanja, uporabo brezplačne mobilne aplikacije, ki sinhronizira z vašim spletnim računom ExpenseCloud in se integrira z drugo programsko opremo za račun, kot je Hitre knjige.
Pri mobilni tehnologiji, kot je ExpenseCloud, je malo razlogov, da se obesite na zastarele prejemke iz papirja in na dnevnike za sledenje stroškov. Sporočite nam, kaj menite o ExpenseCloud. Je storitev, za katero mislite, da bi jo lahko poskusili uporabiti?
Bakari je samostojni pisatelj in fotograf. Je dolgoletni uporabnik Maca, ljubitelj jazz glasbe in družinski človek.
