Kako ustvariti zadnji popolni sistem upravljanja časa, ki ga boste kdaj uporabljali

Oglas

J.R.R. Tolkien je nekoč skozi lik Gandalfa napisal: "Vse, kar se moramo odločiti, je, kaj storiti s časom, ki mu je dan nam." Če želite vedeti skrivnost ustvarjanja popolnega svetovnega sistema za upravljanje časa, morate prisluhniti Gandalf.

Moja osebna pot do popolnega sistema upravljanja s časom je bila dolga in je polna trupel preteklih poskusov. Pravijo, da je pot v pekel tlakovana z dobrimi nameni. No, recimo, da sem vedno začel uporabljati vsak nov sistem z zelo dobrimi nameni.

Poskušal sem Gqueues Izvedite Google Upravljanje opravil in načrtovanje na popolnoma novo raven z vprašanji GQGoogle Tasks ne deluje, če želite preseči današnje upravljanje v vizionarsko načrtovanje jutrišnjega dne. Tu se stopijo GQueues do krožnika. Preberi več , ToDoist Kako produktivnejši je ToDoist Premium? Tu je 6 dobrih razlogov za nadgradnjoNekaj ​​časa sem brezplačno uporabljal ToDoist. Ampak nenehno se lotevam stvari, ki sem jih želel narediti in nisem mogel. Opomniki po e-pošti. Dodajanje opomb k opravi. Stvari, ki bi resnično dodale veliko ... Preberi več

, Google opravila Preoblikujte Googlove naloge v paket za upravljanje opravil z Google Naloge brez povezave [Chrome]Uporaba Google opravil je kot ljubezensko-sovražni odnos. Težava pri uporabi Google opravil neposredno v recimo Google Koledarju ali znotraj Google Maila je, da sta postavitev in uporabniški vmesnik izjemno poenostavljena in ... Preberi več in vsak trik za upravljanje življenja vmes. Če ste kot jaz, ste verjetno naredili isto. Nenehno iskanje več organizacije z manj dela. Način, da si ustvarite več časa v svojem urniku, da uresničite vse, o čemer sanjate, ne da bi pri tem izgubili spanje.

Kaj je popoln sistem upravljanja časa?

Če ste takšni kot jaz, se vam zdi, da imate sistem, ki je skoraj kar potrebujete, vendar ne čisto. Skoraj vedno nekaj manjka.

Popoln sistem upravljanja s časom bi moral imeti naslednje lastnosti.

• Omogoča vam »tiho mesto«, da razmišljate o svojih življenjskih ciljih in sanjah
• Omogoča brezhibno integracijo nalog, povezanih z vašimi cilji
• Omogoča enostavno organiziranje in načrtovanje tedenskih in dnevnih obveznosti
• Pomaga vam, da ne pozabite na pomembne naloge
• Je kompakten in preprost, vendar učinkovit in vseobsegajoč

Zadnji je podoben prositi za luno, kajne? Potreba po enostavnosti v kombinaciji z zahtevo po vsestranskem vključevanju onemogoča iskanje popolnega sistema.

Ustvari sestavljanje vrstice za upravljanje časa

Idealen sistem za upravljanje časa bi moral delovati kot učinkovita montažna linija. Imate dohodna dela (naloge), ki jih je treba organizirati in načrtovati ter nato vključiti v svoj koledar. Ta postopek izgleda nekako takole:

Težava pri večini poskusov uporabe posameznega aplikacija, kot so gTasks Uporabite gTasks za sinhronizacijo svojih nalog z Googlom [Android]Danes je na spletu in prek mobilnih aplikacij na milijon in en odličen način upravljanja seznama opravil. Glede na to je pogosto še vedno nekaj ljudi, ki še ne uporabljajo enega od ... Preberi več ali kar koli drugega je v tem, da so te aplikacije specializirane za resnično dobro upravljanje enega ali dveh delov tega procesa.

Orodja za sledenje času 4 odlična brezplačna orodja za sledenje času [Android]Ne glede na to, kdo ste, je čas neverjetno pomembna dobrina. Vsi smo si odmerili isti čas - 86.400 sekund vsak dan - in odvisno je od nas, kako preživimo ta čas ... Preberi več ali z uporabo Pomodoro tehnika Pomodoro Spletna aplikacija Tomato.es je upravljanje s časom preprostoSe ne morete osredotočiti? Pojdi na delo. Tomato.es je brezplačen Pomodoro časovnik, ki ga lahko uporabite neposredno v svojem brskalniku - in je morda najboljša taka aplikacija, kar sem jih kdaj uporabil. Pomodoro tehnika je preprosta: ... Preberi več narediti te odlašati manj Zakaj odlašanja ni mogoče pozdraviti z aplikacijami za upravljanje nalog [mnenje]Najdlje sem se boril z upravljanjem časa, pri nekaterih pa še vedno. Ena izmed mojih mnogih metod pri "premagovanju" pomanjkanja upravljanja s časom je bila uporaba aplikacij za upravljanje nalog. JAZ... Preberi več z urejanjem tedenskega urnika, vendar vam ne pomagajo pri organizaciji nalog.

Šele, ko mi je Justin pokazal svojo tehniko uporabe LEGOS kot metoda upravljanja s časom Kako uporabiti LEGO-je za boljši upravljanje svojega časaMislim, da sem našel najboljše orodje za produktivnost: LEGOs. Ne odhajaj! Naj pojasnim. Preberi več da sem začel črpati nekaj, kar bi mi lahko bolje uspelo. To je pripeljalo do tega, kar sem mislil, da bo postal moj najboljši in zadnji sistem upravljanja vseh časov, z uporabo Trello Trello - edinstven, preprost in zmogljiv sistem upravljanja projektov iz dobrega domaVam ime Joel Spolsky kaj pomeni? V tem primeru boste želeli prebrati to objavo, ker prikazuje zadnji in največji projekt Spolskega. In če ne, bi morali vedeti, da je to ... Preberi več .

Sestavljanje kosov skupaj

Vendar Trello še vedno ni bil lahko mesto načrtujte življenjske cilje Kako ustvariti vizualno tablo in izpolniti svoje velike ciljeLahko jih imenujete kot velike skale ali velike, kosmate, drzne cilje. Nekateri mu pravijo seznam vedra. Izpraznitev tega vedra zahteva ukrepanje. Tu se vizualno orodje, kot je Trello, izkaže za koristno. Preberi več in vodenje nalog od enega koraka do drugega je bilo zelo nerodno.

Zaradi tega sem se končno odločil, da bom uporabil vse lekcije, ki sem se jih naučil iz preteklih sistemov Vse sem preizkusil in združil v en samodejen sistem za upravljanje časa, ki to počne vse.

1. - Ustvarite svoj glavni list upravljanja časa

Delovni potek, ki sem ga ukradel od Justina in uporabil v sistemu Trello, deluje dobro. V bistvu začnete na eni strani z vsemi dohodnimi novimi nalogami, ki jih morate nekako uvrstiti v svoj urnik. Nato na levi strani imate seznam vseh nalog, ki jih želite opraviti v tem mesecu. Levo od tega, ta teden.

Ta sistem mi je delal približno štiri ali pet mesecev. Začel sem pozabljati stvari, ki so bile na nekaterih seznamih. Niso se preselili v "danes" in so jih potem samo pokopali. Sistem mi je začel odpovedovati.

Torej, to sem naredil. Najprej morate ustvariti Google Spreadsheet in ustvariti štiri liste.

V tem primeru začnete na levi strani in ustvarite Dohodni list. To bo seznam vseh dohodnih opravil iz različnih drugih sistemov.

Desno od tega ustvarite Mesečne zahteve list. Na desni strani ustvarite a Tedenske zahteve list. Na desni strani ustvarite svoj Tedenski spored list.

V hipu bomo prišli do oblikovanja teh posameznih listov. Najprej ustvarite tedenski koledar v Tedenski spored list tako, da ustvarite eno vrstico dni v tednu in stolpec vsake pol ure za cel dan.

Zdaj, ko ste pripravili svoj tedenski urnik za uporabo, je čas, da začnete vnašati naloge v svoj novi sistem za upravljanje časa!

Na Dohodni list, ustvarite glave za Naloga, Projekt, Datum dodajanja, Oznaka, Prednost, Povezava, Po načrtih, in Končano.

Vsa ta polja bodo smiselna v trenutku, ko bomo začeli hraniti vaš "Vhodni" list z avtomatskimi viri.

2. - Ustvarite in avtomatizirajte svoje življenjske cilje

Prvi od teh virov bodo vaši življenjski cilji.

Najpomembnejša lekcija, ki sem se je naučil, je, da ko gre za velike cilje, potrebuješ prostor, ki ga je čista in namenjena samo enemu namenu - razmišljanju o stvareh, ki so najpomembnejše ti.

Od vseh aplikacij za upravljanje časa, ki sem jih kdaj preizkusil, je to en namen ToDoist je popoln.

To je čisto in preprosto. Ustvarite te velike življenjske cilje na levi, nato pa na desni strani, razbijete te res velike cilje na podcilje, na katerih boste delali vse življenje.

Na primer, eden od mojih življenjskih ciljev je imeti srečno družino. Nekateri cilji tega so "Zagotavljanje pozitivnega otroštva" za moje otroke ali "Bodi predan in skrben mož". Pod temi podcilji se skriva več podrobnosti. Na primer, gradnja spalnice za mojo hčerko bi ji zagotovo prinesla bolj pozitivno izkušnjo iz otroštva.

Zdaj je to deljiv naloga. To želite storiti je, da nastavite nalepke za te dejanske naloge, tako da jih ToDoist samodejno pošlje v vaš glavni sistem upravljanja časa.

Uporabiti ga boste morali ToDoist Premium imeti dostop do nalepk (poceni in vredno je!)

V ToDoistu preprosto kliknite nalepke v levi vrstici za krmarjenje in nato kliknite Dodaj oznako gumb.

V zgornjem primeru sem za izdelavo naloge v spalnici po ustvarjanju nalepke happy_family k sami nalogi dodal "@happy_family", da jo označim.

Zakaj vam te etikete pomagajo? Ker zdaj lahko uporabljate IFTTT da opazite ta označena opravila in jih vstavite v čisto novo Dohodni list v Google Preglednicah.

V IFTTT samo izberite sprožilec ToDoist in izberite Nova naloga ustvarjena z oznako.

Nato lahko izberete spustni seznam nalepk, ki ste jih ustvarili, in projekt, kjer ste oznako uporabili.

Končno nastavite Dejanje na Google Drive, izberite Dodajte vrstico v preglednicoin vtipkajte pravilno ime preglednice Google, kjer ste ustvarili list »Dohodni«.

Ali opazite polja v tem izhodu? To so ista polja, ki ste jih pravkar ustvarili v preglednici.

Torej zdaj kadar koli v ToDoistu ustvarite nalogo, povezano z življenjskim ciljem, in uporabite eno od nalepk, ki to ustvarili ste sprožilce IFTTT, ta naloga se bo samodejno naložila v Dohodne preglednica.

Premisli. Zdaj se lahko usedete, si razmislite in samo načrtujete svoje življenjske cilje. Brez skrbi, kako načrtovati, kaj morate storiti, da jih dosežete - samo možganski vihar in označite naloge, ki jih morate opraviti, da pridete tja. Naj avtomatizacija poskrbi za ostalo.

3. - Avtomatizirajte svoje nujne zahteve

Seveda je vaše življenje več kot le vaši življenjski cilji. Soočimo se z vsakodnevnimi zahtevami, telefonskimi klici in e-poštnimi sporočili, ki vas ves čas bombardirajo z novimi zahtevami in novimi nalogami. Potrebujete tudi način za reševanje teh zahtev.

Odgovor za to je tudi avtomatizacija vhodnega vira iz vašega e-poštnega računa. Brez skrbi, to je res enostavno. Samo ustvarite sprožilec IFTTT za vsake toliko zvezda e-poštno sporočilo v mapi »Prejeto«.

Nato ustvarite isto dejanje kot prej - Dodajte vrstico v preglednico. Prepričajte se, da pravilno vtipkate isto ime preglednice. Prav tako boste morali prilagoditi Formatirana vrstica tako da izpiše zahtevana polja za vhodno tabelo, ki ste jo ustvarili.

Pomembno je le, da se prepričajte, da se zadeva e-poštnega sporočila ujema s poljem "Naloga" v vaši preglednici.

Zdaj, ko v e-poštnem sporočilu označite e-poštno sporočilo, se ta vrstica e-poštnih sporočil doda v preglednico kot druga dohodna naloga.

Lepota tega je v tem, da ko skenirate e-poštna sporočila in opazite e-poštni naslov, ki zahteva vaš čas, mora to postati naloga, ki je načrtovana v vašem delovnem toku. Ne zapravljajte časa, da bi takoj opravili nalogo. Samo zvezdi jo in pojdi naprej.

Zdaj, ko imate življenjske cilje in vsakodnevna e-poštna sporočila, so vsa avtomatizirana za zapolnitev dohodnih opravil čakalna vrsta novega sistema za upravljanje časa, čas je, da se lotite organizacije delovnega toka tega sistem.

4. - Organizirajte svoj potek upravljanja časa

Zdaj prihaja zabavni del. Če ste s ToDoistom načrtovali svoje dolgoročne cilje in v svojih e-poštnih sporočilih označevali pomembne stvari, bo na listu prišlo kopica novih nalog!

Spomnite se Po načrtih in Končano polja, ki ste jih ustvarili? To so bili dodatki, ki jih avtomatizacija ne bo napolnila. To je zato, ker ko izberete vsako ime naloge in jih premaknete na Ta mesec ali Ta teden listov, boste morali zabeležiti, da ste načrtovali to nalogo. Ko nalogo dokončate, jo lahko označite kot dokončano v polju Končano.

Ko je naloga načrtovana, obstaja v mesecu ali tednu. Ideja je, da mesečno premaknete vse dohodne naloge, za katere menite, da jih lahko opravite v tem mesecu Ta mesec list.

The Ta mesec in Ta teden listi morajo imeti naslednja polja: Naloga, Kdo za koga?, Frekvenca, Ponovite in Življenjski cilj.

Ko premaknete ime naloge iz dohodnega v ta mesec, si vzemite čas za izpolnjevanje teh polj. Za koga (katera stranka ali oseba) je naloga? Je to naloga, ki jo morate ponavljati vsak mesec? Je to eden od vaših življenjskih ciljev?

Najpomembneje je, da določite, kdaj mora nalogo dokončati. Razvrščanje po tem polju vam bo pomagalo določiti prednostne naloge, ki jih morate opraviti, ko načrtujete svoj teden.

Ne pozabite, to počnite vsak mesec. V začetku tedna si vzemite čas tudi za premik opravil iz Ta mesec list do enakega Ta teden list. V primerih, ko se naloga ponavlja mesečno, lahko nalogo preprosto dodate v svoj tedenski koledar in posodobite polje »Naprej«.

To je lepota tega sistema. Lahko vam pomaga obvladovati vse - naloge, povezane s tistimi pomembnimi življenjskimi cilji, vsakdanja vsakodnevna opravila, ki izhajajo iz tega e-poštna sporočila, mesečne in tedenske naloge, ki jih morate opraviti ne glede na vse, in nato pomembne naloge, ki jih dodate the Dohodni listajte se.

Ko se naloge obdelajo in pretakajo od zavihka do zavihka, se postavijo po datumu in določijo prednostne naloge, nato pa jih boste končno dodali v svoj urnik za prihodnji teden. To je urnik na zadnjem zavihku, ki ste ga ustvarili na začetku tega članka. To uporablja strategija blokiranja časa Časovno blokiranje - Skrivno orožje za boljšo osredotočenostIščete bolj učinkovit način organizacije delovnih dni? Poskusite blokirati čas. Ta taktika upravljanja s časom vam lahko pomaga slediti, pri tem pa obdržite motnje, odlašanje in neproduktivno večopravilnost. Preberi več o čemer je Rob nedavno pisal - kar deluje precej dobro.

Razmislite o barvnem kodiranju teh nalog, ko jih dodate v svoj urnik za teden. Mogoče ustvarite barvno kodo za vsako različno stranko ali uporabite različne barve, da označite različne projekte ali prioritete.

Ključno pri tem sistemu je, da je sposoben ravnati z vsem, od vašega načrtovanja življenja in postavljanje ciljev 5 kritičnih napak, ki se jih je treba izogibati pri postavljanju ciljevPostavitev ciljev je odličen način za zmanjšanje odlašanja in povečanje produktivnosti. Če nimate ciljev, nimate smeri. Brez usmeritve se boste preprosto počutili izgubljene in zmedene. Na srečo ... Preberi več , za projekte, na katerih trenutno delate.

Nato jih je treba opraviti na drugem in tretjem zavihku ter končno načrtovati in zaključiti na zadnjem zavihku. Dokler ste dovolj disciplinirani, da sedite in uporabljate ta sistem za načrtovanje prihajajočega meseca in tedna, vam bo večkrat povečala produktivnost.

Ste že našli svoj popoln sistem upravljanja časa? Je videti, da bi morda delovalo za vas? Delite svoje izkušnje in nasvete o upravljanju časa v spodnjem razdelku s komentarji!

Slikovni krediti: Upravljanje časa Via Shutterstock