Bolje organizirajte Gmail Prejeto z ActiveInboxom

Oglas

Dnevno pošiljamo in prejemamo veliko e-poštnih sporočil. Številna sporočila, ki jih prejmemo, so pomembna in zahtevajo nadaljnje ukrepanje ali odgovor - vendar je večina teh e-poštnih sporočil samodejnih obvestil in posodobitev iz naših družbenih omrežij in naročnin. Kako smiselno vso to stisko? Kako v tem neredu ne zamudimo nekaj resnično pomembnega?

Obstaja veliko načinov za to. Na primer, lahko uporabite načrtovani opomniki Nikoli ne pozabite na odgovor na e-poštno sporočilo z uporabo načrtovanih opomnikov Preberi več da ne pozabim znova vzpostaviti stika z osebo. Ali pa lahko razporedite e-poštna sporočila in odložite odgovore v Gmailu Kako razporejati e-poštna sporočila in zakasniti odgovore v Gmailu z Boomerangom (400 povabljenih) Preberi več ali uporabite Gmail Prednostna pošta Gmailova prednostna pošta je rešena težava Bacn Preberi več za zmanjšanje nereda.

V tej objavi je prikazano eno takšno orodje, ki vam pomaga bolje organizirati mapo »Prejeto« (tako da v celoti izkoristite Gmailove nalepke).

ActiveInbox, uradno znana kot GTDInbox in GTDGmail, je priročen spremljevalec Gmail, ki pravilno uporablja Gmailove nalepke, s katerimi boste lažje poskrbeli za boljše urejanje prejetih sporočil.

1. korak: Namestite in nastavite ActiveInbox

Prva stvar, ki jo boste morali narediti, je namestitev orodja. Nameščen je kot navaden dodatek brskalnika in se lahko izvaja v FireFoxu in Google Chromu.

Po namestitvi orodja boste morali ustvariti svoje prve nalepke stanja, ki vam bodo pomagale pretvoriti e-poštna sporočila v opravila. Oznake stanja so običajne oznake v Gmailu - pozneje jih lahko dodate ali odstranite, da ustrezajo vašim potrebam, ko začnete uporabljati ActiveInbox.

Po tem boste na vrhu vsakega od svojih e-poštnih sporočil prikazali naslednjo opravilno vrstico:

Igranje z novimi vrstami oznak

V bistvu je tisto, kar orodje počne, preurediti obstoječe nalepke, da bo mapo »Prejeto« lažje upravljati. Dejanje si lahko ogledate v tem videoposnetku:

Oznake stanja

Z orodjem vas bomo spodbudili, da označite vsako sporočilo z glavnimi tremi statusne nalepke:

• Ukrep: Sledite pomembnim e-poštnim sporočilom, dokler naloge niso končane;
• Nekega dne: Sledite e-poštnim sporočilom, s katerimi ne veste, a se vam zdi, da so preveč pomembni, da bi jih izbrisali ali prezrli;
• Čakanje naprej: Sledite e-poštnim sporočilom, na katera nameravate odgovoriti v bližnji prihodnosti.

Ko izberete katero koli od statusov, se sporočilo lahko spremlja prek stranske vrstice ActiveInboxa.

To je ključno za varno praznjenje mape »Prejeto«: dodelite svojim dejanskim statusom e-poštna sporočila, jih arhivirajte in uporabite svojo stransko vrstico, da jih spremljate, dokler ne bodo dokončane.

Zdaj lahko hitro naložite seznam sporočil, ki na primer čakajo na odgovor in jih celo predstavite na pojavnem zaslonu:

Od tam lahko tudi spremenite oznako stanja ali arhivirate e-poštno sporočilo, kot je narejeno ali preskočeno.

Projekti in reference

Medtem ko nalepke statusa e-poštna sporočila uvrščajo med naloge, ki temeljijo na dejanju, ki ga potrebujejo, projekti predvidevajo tematsko organiziranje vaših sporočil. Obstoječe oznake lahko spremenite v projekte ali ustvarite nove:

Referenčne nalepke naj bi olajšale naknadno nalaganje vaših sporočil, npr. R / Sestavi obvestila, R / računi, R / prejemki.

Brskajte po e-pošti učinkoviteje

Poleg tega, da vam pomaga pri urejanju mape »Prejeto«, doda tudi nekaj lepih funkcij, s katerimi boste hitreje iskali vsak posamezen e-poštni pogovor:

• Glej „prejšnja e-poštna sporočila'Za pogled sestavljanja / odgovora
• Brskaj sorodni e-poštna sporočila v pogledu za pogovor
• Glej „Zgodovina stikov"Pojavno okno z desnim klikom na stik
• Predogled e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto« in rezultatov iskanja

Nastavitve

Najboljše pri orodju je, da ga lahko uporabljate "kolikor želite". Nastavitve ActiveInboxa, ki se skrivajo za povezavo About & Help v stranski vrstici, omogočajo, da nastavite vsak delček razpona funkcij orodja:

Namigi in triki

Na splošno je orodje odlično delo in vam pomaga razumeti vašo prejeto pošto (ali Google Apps). Tu je nekaj koristnih nasvetov, kako jih kar najbolje izkoristiti (Opomba: večino teh lahko storite z Gmailom tudi brez orodja, toda z ActiveInboxom se zdi ravno toliko bolj zabavno):

• Ne preverjajte mape »Prejeto« večkrat na dan in odgovarjajte na vsako novo - je tako neučinkovita. Bolje nastavite status in nalepke projektov, da bo vaša mapa »Prejeto« razvrščena sama.
• Nikoli ne pozabite na nadaljnje ukrepanje: pustite, da se vaša e-poštna sporočila obesijo v mapi »Čakam naprej«, dokler se ne oglasite.
• Nastavite Gmail filtre za vsa e-poštna sporočila z obvestilom o storitvah (obvestila na Facebooku, posodobitve na Twitterju itd.), Da jih boste samodejno postavili v posebno nalepko in arhivirali. Tako jih lahko preberete, kadar želite, vendar ne zamašijo mape »Prejeto«.

Ali menite, da vam lahko to orodje pomaga organizirati mapo »Prejeto«? Prosimo, delite svoje misli!