5 načinov za učinkovito vodenje sestankov in ustavitev zapravljanja časa

Oglas

Vsi sovražijo sestanke, vendar vsi vedo, da so hkrati bistveni. Kako torej naredite sestanke bolj učinkovite, namesto velikega zapravljanja časa? Ta spletna mesta in aplikacije lahko pomagajo.

Orodja v tem članku so bolj primerna za osebna srečanja. Čeprav jih lahko uporabljate tudi za oddaljene ekipe, je bolje, da s najboljša brezplačna spletna orodja za sestanke za sodelovanje s svojo ekipo 6 najboljših brezplačnih spletnih orodij za srečanja za sodelovanje s svojo ekipoMajhne ekipe ne potrebujejo dragih podjetniških aplikacij za sodelovanje. Tu je šest fantastičnih orodij, ki jih lahko uporabite za upravljanje podatkov, komunikacije in še več. Zastonj. Preberi več . Od videokonference do vodenja projektov, je na tem seznamu za vsakogar nekaj.

Zelena solata (Splet): Poiščite, ko se lahko srečate, registracije ni potrebno

Nerodno je, če se za vsako majhno opravilo prijavite na novo storitev. Lettuce Meet je preprosta spletna aplikacija, s katero lahko določite najbolj primeren datum in čas, s katerim se lahko vsi srečajo, tako da povprašate po njihovih nastavitvah.

Grozno preprosto je. Začnite želeno srečanje z njegovim imenom in namenom, nato dodajte datume, na katere se lahko srečate, in v vsakem dnevu izberite časovne reže, ki ste jih prosti. Pošljite edinstven URL solate solate vsem drugim, ki lahko podobno dodajo svojo razpoložljivost. Prosti reži vseh udeležencev (označeni kot zelena) se bodo med seboj prekrivali, pri čemer so vam najboljši časi za srečanje.

Solata solata je ena izmed teh preprostih orodja za sodelovanje brez prijave 10+ orodij za sodelovanje brez prijave, ki jih lahko uporabite v 10 sekundahSodelovanje na spletu vam lahko prihrani čas in denar. Hitro sodelovanje lahko prihrani malo več. Ta orodja so pripravljena za uporabo, ko ste. Registracija ni potrebna. Preberi več ki vam pomagajo do konca, ne da bi skakali skozi obročke. V svojem podjetju je lažja uporaba Google Koledarja ali Microsoft Outlook. Ko pa gre za srečanje z zunanjimi ljudmi, kot so stranke ali stranke, je orodje brez pretiravanja, kot je Lettuce Meet, bolj nevtralna pot.

Ali morate pogosto zdržati dolga in nesmiselna srečanja? To se običajno zgodi, ker se oseba, ki vodi sestanek, ni dovolj dobro pripravila. Ta kontrolni seznam za sestanek bo zagotovil, da bo sesta nemoteno potekala tako za voditelja kot za udeležence.

Seznam je razdeljen na naloge pred, med in po sestanku. Del "Med" je poln majhnih sitnic, na katere bi morali biti pozorni, saj so to stvari, ki pogosto sestavljajo sestanke. Na primer, "ena tema bo obravnavana naenkrat" in "vsaka točka dnevnega reda bo zaključena na glas" se zdi nepomembno, vendar bodo daleč v tem, da bo srečanje uspelo.

Lahko natisnete celoten kontrolni seznam, ki ga boste lahko nosili s seboj na sestanek. Seznam skupinskih srečanj vas spodbuja, da kliknete vse gumbe kontrolnega seznama in ga pošljete vsem udeležencem, saj razglasitev ciljev na glas ustvari malo družbenega pritiska, ki vam pomaga pri izvedbi. Podobno je kot vodilna skupina za dosego ciljev Kako vam lahko skupina Mastermind pomaga pri doseganju več ciljevIzraz 'mastermind group' se v teh dneh veliko vrti na področju osebnega razvoja, toda kaj točno to počnejo, ali delujejo in kako bi lahko ustanovili svojo skupino? Preberi več .

Vsako srečanje potrebuje določen dnevni red. Če tega nimate, se odpravite na razburljivo razpravo, kjer se nič ne naredi in vsi zapravijo svoj čas. Če želite izvedeti, kako določiti dnevni red sestankov, uporabite te brezplačne predloge kot vodnike.

Seznam brezplačnih predlog Smartsheet zajema vrsto različnih scenarijev sestankov: neformalni sestanek, poslovni sestanek, seja odbora, sestanek skupine, preprosto srečanje, tedensko srečanje ipd. Te predloge lahko uporabljate v programu Microsoft Word, Google Dokumenti ali v katerem koli urejevalniku besedil, ki podpira obliko datoteke DocX.

Predloge so dobra podlaga za določitev dnevnega reda, vendar morate tudi prebrati Harvard Business Review je nasveti, kako oblikovati dnevni red sestanka. Ima nekaj odličnih trikov, na primer navajanje tem kot vprašanj, na katera mora odgovoriti skupina, namesto splošnih odprtih naslovov.

Na koncu, če v zgornjih predlogih dnevnega reda ne najdete tistega, kar potrebujete, si oglejte naš drug seznam 15 predlog dnevnega srečanja za Word 15 brezplačnih predlog za dnevni red za sestanke za Microsoft WordTe brezplačne predloge dnevnega reda sestankov za Microsoft Word vas lahko pripeljejo k odličnemu začetku vsake vrste srečanj. Preberi več .

Strinjam se (Splet): vzemite si zapisnik sestanka, jih delite in dodelite naloge

Ena oseba v vsakem srečanju mora imeti nalogo, da si vzame zapisnik. "Zapisnik sestanka" je v bistvu seznam vseh omembe vrednih dogodkov. To so lahko naloge, informacije, tematske razprave ali več. AgreeDo vam pomaga, da to enostavno in brezplačno ločite.

Ustvarite račun, nastavite sestanek in povabite udeležence enostavno. Vsak element je lahko označen kot ena od štirih vrst: informacije, odločitev, naloga ali tema. Tako si nekdo, ki si vzame nekaj minut, hitro takoj naredi stvari in jih pozneje spremeni v pravo kategorijo.

Naloge lahko udeležencem dodelite tako, da dodajo svoj e-poštni naslov, lahko pa mu določite tudi rok. Vsakemu sestanku lahko dodate tudi eno prilogo. Udeleženci lahko zapisnikom dodajo tudi komentarje.

Brezplačna različica AgreeDo vas omeji na štiri sestanke na mesec ter tri udeležence in eno prilogo na sestanek. Premium različica lahko te omejitve poviša glede na vaše potrebe.

Dobra praksa je, da vsako srečanje zaključite tako, da preberete njegov zapisnik in zagotovite, da se vsi strinjajo z njimi. Če AgreeDo ni vaša skodelica čaja, lahko uporabite predloge zapisnikov sestankov Predloge 12 najboljših zapisnikov sestankov za strokovnjakeV zapisniku zapisa seje osnove. Če želite hitro uporabiti obliko MOM, uporabite eno od teh predlog za sestanke. Preberi več za Microsoft Word ali Google Dokumente.

Ne gre samo za pripravljenost (e-knjiga): brezplačni vodnik po dnevnih jutranjih srečanjih

Aplikacija za upravljanje projektov Qlutter je namenjena učinkovitemu delu. Sestavili so brezplačno e-knjigo, ki uči svoje prakse, kako voditi učinkovito in uspešno dnevno jutranje srečanje.

Skozi osem poglavij e-knjiga govori o prednostih jutranjih srečanj, kako vašo ekipo vključiti v idejo in kako voditi sestanek. To je kratka knjiga na 44 straneh, na koncu pa se boste počutili bolje pripravljeni za vodenje dnevnih srečanj v obliki stand-up ali scrum sestankov.

Če želite knjigo, se boste morali prijaviti na glasilo Qlutter, po katerem jo lahko dobite v obliki PDF, mobi ali epub. Lažje ga pošljete naravnost v svoj Kindle.

Prenesi: Ne gre samo za pripravljenost (e-knjiga) [Ni več na voljo]

Kaj storiti, ko sestanka ne vodite

Zdaj imate na voljo enostavna orodja, s katerimi lahko sestanek sestavite, ustvarite kontrolni seznam, da ga spremljate, določite dnevni red in si vzamete nekaj minut. Celo veste, kako učinkovito voditi vsakodnevno srečanje. Toda vse to je neuporabno, če ne vodite sestanka.

V primeru, da je sestanek sklical vaš šef in imajo nagnjenost, da sestanki sprehajajo brez cilja, morate nekaj storiti glede tega. Začnite s pošiljanjem tega članka na osem pravil, ki bi jih šef moral poznati za učinkovite sestanke Napolnili neučinkovita srečanja? Pošljite teh 8 pravil svojemu šefuČe je sestanek dobro organiziran, ni razloga, da ne more povečati produktivnosti, smisla in morale. Tukaj je nekaj pravil, ki jih morate upoštevati za uspešna srečanja. Preberi več . Vendar to storite vljudno ali pa ga pošljite anonimno.