Kako napisati popolno profesionalno e-pošto (podprto s podatki)

Oglas

Pisanje učinkovitih e-poštnih sporočil se zdi dovolj enostavno. Če pa želite, da bodo vaša e-poštna sporočila še boljša, upoštevajte naslednja znanstveno podprta pravila.

V preteklosti smo jih naštevali 12 razlogov, zakaj ljudje še vedno ne upoštevajo vaših e-poštnih sporočil 12 razlogov, zakaj ljudje še vedno ignorirajo vaša e-poštna sporočilaSe pogosto spopadate s tem, da bi se ljudje odzvali na vaša e-poštna sporočila? Pokažemo vam, zakaj lahko ljudje ignorirajo vaša e-poštna sporočila in kako jih opozorijo na vaše sporočilo in reagirajo nanj. Preberi več . Mi smo vam celo dali navodila po korakih zasedeni ljudje, da se odzovejo na vaša sporočila 6 načinov, kako zaposliti ljudi, da odgovarjajo na vaša e-poštna sporočilaObstaja popolnoma drugačen nabor pravil, ko gre za pošiljanje e-poštnih sporočil, ki človeka spodbudijo ali odvrnejo, da pritisne na gumb "odgovori" in vam odgovori. Naučite se pravil za uspeh pri e-pošti. Preberi več . Zdaj pa je čas, da delimo še nekaj natančnejših, uporabnih nasvetov - podkrepljenih s podatki.

Vsak od teh nasvetov ne izboljša le možnosti, da bodo vaša e-poštna sporočila prebrana, ampak tudi, da boste od teh e-poštnih sporočil prejeli pozitiven odgovor. To je pomembno, saj je e-pošta še vedno glavna oblika komunikacije v poslovnem svetu. Če veste, kako oblikovati učinkovite e-poštna sporočila, imate zagotovo prednost pred sodelavci.

1. Pridružite se pogojem za ime

To se sliši očitno, a če resnično želite, da so ljudje pozorni, ko prejmejo e-poštno sporočilo od vas, uporabite njihovo ime. In jo uporabite več kot enkrat.

Raziskave so bile objavljene leta 2006 pokazali, da več regij možganov "kaže večjo aktivacijo lastnega imena", kar dokazuje, da ima "slišanje lastnega imena edinstveno aktivacijo možganov".

Uporaba imena prejemnika v zadevi e-pošte in Telo e-pošte je torej psihološki trik, ki lahko pritegne pozornost. Zapiranje z besedo »Upam, da se bomo kmalu oglasili, Stan« je veliko bolj učinkovito kot zgolj »Upam, da se kmalu oglasim«.

2. Objemite Halo učinek

Na ljudi vplivajo ljudje, ki jim zaupajo. Če vam upravitelj svetuje, da stopite v stik z direktorjem vašega podjetja, ga v uvodnem e-poštnem sporočilu poimenujte. Hladna e-poštna sporočila so grozna za prejemanje. Pokazati, da imate podporo nekoga, ki mu prejemnik zaupa, je zato izjemno pomembno.

To je deloma posledica teorije, imenovane Halo učinek. To je neke vrste potrditvena pristranskost. V tem primeru bi pristranskost verjetno izboljšala splošni vtis direktorja ti preprosto zaradi ugodnega vtisa vodje, ki vas je napotil.

Vseeno vam ni treba omenjati nadrejenih. Na podlagi stališč in idej strokovnjakov, strank, skupnih prijateljev in množic lahko tudi okrepite vaš e-poštni naslov, pod pogojem, da prejemnik ceni poglede ljudi, na katere se sklicuje.

3. Bodi jezen ali vesel. Ampak nikoli nevtralno

Kdaj Bumerang, vodilna Gmail aplikacija, analizirali njegove podatke, so našli nekaj neverjetno zanimivega. "Eden najpomembnejših dejavnikov pri določanju stopnje odziva je, kako pozitivne (besede kot so velike) ali negativne (besede kot slabe) so besede v sporočilu."

Oba zmerno pozitivna in negativna e-poštna sporočila so prejela 5–15% več odgovorov kot nevtralna. Kot rečeno, skrajno sovražne e-pošte 10 nasvetov za e-poštno sporočilo za spopadanje z jeznimi, trolovnimi ali neljubimi e-poštnimi sporočiliNeverjetno frustrirajoče je preveriti e-poštno sporočilo samo, da bi našli popolnoma sovražno sporočilo. Zakaj na svetu ljudje ravnajo tako? Ob tem bi se morali naučiti, kako se braniti, medtem ko ... Preberi več prejela komaj kakšen odziv. Tudi preveč laskava e-poštna sporočila niso bila uspešna. Z drugimi besedami, prekrivajte svoje občutke, vendar ne pretiravajte.

4. Naj bo kratek (Toda kako kratko?)

Vem, vem. Pri tem bodo izjeme. Eden od moja najljubša možganska mesta Preberite več inteligentnih vsebin v letu 2016 s teh 35 spletnih mestVsi bi morali brati teh 35 mest pogosteje. Če se utrudite od odvržene vsebine, naredite leto nekoliko bolj premišljeno s tem super seznamom. Preberi več , Nabiranje možganov pošilja neverjetno dolga e-poštna sporočila, ki jih je dobro prebrati. Na splošno pa podatki kažejo, da se morate izogibati dolgotrajnim e-poštnim sporočilom.

Dejansko je Boomerang skupaj s temi informacijami o vrstah besed, ki jih morate uporabiti v svojih sporočilih, našel tudi "idealno" dolžino e-pošte. Na podlagi njihove analize 40 milijonov e-poštnih sporočil so ugotovili, da imajo največ možnosti 50–175 besed, ki so prejele odgovor (49–50%). To podpirajo tudi ugotovitve a Študija MIT za leto 2010.

To je žajf nasvet, vendar ni vedno praktičen. Toda lekcija je, da bodo vaša e-poštna sporočila jedrnata. Eden od načinov za to je, da se naročite na Pet kazni filozofije in nikoli ne pošiljajte e-poštnih sporočil v več kot petih stavkih. Kot investitor in avtor Guy Kawasaki je povedal za podjetnik.com, "Manj kot pet stavkov je pogosto naglo in nesramno, več kot pet stavkov zapravlja čas."

5. Uporabite besedo "Ker"

Če imate drznost, da nekoga prosite, naj stori nekaj za vas, mu vsaj povejte zakaj. To vemo že od 70. let, ko je profesor psihologije na univerzi Harvard Ellen Langer je objavila študijo poudarja pomen besede "zato".

Prepogosto prejmemo e-poštna sporočila, ki samo zahtevajo nekaj ("Ali mi lahko pošljete poročilo do 14. ure?"), Ne da bi pojasnili, zakaj. Toda z vnosom besede "zato" v našo prošnjo ("Ali mi lahko pošljete to poročilo do 14. ure, ker ga je treba urediti do 17. ure) se možnosti za skladnost povečajo.

Po tej raziskavi je to lahko zato, ker "ljudje obnašamo" avtomatsko "vedenje... kot obliko hevristike ali bližnjice. In če slišimo besedo "ker", ki ji sledi razlog (ne glede na to, kako hromen je razlog), se uskladimo. "

6. Ne ponujajte več kot 3 izbire

The Paradoks izbire kjer imamo tako veliko možnosti, da postanemo ohromljeni. Če želite zagotoviti, da vaša e-poštna sporočila ne bodo izbrala paradoksa, poskusite ponuditi ne več kot tri možnosti.

Človeški um ljubi čarobnost treh. Zato na olimpijadi podelimo tri medalje. Stvari analiziramo z vidika optimističnih, realističnih in pesimističnih (ali visokih, srednjih in nizkih). In zato so gospodarski trgi pogosto zreli, da lahko sprejmejo le tri glavne konkurente.

Tudi pri odločanju se radi zanašamo na tri razloge oziroma tri odločitve. To se je pokazalo z raziskavami z naslovom Ko tri čare, ampak štiri alarme, ki sta ga izvedla dva vedenjska znanstvenika. Če se želite dogovoriti za sestanek ali klic, uporabite e-poštno sporočilo, poskusite navesti samo tri možnosti in čas. Lahko pa uporabite orodje za načrtovanje sestankov, kot je Doodle, kar smo pregledali 5 Orodja za upravljanje koledarja in načrtovanje letaBodite na vrhu vsega v svojem urniku. Tu je pet brezplačnih orodij, ki so lahko še posebej koristna za vzdrževanje koledarja v redu. Preberi več v preteklosti.

7. Pišite na tretji stopnji

Raven ocene branja vaših e-poštnih sporočil lahko močno vpliva na odzivnost. Po besedah ​​Boomeranga, odziv na e-poštna sporočila na ravni branja na univerzi je bil le 39-odstoten. Najučinkovitejša ocena branja je bila tretja stopnja, ki je dosegla 53-odstotno odzivnost.

Raven branja se v glavnem ugotovi, če pogledamo "število zlog v vaših besedah ​​in število besede v svojih stavkih. " Če želite nato izboljšati svojo stopnjo odziva, ohranite tako stavke kot besede kratek. Če želite preveriti stopnjo branja lastnih e-poštnih sporočil, jih kopirajte in prilepite v orodja, kot so Berljivost-ocenaali Hemingway urednik.

8. Besedilo lektorirajte

Pri daljših e-poštnih sporočilih je to samoumevno, pri krajših e-poštnih sporočilih pa je lektoriranje pogosto spregledano. To je slaba ideja.

V Študija 2001, Larry Beason je pokazal, da imajo napake pri pisanju (vključno s pravopisnimi in slovničnimi napakami, pa tudi logične napake) več negativnih učinkov na dojemanje pisatelja.

Ko bralec opazi napako, samodejno poda predpostavke o pisatelju. V tej raziskavi so bile najpogostejše domneve, da je bil pisatelj napačen mislec, ne pa podrobna oseba, slab komunikator in / ali slabo izobražen.

To je nekaj zelo škodljivih atributov, ki se jim izognete, če jih preprosto vidite lektoriranje Grammarly Lite - razširitev brskalnika za vse vaše potrebe po lektoriranju [Chrome, Firefox, Safari]Kako trenutno lektorirate, kaj vtipkate v računalniku? Vtipkate v Google? Prilepite v Word? Ali uporabljate lektorirano spletno mesto, v katero prilepite svoje besedilo? Definitivno sem ... Preberi več vsak vaš e-poštni naslov.

9. Prikaži številke kot številke

Če so številke, kot so statistika, podatki, datumi, čas itd. so pomembni v vašem sporočilu, prikažite jih kot številke, ne pa da jih vtipkate (12, namesto dvanajst).

Študije sledenja oči pokazali, da oči bralca na splošno brskajo po besedilu, medtem ko "številke pogosto ustavljajo potujoče oko". To je zato, ker „številke predstavljajo dejstva“. Številke so trdi podatki, ki jih um lahko hitro izbere. Bralec misli, da so te številke pomemben del sporočila.

Upoštevajte to pri ustvarjanju lastnih e-poštnih sporočil. Če so številke pomemben del vašega sporočila, jih prikažite kot številke, da lahko vaš bralec filtrira pomembne iz nepomembnih.

Izdelava e-poštnih sporočil za vas

Pri večini delovnih mest so e-poštni naslovi ključni del komunikacije s kolegi. Ne glede na to, ali pošljete 10 ali 100 e-poštnih sporočil na dan, je vedenje, kako oblikovati učinkovita sporočila, ki se jih morate naučiti.

Kot lahko vidite od zgoraj, to ni težko. Majhne spremembe, na primer polepšanje e-poštnih sporočil ali spreminjanje čustev pri pisanju, imajo lahko velik vpliv. In z brezplačna orodja za izboljšanje e-pošte 5 orodij, ki vam lahko pomagajo pisati boljšo e-poštoVsi še vedno poskušajo rešiti težavo z e-pošto. Pa se pogovorimo tudi o najosnovnejši navadi vseh - umetnosti pisanja boljših e-poštnih sporočil. S pomočjo nekaj kul orodij. Preberi več da pomagam, ni opravičila.

Te možnosti ne bodo samo povečale verjetnosti, da bodo vaša e-poštna sporočila opažena in se nanje odzvala, ampak bodo tudi pomagala gojiti izboljšano profesionalno podobo o sebi.

Katere spremembe ste naredili pri pisanju e-poštnih sporočil, ki so izboljšale njihovo učinkovitost? Radi bi slišali!

Slikovni krediti: Objem avtor Hernán Piñera (Flickr), Vprašaj avtor Marco Bellucci (Flickr), Primer lektoriranja znamk avtor Volkspider (Flickr), E-naslov avtor Dennis Sklay (Flickr)