Postanite šef po e-pošti: ne pustite, da traja ves dan

Oglas

182.900.000.000 e-poštnih sporočil.

182,9 milijarde.

To je več kot 25 e-poštnih sporočil na vsak človeški um na planetu.

In to je prav kar pošljemo v enem dnevu (PDF).

Glede na noro količino e-poštnih sporočil, ki jih vsak dan pošiljamo in prejemamo, ni nič čudnega, da je tovrstna elektronska komunikacija za mnoge izmed nas postala preveč težka. Toda ne skrbite, tukaj je nekaj skrivnosti produktivnosti, ki vam lahko pomagajo ukrotiti zver.

Uporabite konzervirane odgovore

Ne morem poudariti pomembnosti tega. Verjetno je, da na več e-poštnih sporočil odgovarjate na enak način, naj gre za zavrnitev oddaje, priznanje prizadevanja sodelavca ali preprost pozdrav. Ena stvar, ki jo nujno morate storiti, je ustvariti konzervirane odgovore za večino pogosto uporabljenih e-poštnih sporočil.

To je zelo enostavno nastavite konzervirane odgovore v Gmailu Hitrejša in boljša pošta z odzivi v pločevinkahNimate časa za kuhanje kosila? Brez problema, vzemite konzervo. Potrebujete nekaj kampiranja, ki ne bo šlo slabo? Lahko, dobite nekaj konzervirane hrane. Ste se naveličali tipkati iste odgovore po e-pošti? Poskusite konzervirana e-poštna sporočila! Pomislite ...

Preberi več ali katerega koli drugega odjemalca e-pošte. Ne glede na to, kako hiter je tipkinja, niste hitrejši od dveh klikov miške, kajne? Prihranite si nekaj časa in to storite zdaj.

Nastavite filtre in nalepke / mape

Najboljši način za reševanje preobremenitve je najprej razvrstitev. To pomeni, da v mapi »Prejeto« uporabljate filtre in nalepke / mape. Outlook ima mape, Gmail ima nalepke in oba imata filtre, ki jih lahko nastavite za samodejno usmerjanje e-pošte v te mape in nalepke. Lahko nastavite napredni filtri 5 Gmail filtrov za pomoč pri določanju prednosti in urejanju mape »Prejeto«Katere filtre bi moral imeti vsak v svojem arzenalu, da je njihova mapa »Prejeto« tako urejena kot moja? Tukaj sem, da vam pomagam začeti pri postavljanju prvih pet filtrov ali ... Preberi več v Gmailu glede na vaše potrebe po meri. Gmail pravzaprav ponuja samodejno prinese nekaj naročila na vaš e-poštni naslov 6 načinov za ponovno pridobitev e-pošteJe še kaj tako koristnega, razširjenega in frustrirajočega kot nabiralnik e-pošte? Že od nekdaj ga uporabljamo, in dokler ga bomo še naprej uporabljali, bodo ljudje, kot sem jaz, ... Preberi več z novo prednostno pošto.

Nekaj ​​časa traja, da jih dobro nastavite in razvrstite, prvi mesec pa od vas zahteva stalen vnos. Toda na dolgi rok je to vredno vašega časa. Stvari ne smete samo na hitro postaviti pod oznake in filtre, premislite in dobro razvrstite, ker je to avtomatizacija, ki jo bo vaša mapa »Prejeto« uporabljala do konca življenja.

Najbolje je, da se pred filtriranjem e-pošte lotite preverjanja v treh korakih:

1. Vprašajte se, kakšna bi bila najboljša oznaka / ime mape (ne glede na to, ali obstaja ali ne) za to sporočilo.
2. Preverite, ali to ime že obstaja, in če ne, ga ustvarite.
3. Vprašajte se, ali mora biti to ime ločena entiteta ali podkategorizirana v eni od obstoječih map.

To delajte redno in mapa »Prejeto« bo čarobno čistejša.

Vzemite svoj seznam opravkov drugje

Povejte mi, ljudje: »Prejeto sporočilo ni vaš seznam opravkov.« Googlov Vivek Haldar je o tem že nekaj časa pisal nazaj in nisem se mogel strinjati več. Tukaj je primer Haldarja:

E-pošta je grozno mesto za seznam todo. Resnično ne razumem, kako se lahko nekdo v GTD loti e-pošte. E-poštnega sporočila ni mogoče uporabiti. Ko ga preberete in razumete, boste morda na koncu z jasnim dejanjem, vendar vaša pošta ni na voljo za pošiljanje.

Vaš e-poštni naslov govori o komunikaciji, zato naj bo o tem. Obstaja veliko fantastičnih aplikacij za sezname opravil in toplo priporočam Any.do oz Wunderlist Wunderlist - Najboljša aplikacija seznama opravil na iPhone [iOS]Wunderlist je eden najpreprostejših načinov za spremljanje, kaj morate storiti. Ima eleganten uporabniški vmesnik, ki je ravno smiseln. Vsakdo ga lahko prevzame in ugotovi, kako ... Preberi več .

Odjava od juna

Ne boste verjeli, koliko novic in druge neželene e-pošte zamaši mapo »Prejeto« kljub filtru za neželeno pošto. Ko se nered začne nabirati, lahko hitro uide izpod nadzora. Če ga želite ustaviti v svojih skladbah, morate začeti odjaviti in za to je en zelo preprost trik.

V e-poštnem odjemalcu preprosto poiščite besedo "odjavite se". Doda se na koncu vsakega glasila, tako da boste v nabiralniku nenadoma videli seznam vseh množičnih sporočil. Zdaj jih le odprite enega za drugim in odjavite. Priporočam uporabo Gmajevih Predogled podokna ko to storite, da pospešite stvari.

Na voljo so tudi dodatki in storitve hitro odjavite s poštnih seznamov Počistite mapo »Prejeto«: s temi orodji se hitro odjavite iz več novicOdjava na e-novice pomeni več kot le nezaželeno pošto. Večina glasila, ki napolni naše mapo »Prejeto«, ne prodaja zdravil in ne ponuja denarja z nagradami - to so resnična glasila zaupanja vrednih podjetij, ki smo jih tudi sami naročili ... Preberi več ali jih povežite v prebave po e-pošti.

Zlato vprašanje za vsako e-pošto

To je biggie in ravno to je tisto, kar mi je v zadnjem letu pomagalo pri preobremenjenosti prejetih sporočil. Tom Stafford iz BBC Futureja je ponudil eno zlato vprašanje, da se postavite ob odpiranju katerega koli sporočila:

"Če teh podatkov ne bi imel v mapi» Prejeto «, bi jo poiskal?"

Če je odgovor ne, ne zadržite odgovora ali ga ne izbrišite, ne da bi ga sploh odprli. To je tako preprosto. Ne, ne boste izpustili ničesar velikega - to počnem že eno leto in dejansko deluje. Tu je razložitev Stafforda:

Nikjer ni to bolj očitno kot skupinsko e-poštno sporočilo in plaz odgovorov, ki nenehno sledi. Vrnite se tako, da se opomnite, da ni treba odgovoriti na vsa elektronska sporočila, da bo veliko vprašanj - in bi jih morali - reševati drugi. Vprašajte se: "Če teh podatkov ne bi imel v mapi» Prejeto «, bi jo iskal?" Večina čas je odgovor verjetno „ne“ in to je znak, da nekdo drug nadzoruje vaše pozornost.

Delite svoje e-poštne krame

Vsakdo ima svoje e-poštne hake za upravljanje nereda, najboljši način za učenje pa je z deljenjem z njimi. Imamo tudi svoje Gmailov vodnik za vse Navodila za uporabnike Power v GmailTa brezplačni Gmailov vodnik je namenjen tistim, ki Gmail že uporabljajo kot e-poštni odjemalec in želijo kar najbolje izkoristiti njegove številne funkcije produktivnosti. Preberi več . Pomaga, kot tudi nasveti profesionalnih uporabnikov. Če Stafford ne bi napisal tega članka, bi se še vedno utapljal v sporočilih in zanj sem mu za vedno hvaležen.

Torej, povejte mi, kako ravnate s svojim preobremenitev e-pošte 3 nasveti za reševanje preobremenitve e-pošte v Gmailu [Prikaži in povej]Večina nas trpi zaradi preobremenjenosti z informacijami. Preobremenjenost z zasebnimi e-poštnimi sporočili morda ni veliko vprašanje, ignoriranje polovice e-poštnih sporočil pa je do določene mere dejansko sprejemljivo. V poklicnem življenju pa ... Preberi več ? Tu ni napačnih odgovorov, ljudje.

Slikovni krediti: Pete, Lars Plougmann