Kako bolje slediti in upravljati svoje projekte s Podio

Oglas

Ko ljudje pomislijo orodja za upravljanje projektov Intellinote: Naloge, datoteke, sporočila in spletna srečanja postavite na eno mestoIntellinote olajša upravljanje, sodelovanje in boljšo komunikacijo s svojo ekipo, sodelavci in stranke s celovito mešanico izmenjave datotek, organizacije in video posnetkov in besedila v realnem času klepet. Preberi več običajno prihaja do izraza programska oprema, kot je Microsoft Project. Seveda je to izjemno orodje, ki ga lahko uporabimo za upravljanje nalog, časovnih razporedov, rezultatov in virov za projekt. Ampak, za kaj uporabljate sledenje več projektov?

Ne glede na to, ali ste zaposleni v enem ali desetih, je orodje, ki lahko spremlja stanje in sestanke, pošilja opomnike in celo hrani vse dokumente za projekt. Tukaj je Podio priskoči na pomoč pri upravljanju več projektov, skupini drugih ali preprosto na način, kako slediti obema. Tu je nekaj nasvetov in nasvetov, kako kar najbolje izkoristiti Podio za sledenje svojim projektom in svoji ekipi.

Izvedite aplikacije Podio

Podio je orodje, ki uporablja "aplikacije" upravljanje različnih vidikov delovnega prostora Podio: Enojna nadzorna plošča za upravljanje nalog vaše organizacije Preberi več . Aplikacije so na voljo po funkcijah in panogi in vključujejo stvari, kot so sestanki, ideje, stranke, naročila, računi, stiki in še veliko več. Najboljši način za uporabo Podio je pridobivanje potrebnih aplikacij. Začnite s preverjanjem Podio App Market in preglejte pakete, ki so na voljo glede na funkcijo ali industrijo. S tem se boste dobro začeli in posamezne aplikacije lahko še vedno dobite pozneje.

Na primer, če uporabljate Podio za funkcije upravljanja dogodkov, je paket, ki vsebuje aplikacije za udeležence, prizorišča, dobavitelje, zvočnike, prireditve in seznam gostov. Drug primer uporablja prodajna industrija vključuje paket za upravljanje s potencialnimi kupci, ki vsebuje aplikacije za prodajo, ponudbe, prodajne sestanke, komunikacije in izdelke.

Z aplikacijami v Podioju spremljajte vse vidike vašega projekta, velike ali majhne. Vse je mogoče urediti na glavnem zaslonu delovnega prostora in vsebovati polja, ki jih boste verjetno potrebovali. Lahko pa tudi spremenite katero koli aplikacijo, da jo prilagodite točno tako, kot želite. Te aplikacije so hrbtenica Podio in vam bodo dale veliko prožnost pri sledenju vaših projektov in njihovih gibljivih delov.

Izkoristite povezane storitve in razširitve

Koristna lastnost Podio je njegova povezava z drugimi storitvami. Če vas zanima povezovanje vašega Microsoft Exchange koledar za izvoz dogodkov, vaš GoToMeeting račun za začetek sestankov neposredno iz Podioja ali vašega Evernote račun, da priložite svoje opombe, potem vas je Podio pokril. Za sledenje nalog in spremljanje svojih projektov je povezovanje drugih storitev, ki jih uporabljate, zagotovo pot. Za uspešno uporabo programa Podio vam te povezane storitve omogočajo, da vstavite potrebne predmete, ki morda obstajajo drugje, vendar so potrebni za vaš projekt.

Skupaj s temi storitvami lahko preprosto povežete Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync in Dropbox. Povezovanje je enostavno; samo kliknite na Nastavitve računa iz glavne navigacije in nato Storitve. Vsaka storitev ima svoj gumb za povezavo in po prijavi boste videli, da se premikajo po seznamu, kjer so pripravljeni za uporabo.

Poleg povezovanja storitev lahko izkoristite tudi te Podio razširitve ki se povezujejo z mnogimi razvijalci drugih proizvajalcev. Integracije s MailChimp, Google Maps in Xero vam omogočajo, da izboljšate svojo izkušnjo s Podio. Na primer, obstaja razširitev QuickBooks, ki omogoča uvoz strank in podatkov o računih v Podio, kjer lahko nato med sistemoma nastavite samodejno izdajanje računov.

Kako se Podio primerja s Trello

Če še niste preizkusili drugih orodij, kot je Podio, za sledenje in upravljanje projektov, zlahka ga je mogoče primerjati s Trello Trello - edinstven, preprost in zmogljiv sistem upravljanja projektov iz dobrega domaVam ime Joel Spolsky kaj pomeni? V tem primeru boste želeli prebrati to objavo, ker prikazuje zadnji in največji projekt Spolskega. In če ne, bi morali vedeti, da je to ... Preberi več , ki je še eno odlično orodje. Če ste preizkusili oboje, potem imate verjetno prednost ali jih morda uporabljate oboje, vendar za različne stvari. Oba ponujata osnove za sledenje projektov, nalog in ljudi ter priročna obvestila, opomnike in prilagojene možnosti oblikovanja orodij. Kje se torej razlikujejo?

Delovni prostor

Medtem ko imata Podio in Trello lepo urejene delovne prostore, bi Trello moral soditi v kategorijo "lažje nastavitve". Podio potrebuje malo več časa, da se nastavi v uporabo. Ko pridobite potrebne aplikacije, jih lahko uporabite za konfiguriranje ploščic ali pripomočkov za vaš glavni delovni prostor in jih preuredite tako, da izgledajo dobro. S programom Trello svoje deske vidite takoj, ko jih izberete, pa vidite svoje kartice. Da, tudi pri Trellu je nekaj časa za nastavitev, vendar je ta čas porabljen postavljanje projektov in nalog raje kot nastavitev orodij, ki jih potrebujete zanje kot v Podio. Ampak, če si ne zamerite, da bi si vzeli nekaj časa za ustvarjanje zares prilagojenega delovnega prostora, potem Podio omogoča tisto, kjer Trello tega nima.

Povezane storitve

Ko gre za povezovanje koledarjev, Programska oprema za sestanke 6 najboljših brezplačnih spletnih orodij za srečanja za sodelovanje s svojo ekipoMajhne ekipe ne potrebujejo dragih podjetniških aplikacij za sodelovanje. Tu je šest fantastičnih orodij, ki jih lahko uporabite za upravljanje podatkov, komunikacije in še več. Zastonj. Preberi več , upraviteljev datotek in zapisovalcev, Podio ima preprosto več možnosti. Na kartice v Trellu lahko pripnete datoteke in fotografije iz krajev, kot so Google Drive, Dropbox, Box in OneDrive (spodaj). Trello lahko povežete tudi z iCal, če si želite ogledati kartice ali celo Sunrise Calendar, če je to vaša izbira. Toda na splošno ima Podio večjo prilagodljivost z možnostmi za povezane storitve.

Mobilni dostop

Oba Podio (iOS, Android) in Trello (iOS, Android) imajo na voljo brezplačne aplikacije za mobilne naprave, ki resnično omogočajo sledenje projektom priročno. Za telefon ali tablični računalnik sta oba pokrila. Če ste vizualna oseba, ki ceni deske in kartice, ki se uporabljajo v Trellu, boste z njihovo aplikacijo zelo zadovoljni. Ima eleganten vmesnik, povleci in spuščanje pa je prav tako zelo odziven. Podio ima tudi dobro aplikacijo, če si želite ogledati svoje tabele podatkov, nedavne dejavnosti za svojo ekipo in posodabljati predmete. Kakor koli že, z uporabo mobilnih možnosti lahko ostanete v stiku s svojimi projekti, obvestili in skupino, ko ste na poti.

Nasveti za uporabo Podio

Spet je Podio orodje za upravljanje projektov, nalog in celo vaše ekipe, ki je precej drugačno od programske opreme, kot je Microsoft Project. Omogoča vam spremljanje, preverjanje stanja, dodeljevanje nalog in vodenje projektov na tem skrbno zasnovanem načrtu. Tu je nekaj nasvetov za uporabo Podio, če ste mu nov ali če niste v celoti izkoristili njegovih funkcij.

• Za upravljanje z ekipami uporabite Izven pisarne app. Vsak član ekipe lahko preprosto izbere počitnice, oddaljene ali konference za opis vrste. Nato lahko vodja po vpisu datumov hitro odobri ali zavrne čas zunaj pisarne. Pošiljajo se lahko tudi obvestila, ki vas opomnijo, če koga v vaši ekipi ne bo več.
• Preizkusite razpoložljivo Spletni obrazci za vaše spletno mesto. Podio bo s klikom gumba ustvaril obrazce za vašo spletno stran. Nato lahko prilagodite obrazec in objavite povezavo, ki jo lahko delite s seboj, ali vstavite kodo neposredno na svoje spletno mesto. Z uporabo našega primera upravljanja dogodkov, ki ste ga izvedli prej, bi lahko zlahka imeli obrazec, ki ga lahko izpolnijo zainteresirane stranke, da bi zaprosili vaše storitve za njihov dogodek.
• Izkoristite preprosto možnost izvoza. Vsaka aplikacija, ki jo uporabljate, vsebuje možnost izvoza podatkov. To je zelo priročno za posodabljanje vaše ekipe na statusnem sestanku ali vašega šefa, ko želi posodobitve vseh projektov za vašo ekipo. Funkcija izvoza je vidna, ko v aplikaciji izberete ikono ključa.
• Prilagodite aplikacije za popolno učinkovitost. Vsaka aplikacija vsebuje osnove, ki jih boste potrebovali. Ampak, vsak je lahko urejal in prilagodil tako da lahko znotraj vsakega od njih uporabite natančna polja, sezname, stanja in druge elemente, ki jih potrebujete. Ko ste v aplikaciji, kliknite ikono ključa in izberite Spremeni predlogo.

Podio načrti

Če ste novi v Podio, obstajajo nekaj različnih načrtov lahko izbirate med brezplačna možnost. Če imate do pet ljudi ekipo, lahko brezplačno dobite vse funkcije osnovnega načrta, razen za upravljanje uporabnikov. Če imate več kot pet uporabnikov; obstajajo načrti, ki se začnejo pri 9 USD na mesec. Imate lahko neomejene uporabnike s prednostmi, kot so vadbe, prednostna podpora in napredna namestitev, odvisno od vašega plačanega načrta.

Ali uporabljate Podio ali še razmišljate?

Če ste trenutni uporabnik Podio, katere koristne nasvete morate deliti z bralci? Če še razmišljate o uporabi Podio za sledenje projektom, kateri so odločilni dejavniki in kaj iščete v orodju? Prosimo, delite svoje misli in izkušnje v spodnjih komentarjih!

Kreditna slika: Poslovnik prek Shutterstoka, Alphaspirit prek Shutterstock.com