Delegacija: Mora zmanjšati vodstveno sposobnost, da zmanjšate svojo delovno obremenitev

Oglas

Mogoče ste novi v vodstveni vlogi ali se preprosto spopadate s prenosom dela. Kot vodja je dodeljevanje nalog drugim, vendar je lahko izziv. Če pred kratkim pridobil svojo ekipo Kakšna je razlika med šefom in vodjo? Preberi več ali pa potrebujete le malo pomoči pri prenosu, tukaj je nekaj koristnih nasvetov.

Najboljši način za opis deleža je pet W: Kdo, kaj, kdaj, kje in zakaj. Da bi naslikali jasno sliko, bomo začeli z razlogom.

Zakaj je potrebna delegacija?

Delegacija ima za vas kot vodjo ter za vašo organizacijo in vaš tim veliko prednosti. Vendar imajo mnogi posamezniki težave pri prenosu nalog.

Nekateri bi morda mislili, da je lažje opravljati naloge sami, kot pa jih dodeliti. Drugi se lahko počutijo smisla, če se lotevajo samo opravil. Še več pa bi bilo morda preprosto neizkušenih pri prenosu.

The Harvard Business Review spletnih zvez:

Delegiranje koristi upravljavcem, neposrednim poročilom in organizacijam. Kljub temu ostaja ena izmed najbolj premalo izkoriščenih in nerazvitih upravljavskih zmogljivosti.

In še več, študija upravljanja s časom na katero se sklicuje Harvard Business Review, je ugotovil, da:

332 anketiranih podjetij je bilo zaskrbljenih zaradi sposobnosti prenosa zaposlenih. Hkrati je le 28 odstotkov teh podjetij ponudilo kakršno koli usposabljanje na to temo.

Prednosti za vas kot voditelja

• Pozornost lahko usmerite na druge predmete.
• Čas lahko učinkovito razporedite.
• V delovnem dnevu lahko dosežete več.

Prednosti članom vaše ekipe

• Lahko se naučijo novih ali izboljšajo trenutne veščine.
• Lahko se počutijo kot del zaupanja vredne ekipe in okolja.
• Lahko izboljšajo svojo samozavest in motivacijo.

Koristi za vašo organizacijo

• Lahko pridobi povečano produktivnost.
• Strankam in strankam lahko ponudi uspešne procese.
• Z njo lahko zgradite povezano kulturo za vse zaposlene.

Kot vidite, so prednosti prenosa več kot le vodilne. Torej, če ste se zadržali, vplivate tudi na vaše podjetje in svojo ekipo.

Kaj morate delegirati?

Zdaj, ko se zavedate pomena delegacije kot vodje, je naslednji korak odločitev, kaj morate delegirati.

V mnogih primerih se prenos nekaterih nalog ne zahteva. Na primer, prodajnemu sodelavcu ne bi dodelili programskega opravila. Kadar pa gre za lastne naloge, se je težje odločiti, kateri nalog za prenos nalog.

Zastavite si ta vprašanja:

• Je to naloga, ki jo moram opraviti samo jaz?
• Se izogibam dodelitvi te naloge, ker nihče drug nima časa?
• Ali se držim nalog, ker želim "vse narediti" sam?
• Je to ponavljajoča se ali rutinska naloga?
• Sem res odgovoren za to nalogo?

Projekt univerze North Carolina State University to navaja na seznamu vrst nalog, ki jih je treba prenesti:

Ljudje pogosto zadržujejo naloge, v katerih najbolj uživajo, tudi če naloga ni njihova odgovornost. Te naloge niso najboljši način, da porabite svoj čas in energijo.

Ko se odločite, kaj boste delegirali, se držite te odločitve. Potem je dr. uredite svoj urnik in seznam opravil 9 najboljših orodij za upravljanje časa za organizacijoTu prikazana orodja za upravljanje časa vam bodo pomagala kar najbolje izkoristiti dneve. Primerno za vsako poslovno ali osebno situacijo. To je čas, da organizirate svoje življenje! Preberi več da sprejmejo druge pomembne predmete, ki bi se jih morali udeležiti.

Kdo je pravilec za nalogo?

Po določitvi, katere predmete je treba prenesti, je logična odločitev, kdo naj se loti naloge. Ko ste vodja, bodisi majhna stalna skupina ali prilagodljiva projektna skupina, poznavanje članov vaše ekipe 5 najboljših nasvetov za upravljanje projektov za začetnikeČe prvič prevzamete vlogo vodje projektov, je tukaj le pet nasvetov za vodenje projektov, ki vam bodo pomagali začeti. Preberi več je ključno.

Ko pride čas za prenos nalog, morate očitno prepoznati sposobnosti vsake osebe. Hkrati pa bi morali vedeti, kako dobro nastopajo in kako zapisujejo odgovornost. Če želite dodeliti nalogo nekomu, ki mu lahko zaupate, je pomembno, da se ta uspešno zaključi.

To ponuja Forbes dva koristna nasveta v zvezi s prenosom:

Poleg zaupanja morate tudi ljudem, na katere delegirate, dati priložnost, da delo opravijo po svoji poti.

Prenos odgovornosti in avtoritete, ne le naloge.

Ko ne prenesete naloge, mora biti član ekipe odgovoren za to. To ne pomeni, da bi se morali odpraviti, ampak morate svojo ekipo prepustiti vodstvu.

Kdaj bi morali prenesti naloge?

Torej veste, kaj delegirate in komu, ko pa jih izročite? Našli boste veliko spremenljivk, povezanih s prenosom naloge. Upoštevati morate rok, prednost in prizadevanja.

Na primer nujne naloge in če spadate v skupino spretnosti člana ekipe, je treba očitno prenesti že od samega začetka. Toda tisti, ki so majhna prednostna naloga ali ki bi jih različni ljudje lahko rešili, bodo morda lahko čakali.

Uporaben način za to je uporaba metode določanja prednosti. Ena taka tehnika, imenovana Eisenhowerjeva matrica, lahko vam pomaga hitro določiti prednost. S to metodo morate svoje naloge razvrstiti v štiri kvadrante za Prvo, Razpored, Delegat in Ne.

Ko pregledate vedra za Do First in Schedule, lahko naloge preprosto prestavite na razdelek Delegate. To je tudi uporabna metoda za določitev tistih nalog, ki lahko spadajo v kvadrant Don’t Do.

Kje naj upravljate delegirane naloge?

Naloga je bila prenesena in zdaj je čas, da nadaljujete... skoraj. Nalogi morate še vedno slediti in spremljati, dokler je ne končate.

Verjetno uporabljate več aplikacij in orodja v svojem položaju Postanite bolj organiziran in produktiven vodja z WrikeomNe glede na to, ali vodite posamezen projekt v službi ali upravljate majhno podjetje, vsaka vloga zahteva izjemno organizacijo in načrtovanje. S tradicionalnim načrtovalcem ali načrtovalcem to ni vedno mogoče. Vnesite Wrike, ... Preberi več . Če imate zanesljiv mehanizem sledenja, vključite naloge, ki jih prenesete. Če pa potrebujete nekaj predlogov, je tu pet izjemnih možnosti.

1. Outlook omogoča dodeljevanje nalog in hranjenje kopije na svojem seznamu.
2. Google ponuja funkcije Prihranite čas z 10 premalo izkoriščenimi Googlovimi funkcijamiGooglova orodja in storitve naredijo vse za nas. Vendar obstaja veliko funkcij, ki se premalo uporabljajo. Prihranite nekaj sekund in naredite več dela z Googlovimi orodji, ki jih uporabljate vsak dan. Preberi več za delegiranje e-poštnih sporočil in nalog koledarja s Gmail in Google Koledar.
3. Trello uporablja metodo Kanban za upravljanje projektov s funkcijami za dodeljevanje nalog drugim.
4. Podio zagotavlja čisto strukturo komentarjev za delegirane naloge, da se vsi posodabljajo.
5. Meistertask omogoča enostavno dodeljevanje in prejemanje obvestil o spremembah statusa naloge.

Upoštevajte le, da orodje, ki ga uporabljate, ne bi smelo zagotavljati samo možnosti dodeljevanja nalog. Uporabiti bi morali tisto, ki ponuja funkcije, kot so obvestila, nadaljnje metode in opomniki.

Viri za usposabljanje delegacij

Če menite, da bi lahko vi ali vaša organizacija izkoristili program usposabljanja za delegiranje, je nekaj virov za raziskovanje.

• Poslovno usposabljanje deluje
• Trening Dale Carnegie
• Ameriško združenje za upravljanje
• CRM učenje

Kako dobro se delegirate?

Sposobnost prenosa na druge je prednost pomembna spretnost za vsakega vodjo 5 nasvetov za upravljanje s časom, zaradi katerih lahko postanete vodilni v življenju in deluNe glede na to, ali se zavedaš ali ne, si vodja. Četudi to pomeni biti vodja svojega življenja. Ti nasveti vam bodo pomagali postati še boljši. Preberi več . Kot ste že prebrali tukaj, koristi ne veljajo samo za vas, ampak tudi za vašo organizacijo in vašo ekipo. Zaradi tega so razmere win-win-win.

Se vam zdi, da imate solidno znanje v delegaciji? Ali se skupaj borite z nalogo prenosa? V komentarjih lahko delite svoje misli o tej temi.

Image Credits: Duncan Andison / Shutterstock